30
op de grote, voornaamste grondbeginselen der Handleiding; die vastliggen in
de 1, 2, 16 en 20, en het is daarvoor, dat ik deze namiddag enige tijd uw
aandacht vraag.
Par. 1 kunnen wij allen dromen: Een archief is het geheel der geschrevene,
getekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door
enig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzover deze bescheiden bestemd
waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten.
En 2 evenzeer: Een archief is een organisch geheel.
Daarbij sluit in belangrijkheid onmiddellijk aan het grondbeginsel van 16:
Het systeem van indeling moet worden gegrond op de oorspronkelijke orga
nisatie van het archief.
Want juist in de combinatie van deze gedachten, dat het archief is een
bepaald omschreven geheel, bovendien een organisch gevormd geheel, en dat
de ordening van een archief, die wij er aan geven, moet berusten op de oor
spronkelijke ordening, op het oorspronkelijke organisme van dat archief, juist
deze combinatie van gedachten was het beslissend nieuwe in deze Nederlandse
theorie, en zij vormde een zó belangrijke vooruitgang en winst voor de alge
mene archiefwetenschap, dat deze principes overal zijn doorgedrongen en
algemene gelding hebben verkregen. Daarom ook heeft het zijn nut wanneer
wij ons nu, bij de herziening van de Handleiding, nogmaals op het ontstaan
van deze beginselen bezinnen; de wordingsgeschiedenis immers van een bepaald
omschreven beginsel zal ons de zin en betekenis daarvan duidelijker voor de
geest brengen en zij zal ons helpen de strekking van dat beginsel beter en
vollediger te begrijpen; in sommige gevallen zal zij het ons mogelijk maken de
omschrijving van het beginsel te verbeteren of aan te vullen.
De definitie van een archief, zoals 1 der Handleiding die geeft, is zoals
U bekend is, oorspronkelijk door Muller ontworpen en in zijn Verslag be
treffende de toestand der gemeenteverzamelingen van Utrecht van 1879 (blz. 5)
voor de eerste maal gepubliceerd7); deze definitie van 1879 vertoonde bij veel
overeenkomst toch ook belangrijke afwijkingen van de definitie, zoals zij
op de jaarvergadering van de Vereniging van Archivarissen van 14 juni 1893
werd vastgesteld. Op de definitieve formulering van de definitie in 1893 heeft,
zoals Fruin ons heeft doen weten8), de toenmalige algemene rijksarchivaris
Van Riemsdijk grote invloed gehad, met wie Muller van oktober 1892 tot eind
januari 1893 een drukke briefwisseling over deze formulering heeft gehad.
Maar het bleef toch ,,de definitie van Muller Van Riemsdijk schreef zelf in
een brief aan Muller van 31 januari 1893: ,,De definitie is van U en Gij hebt
haar vastgesteld, nadat wij in onze opvatting van het daarin behandelde onder
werp de aard van een archief het in hoofdzaak eens geworden zijn. Dit
wenschte ik nog slechts te constateeren
Tijdens de correspondentie over deze definitie heeft Van Riemsdijk ook
bezwaren gemaakt tegen de woorden geschrevene, gedrukte en getekende"
die aan het woord „bescheiden" voorafgaan. De omstandigheid, dat een stuk
geschreven, gedrukt of getekend is, doet volgens Van Riemsdijk „niets af aan
gaande het karakter van het stuk. Die onderscheiding dient als overbodig te
worden weggelaten". Maar op dit punt gaf Muller niet toe.
Reeds Fruin schreef, dat het achteraf gezien, beter geweest zou zijn als de
N.A.B. 1893/94, p. 13. 8) n.A.B. 1923/24, p. 57-61.
31
woorden „geschrevene, getekende en gedrukte" in de tekst der definitie niet
aan het woord „bescheiden" waren toegevoegd. „Zij beperken dat laatste
begrip nodeloos en daardoor is de definitie op dat punt verouderd; want de
getypte en gefotografeerde stukken vallen er nu niet onder"9).
Óp nog een ander punt heeft de definitie naar mijn mening enige verbetering
nodig. In de definitie, welke door de Vereniging van Archivarissen was aan
genomen in 1893 luidde het: „Een archief is het geheel der bescheiden etc
voorzoover deze bescheiden bestemd zijn om onder dat bestuur of die ambte
naar te blijven berusten". In de Handleiding is dit „bestemd zijn" veranderd in
„bestemd waren": „Het is duidelijk, zegt de toelichting, dat „bestemd waren"
juister is, omdat verplaatsingen van een stuk door latere beheerders daaraan
het karakter van archiefstuk niet kunnen ontnemen".
Tengevolge van deze wijziging (van „zijn" in „waren") is de definitie echter
niet meer toepasselijk op een nog levend, niet afgestorven archief. Wil men
naast de afgestorven, ook de nog levende archieven onder de definitie brengen,
dan zal men moeten spreken van „bescheiden, die bestemd waren en zijn om
onder dat bestuur en die ambtenaar te blijven berusten". En zelfs zal men dan
niet meer moeten spreken van „bescheiden, die bestemd waren of zijn om te
blijven berusten", maar van „bescheiden, die bestemd waren of zijn om onder
dat bestuur of die ambtenaar te berusten"; want zou men van nog levende,
lopende archieven zeggen, dat zij bestaan uit het geheel der bescheiden enz.
voorzover deze bescheiden bestemd zijn om onder dat bestuur of die ambtenaar
te blijven berusten, dan zou men door deze definitie van het archief uitsluiten
en niet als archiefbescheiden beschouwen al die bescheiden, welke na verloop
van een bepaalde tijd voor vernietiging in aanmerking komen. En dit is zeker
niet de bedoeling; want ook deze stukken maken, zij het dan tijdelijk, deel
uit van het archief.
De definitie van 1 zou dus moeten gaan luiden: Een archief is hei geheel
der bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door enig bestuur of
een zijner ambtenaren, voorzover deze bescheiden bestemd waren of zijn om
onder dat bestuur of die ambtenaar te berusten.
Daar uit deze definitie voortvloeit, dat de bestemming van een stuk bepaalt
of een stuk tot een archief behoort, en zo ja, tot welk, en daar deze bestemming
ook verder de juiste plaats in dat archief bepaalt, is het van het grootste
gewicht vast te stellen hoe deze bestemming van een stuk tot stand komt,
waardoor deze bestemming op haar beurt bepaald wordt. Deze kwestie heeft
de heer Van Hoboken zeer terecht op de laatst gehouden vergadering van
onze Vereniging aan de orde gesteld. Ik meen, dat de opvatting van de heer
Van Hoboken, dat deze bestemming bepaald wordt door de wezenlijke
elementen van het stuk zelf (b.v. adressering en inhoud) en dat zij dus niet
van de willekeur van een ambtenaar afhankelijk mag zijn, de juiste is. En dat
deze opvatting in de nieuwe Handleiding op een of andere wijze moet worden
vastgelegd.
Bijzondere aandacht vraagt bij de herziening van de Handleiding het grond
beginsel, vastgelegd in 2: „Een archief is een organisch geheel", en het
daaruit voortvloeiende beginsel van 16: „Het systeem van indeeling moet
N.A.B. 1923/24, p. 61.
