HET NIEUWE BESLUIT POST- EN ARCHIEFZAKEN
DER GEMEENTE AMSTERDAM
62
Op 22 juni 1956 is door Burgemeester en Wethouders van Amsterdam on
der no. 42/60 A.S. 15 een belangrijk besluit betreffende Post- en Archief
zaken, vergezeld van een uitvoerige toelichting, vastgesteld. Onze redacteur
heeft mij uitgenodigd aan dit besluit enige woorden te wijden, hoewel hem
bekend is, dat ik sedert drie jaren niet meer praktisch in het archiefwezen
werkzaam ben. Toch wil ik gaarne trachten in het kort mijn oordeel over
het besluit weer te geven.
Natuurlijk is het niet tot stand gekomen zonder dat men kennis had ge
nomen van het besluit Post- en Archiefzaken - Rijksadministratie van 2 oktober
1950. stb. K 425, waarvan de inhoud op blz. 45-47 van de 55e jaargang van
dit blad is meegedeeld. Het Amsterdamse besluit heeft uiteraard met dat van
het Rijk aanzienlijke overeenkomst; verschillende zinsneden, ook in de toe
lichting, zijn letterlijk overgenomen. Toch is het Amsterdamse besluit naar
mijn mening nog duidelijker en beknopter in zijn uitdrukkingswijze; men heeft
gebruik kunnen maken van de praktische ervaring, in meer dan vijf jaren met
het Rijksbesluit opgedaan. Telt dit 29 artikelen, het Amsterdamse kon met
21 volstaan. Het heeft echter één hoofdstuk meer, dus zes, doordat de regels
voor Vernietiging, vervreemding en overdracht van archiefstukken" een
eigen hoofdstuk vormen, terwijl de betreffende bepalingen bij het Rijk een
onderdeel zijn van het hoofdstuk over ,,De administratie van post- en
archiefzaken samengevoegd in art. 21. Amsterdam heeft aan deze materie
drie artikelen gewijd, wat nodig was omdat een gemeente voor vernietiging
aan door het Rijk gestelde bepalingen gebonden is. Verheugend is, dat in
art. 18, 5e lid. uitdrukkelijk is bepaald, dat stukken niet mogen worden vernie
tigd dan na verkregen machtiging van de gemeentearchivaris, die ook zijn goed
keuring moet hechten aan alle gemeentelijke lijsten van voor vernietiging in
aanmerking komende stukken, waarop natuurlijk ook, voor zover het niet in
de van rijkswege vastgestelde lijst van 14 januari 1948 voorkomende stukken
betreft, de goedkeuring van de ministers van Binnenlandse Zaken en van
Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen nodig is.
De bepaling uit het Rijksbesluit, dat overbrenging der stukken naar het
oud-archief in den regel zal moeten geschieden wanneer zij ouder zijn dan
40 jaar, is door Amsterdam overgenomen, maar wordt in de toelichting gemo
tiveerd doordat deze termijn is overeenkomstig hetgeen daaromtrent in de
nieuwe Archiefwet zal worden bepaald. Nu kan niemand in de toekomst zien
en ik geloof, dat men beter had gedaan naar art. 21, 4e lid, van het Rijksbesluit
te verwijzen.
Amsterdam verstaat onder stukken mede notulen en tekeningen, het Rijk
telegrammen, notulen en alle andere voor latere raadpleging van belang zijnde
bescheiden. Amsterdam lijkt hier in zijn beknoptheid juister. Telegrammen
toch zijn gewone ingekomen stukken, die zich niet wezenlijk van brieven
onderscheiden, i rouwens, zoals reeds opgemerkt. Amsterdam wint het telkens
in kortheid en duidelijkheid van bepalingen en toelichtinq.
Ook in Amsterdam is een permanente archiefcommissie ingesteld, waarin de
archivaris zitting heeft met de secretaris, de bedrijfseconomisch adviseur en
63
een lid van het Instituut van directeuren van diensten en bedrijven. De com
missie moet in het bijzonder bevorderen, dat de behandeling van post- en
archiefzaken bij alle gemeentelijke administratiën zoveel mogelijk gelijk zij.
De hoofden van dienst zijn verplicht haar de nodige inlichtingen te verschaffen.
Art. 9 luidt; „Het archief dient onderwerpsgewijze of zaaksgewijze te
worden geordend", wat duidelijker en ruimer is dan de bepaling van art. 13
le lid van het Rijksbesluit, luidende: „De onderwerpen, in de stukken behandeld,
worden stelselmatig ingedeeld.' Ook in Amsterdam is een decimaal ingericht
registratuurplan voorgeschreven, zo ook het fiche-doorschrijfsysteem, a)
zijn daarop uitzonderingen toegelaten. Men heeft echter de vage en aan te
subjectief oordeel blootgestelde bepaling over „stukken van zeer gering be
lang", die bij het Rijk in art. 14, 2e lid, wordt aangetroffen, niet gebezigd. Weer
een kleine verbetering. Zo is ook de term: „van het archief wordt een inven
taris aangelegd en bijgehouden" verkieselijker dan die van het Rijk, waar niet
van „het archief" maar van „de dossiers" wordt gesproken.
Het Amsterdamse art. 16 betreffende de uitlening van archiefstukken is
dwingender en uitvoeriger dan art. 20 van het Rijk. waar weer van de uit
lening van dossiers wordt gewaagd. Het grote belang van deze materie doet
enige1 meerdere uitvoerigheid wel op haar plaats zijn. Ook in Amsterdam is
de vorming van schaduwarchieven voorgeschreven, maar een voorschrift over
papiersoorten, zoals art. 23 van het Rijksbesluit geeft, zoekt men tevergeefs.
Mogelijk is deze materie reeds elders geregeld, al past zij volkomen in een
besluit over post- en archiefzaken. De bepaling van art. 26 van het Rijksbesluit,
waarin de zo heilzame inspectie der nieuwe archieven door de archivaris wordt
toegestaan, komt in het Amsterdamse besluit niet voor. Wat, naar ik meen.
te betreuren is. Maar het is bekend, dat de administratie er, ten onrechte, dik
wijls huiverig voor is.
Nog verdient het aandacht, dat in de toelichting op art. 15 wordt opgemerkt,
dat de zgn. rotuli der dossiers achterwege kunnen blijven, althans op een
voudige wijze kunnen worden samengesteld.
Verheugend is dat door het besluit aan de belangen der geschiedschrijving
ten volle aandacht is geschonken. Zulks doordat aan de gemeentearchivaris
aanzienlijke bevoegdheden zijn toegekend. Zo wordt in de toelichting nadruk
kelijk opgemerkt, dat de verantwoordelijkheid voor de vernietiging in volle om
vang berust bij de archivaris, die aan de vernietiging der uitgeschoten stukken
zijn fiat moet geven en aan wie een exemplaar van elk proces-verbaal van
vernietiging moet worden toegezonden.
Het geheel overziende mag men, meen ik, zeggen dat het Amsterdamse be
sluit Post- en Archiefzaken een over het algemeen voortreffelijk stuk werk is.
Het is te wensen, dat vele gemeenten dergelijke besluiten zullen vaststellen,
waarbij dan het Amsterdamse tot voorbeeld kan strekken.
W. MOLL
