105
104
Hare Majesteit door de Kanselier van de Schatkist uitgebracht „om regelingen
voor het bewaren van archieven van regeringsbureaus te herzien etc.
De commissie gaat uit van de stelling, dat „het maken van geschikte rege
lingen voor het bewaren van archiefstukken een onontkoombare plicht van
de regering van een geciviliseerde staat is". Haar voorstellen zijn zo ingericht
dat rekening wordt gehouden met de uiteenlopende toestanden op de verschil
lende departementen. De behoeften van de lopende administratie zullen voorrang
hebben boven de regelingen, die zullen worden gemaakt voor het opbergen
van archiefstukken. Het resultaat van haar aanbevelingen moet zijn dat er
voor wordt gezorgd, „dat de archieven van alle regeringsbureaus regelmatig
naar het Public Record Office worden overgebracht", terwijl deze archieven
50 jaar na hun ontstaan openbaar zullen worden. De selectie voor de te be
waren archieven zal moeten geschieden op een „administratief uitvoerbare
wijze".
In hoofdstuk 1 van haar rapport geeft de commissie een uitvoerig historisch
overzicht van de wetten van 1838.1898 betreffende het bewaren en ver
nietigen van overheidsarchieven. Evenals in Nederland worden vernietigings-
lijsten opgemaakt, waarin „geen stukken van wettelijke, historische, genealo
gische of oudheidkundige betekenis of nut mogen worden opgenomen". De
samenstelling der lijsten is meestal slecht geweest, niet alleen, omdat men geen
deskundig personeel aantrok voor deze werkzaamheden, maar ook omdat de
lijsten alleen met de administratieve behoeften van het betrokken departement
rekening hielden en aan de inspectie-ambtenaren van het Public Record Depart
ment werd overgelaten te beslissen welk soort documenten op historische
gronden niet op de lijsten mochten worden geplaatst.
In deel III doet de commissie voorstellen voor een nieuwe werkwijze. Zij
stelt voor, ten einde tot een regeling te komen die praktisch uitvoerbaar zal
zijn, aan de inspectie-ambtenaar van het departement op te dragen na een ter
mijn van 5 en na een termijn van 25 jaren een onderzoek in te stellen naar te
vernietigen stukken. Wanneer nl. 5 jaar, nadat het stuk niet meer geacht wordt
tot het dynamisch archief te behoren, aan de inspectie-ambtenaar van het de
partement de vraag zal worden voorgelegd: zal het departement dit stuk nog
nodig hebben voor eigen gebruik?, dan is bij de beantwoording hiervan
tevens het historisch criterium voldoende gewaarborgd 59), mits aan de
volgende voorwaarden wordt voldaan:
1°. de vraag moet worden gesteld zo spoedig mogelijk nadat de stukken niet
meer dynamisch zijn, maximaal na 5 jaar.
2°. met „voor eigen gebruik" moet men ook rekening houden met de moge
lijkheid, dat het stuk nodig kan zijn als voorbeeld of als bewijs, waaruit
de bevoegdheid blijkt, waarmede een departement een speciale functie
uitoefent, alsmede wanneer blijkt hoe de organisatie is geweest, etc.
3°. speciale regelingen moeten worden gemaakt voor „stukken betreffende
speciale onderwerpen".
Het effect van deze voorstellen moet èn de kwaliteit van het te bewaren
verhogen èn verzekeren, dat het Public Record Office dit materiaal regelmatig
ontvangt.
Als axioma geldt dat de beslissing, welke papieren een departement moet
bewaren „voor eigen gebruik op het departement", alleen genomen kan worden
door het departement zelf. Dit is een belangrijke afwijking van de bepalingen
van de Public Record Office-wet van 1877 64). Dit z.g.n. „eerste onder
zoek" moet onder de verantwoordelijkheid van een hoofdambtenaar van het
departement staan. De directe verantwoordelijkheid voor de behandeling van
de papieren van een departement en voor de uitvoering van de nieuwe wijze
van onderzoek moet in één hand liggen 66). De commissie adviseert op
ieder departement een „Departmental Record Officer" aan te wijzen, die ver
antwoordelijk is onder de „Director of Establishments" voor alle papieren
van zijn departement.De taak van deze Departmental Record Officer is gelijk
aan de taak, die op enkele Engelse departmenten door de „Chief Registrar"
wordt uigeoefend, maar in een hogere rang dan deze meestal heeft 67).
De verantwoordelijkheid voor een bevredigende werkwijze zal bij het depar
tement zelf moeten liggen. Een eerste vereiste is de lopende gang van zaken
op de Britse departementen te vereenvoudigen. Dit kan alleen indien de
registratuur-bureaus over „voldoende personeel van gemiddelde bekwaamheid"
beschikken en er behoorlijke promotiekansen zijn voor dit personeel. „Als de
departementen meer aandacht zouden besteden aan het registratiewerk, zouden
zij zelf hiervan voordeel hebben en de kwaliteit van de archieven van het
P.R.O. worden verbeterd."
Een belangrijk ding is een nauwkeurige omschrijving van een zakendossier.
Alleen standaard-type dossiers, waarvan de inhoud van jaar tot jaar gelijk
blijft, moeten geclassificeerd worden voor vernietiging. Deze classificatie moet
overeenkomen met de classificatie, gebruikt bij de registratie van de dossiers,
wanneer ze dynamisch zijn 84). De andere dossiers moeten afzonderlijk
onderzocht worden op te vernietigen stukken. De departmental Record Officer
moet beslissen welke dossiers op de vernietigingslijst worden geplaatst, en er
moet een geregelde controle plaats hebben of de te vernietigen stukken apart
worden gezet.
Ook het tweede onderzoek, 25 jaar nadat een stuk niet meer dynamisch is,
moet in eerste instantie door het departement zelf, en wel door de departmental
Record Officer, worden gedaan, in samenwerking met het Public Record De
partment.
Het advies van de commissie is de leiding van het Public Record Department
van de Master of the Rolls over te dragen aan een minister. De voornaamste
taak van het Public Record Department is het beheren van het P.R.O. als
plaats waar de openbare archieven worden opgeborgen. Het Public Record
Department moet verantwoordelijk worden gesteld voor het „coördineren van
de door de departementen te maken regelen voor het selecteren en overbrengen
van hun archieven voor permanente bewaring 130). Voor de uitvoering hier
van zou „een ambtenaar moeten worden aangesteld, belast met het toezicht
op de archieven voordat deze worden overgebracht naar het Public Record
Office", een z.g.n. administratieve ambtenaar 131). Deze moet een des
kundig ambtenaar van hoge rang zijn. Ter assistentie van hem zouden enkele
inspectie-ambtenaren moeten worden aangesteld 132). Deze inspectie-amb
tenaren zouden er op toe moeten zien, dat het Eerste Onderzoek op tijd
geschiedt. Zij zouden de departements-archivaris kunnen adviseren over de
vernietigingslijst e.a. aangelegenheden 133).
De commissie adviseert het P.R.D. een leidraad uit te geven van richtlijnen
