56
is in de overheidssfeer ongetwijfeld mogelijk. De aard van de werkzaamheden
vereist andere accenten, maar de papiermassa, die beide ambtenaren door hun han
den laten gaan, blijft hetzelfde. De stukken veranderen niet van inhoud, alleen
van gebruik. Alle stukken zijn bewijsstukken en zij blijven dat, ook wanneer zij
hun levende functie voor de administratie hebben verloren. De taak van de
administrateur kan dan ook niet hemelsbreed verschillen van die van de archivaris,
zij dienen beide hun stukken zó op te bergen, dat zij die desverlangd a la minute
kunnen te voorschijn brengen. De administrateur voor het gebruik door het orga
nisme, dat de stukken heeft ontvangen of opgemaakt, de archivaris ten behoeve
van wetenschappelijk onderzoek.
Een zekere overeenstemming in ordening is dus niet onmogelijk te achten, om
dat het dezelfde stukken betreft, die toegankelijk gemaakt dienen te worden. En
deze overeenstemming is er grotendeels en meestal geweest, zolang de admini
stratie de stukken ordende als neerslag van het bestuursorganisme. De archivaris
kon dan vroeg of laat dit organisch beginsel wel in zijn stukken terugvinden. De
overeenstemming in de ordening is totaal verbroken sinds de administratie stuk
ken is gaan ordenen als neerslag van een stelsel dat aan geheel andere maat
staven is gebonden dan het levend bestuursorganisme. Of de administratie hier
mede een juiste keuze heeft gedaan, om haar stukken te ordenen, is een hoofdstuk
apart. Er zitten in deze wijze van ordening enige elementen, die in de praktijk
grote moeilijkheden ten gevolge hebben, terwijl het principe uit wetenschappe
lijk oogpunt zeer aanvechtbaar is.
Maar erger is dat de taak van de archivaris onmogelijk gaat worden. Want het
is toch niet de bedoeling dat hij de stukken, die hij van de administratie over
neemt, zonder meer, in moderne archiefdozen, geordend volgens de nummers van
de code, laat staan. Hij dient de stukken zo te ordenen en te beschrijven dat zij
toegankelijk zijn voor wetenschappelijk onderzoek, van welke aard dan ook, of
dit nu historisch, juridisch, genealogisch, economisch of sociaal-geografisch onder
zoek is. Dit zal dus in allen gevalle een herbewerking van de stukken nodig ma
ken, om niet te spreken van een omvorming, waarbij het de vraag is of dit prak
tisch mogelijk en economisch verantwoord is.
Het streven van de archivaris zal er dus op gericht dienen te blijven (of te
worden) dat de ordeningsprincipes van de administratie zijn toekomstige taak niet
onmogelijk maken. En in omgekeerde richting zal de archivaris, bewust van de
wetenschappelijke waarde van zijn principes en overtuigd dat daaraan al die
elementen te ontlenen zijn, die de administratie nodig heeft voor haar beheer en
ordening, ernaar dienen te streven deze richtlijnen algemeen ingang te doen vinden.
De herziening van de Handleiding, met uitbreiding en aanvulling, kan in dit
opzicht van groot nut zijn, ook dient de nomenclatuur opnieuw te worden bekeken,
zodat de administrateur en de archivaris niet met dezelfde woorden over ver
schillende zaken spreken. Het streven van de archivaris dient zich vervolgens te
uiten in een voortdurende en niet aflatende belangstelling voor de archief-vormende
organen, en in het grondig bestuderen van het gangbare registratuurstelsel.
Wanneer dit streven van de archivaris niet. tot het beoogde doel zou leiden en
de archivaris erin zal moeten berusten dat de administratie zijn wetenschappelijke
taak onmogelijk maakt, door het huidige stelsel te blijven volgen, dan nog heeft
de archivaris de plicht om de administratie terzijde te staan. Niet als welwillend
adviseur, maar als belanghebbende en als dienaar van een wetenschap, die ten
nauwste met de administratie is verbonden.
J. LOEFF
V. HET PRAE-ADVIES VAN DR. PANHUYSEN INZAKE DE VERHOUDING
VAN DE ARCHIVARIS TEN OPZICHTE VAN HET „LOPEND" ARCHIEF EN
HET COMMENTAAR HIEROP DOOR DR. GROENEVELD.
Alhoewel ik als niet-lid geen invloed kan uitoefenen op de gang van zaken bin
nen het verband van de Vereniging, wil ik niettemin in deze m.i. belangrijke
kwestie mijn zienswijze t.a.v. beide gezichtspunten weergeven. Ik wil mij hierbij
bepalen tot de conclusie waartoe de heren Panhuysen en Groeneveld komen. De
vraag, die ik mijzelf stelde en waarop ik zal trachten in het navolgende een ant
woord te geven, luidt aldus: Is de gedragslijn zoals die door dr. Panhuysen in zijn
prae-advies is neergelegd inderdaad niet zoals dr. Groeneveld in zijn commen
taar zegt van toepassing op de bedrijven?
Dr. Panhuysen gaat in zijn prae-advies uit van de toestand zoals die bij de over
heid ligt, nl. een beheerder van het „lopend" archief de registratuur en een
afzonderlijke beheerder voor het oud-archief. Beide behoren zij deskundig te zijn
op archiefgebied. Dr. P. komt dan tot de conclusie, dat de beheerder van het
dynamisch gedeelte van het archief de meeste kijk heeft op de behoeften van de
administratie en dus de man is die bij de inrichting van het systeem voor het be
heer van „zijn" stukken het beste kan oordelen. Maar, zegt hij, t.z.t. zal het dyna
misch archief statisch worden en de beheerder zal dan een ander zijn, eveneens
deskundig. Deze andere, de archivaris, is er niet van op de hoogte waarom en hoe
het systeem, dat tijdens de dynamische periode in de stukken is gelegd, er nu
juist op deze manier is ingebracht. Hij zal zich deze kennis eigen moeten maken
om t.z.t. aan aanvragen voor stukken uit dit archief te kunnen voldoen. Wanneer
de tijd van inventarisatie is aangebroken kan hij in de eenmaal aangebrachte or
dening, die in de dynamische periode is geschied, geen wijziging aanbrengen zon
der met de Handleiding in botsing te komen. Slechts de fouten kunnen hersteld
worden; en om deze fouten op te sporen zal hij ook weer de gedachtengang van
de beheerder van het „lopend" archief moeten kennen. Het is ook niet uitgesloten,
dat de ordening zodanig is geschied, dat de archivaris om een enigszins logi
sche opbouw in de inventaris te kunnen bereiken de oude ordening alleen maar
kan negeren. Ten einde deze moeilijke beslissingen voor de archivaris te voor
komen stelt dr. P. in zijn prae-advies, dat er overleg dient te zijn tussen de be
heerder van het dynamisch en die van het statische gedeelte van het archief,
waarbij dan de archivaris adviserend optreedt en de beheerder van het „lopend"
archief, de registrator, beslist na met het advies van de archivaris terdege reke
ning te hebben gehouden.
Welke zijn nu de gevolgen van deze stellingname voor de bedrijven, en is de
conclusie, waartoe dr. Panhuysen komt, ook op de bedrijven toe te passen?
Zonder bezwaar kan op de laatste vraag een bevestigend antwoord worden ge
geven, omdat bij het volgen van de gedragslijn zoals deze gesteld is nooit moeilijk
heden kunnen ontstaan, niet t.a.v. het „lopend" archief en niet t.a.v. het „oud"-
archief. Vanzelfsprekend geldt dit alleen wanneer beide partijen van goede wil
zijn, want anders zal men nooit hoe de regeling ook mag zijn tot een juiste
toestand geraken.
De bedrijven kan men verdelen in twee grote groepen, nl.: Ie. de bedrijven
waar als beheerder van het „lopend" archief alsmede van het ,,oud"-archief slechts
één functionaris optreedt (deze groep is ongetwijfeld de grootste), en 2e. de be
drijven waar voor beide delen van het archief een afzonderlijke functionaris
aanwezig is.
Wanneer wij nu dr. P. volgen zien wij t.a.v. beide groepen de volgende situatie
ontstaan:
ad 1. Bij de inrichting van de registratuur, het „lopend" archief dus, adviseert
de beheerder van het „oud"-archief de beheerder van het „lopend" archief. In
dit geval dus adviseert en beslist één en dezelfde persoon. M.a.w. de registrator
adviseert zichzelf als archivaris. Hier ligt de zaak dus zeer gunstig en eenvoudig.
ad. 2. Ook hier adviseert de archivaris en beslist de registrator nadat hij het
advies terdege heeft bestudeerd.
Ik kan beslist niet inzien waarom het principe dat dr. P. voorstaat en dat vol
gens dr. Groeneveld alleen toe te passen zou zijn op de overheidsinstanties, niet
zonder enig bezwaar door alle bedrijven, ondernemingen, instellingen e.d. kan
worden overgenomen. Beide functionarissen immers, registrator en archivaris,
blijven op hun eigen terrein werkzaam en slaan de handen ineen bij een vraagstuk
dat het werkgebied van beide beslaat. Wanneer de registrator daarbij ook nog
deskundig is op archiefgebied is m.i. de toestand ideaal te noemen. Van beide
zijden zal men echter moeten weten te geven en te nemen.
Tegenover het prae-advies van dr. P. staat het commentaar van dr. Groeneveld.
Laatstgenoemde „verwijt" dr. P. dat hij een regeling voorstelt die z.i. slechts is
toe te passen op de overheidsarchieven en waar de bedrijven beslist buiten dienen
te blijven omdat daar de zaken heel anders liggen. Dr. G. brengt in zijn commen-
