54
55
tische argument ook thans nog zijn waarde heeft, en dat dit het gehele prae-advies
op losse schroeven zet. Betoogd wordt dat, al moge voor de overheidsarchieven
misschien de noodzaak bestaan, de functie van beheerder van het „lopend" ar
chief scherp te scheiden van die van beheerder van het „oud"-archief, deze nood
zaak niet zonder meer op de bedrijfsarchieven mag worden overgebracht, waar de
situatie in de meeste gevallen veel eenvoudiger ligt.
C. GROENEVELD')
III. OPMERKINGEN N.A.V. HET PRAE-ADVIIES VAN Dr. G. W. A. PANHUYSEN,
GEVOLGD DOOR EEN CONCLUSIE EN EEN VOORSTEL.
I. Het zijn dezelfde archieven en archiefbestanddelen, die eerst in een „lopend"
stadium verkeren en daarna tot oud-archief worden. Er is dus een natuurlijk ver
band tussen „lopend" archief en oud-archief. Derhalve is coördinatie in de be
handeling gewenst en niet de scherpe scheiding, die het prae-advies voorstaat. Ge
breken, die een archief in het „lopend" stadium opdoet, zullen zich wreken, als
het oud-archief is geworden. Voorkomen van zulke gebreken is beter dan genezen.
II. De praktijk bij de meeste overheidsarchieven is zo, dat het beheer van
oud-archief en „lopend" archief aan verschillende personen is toevertrouwd: de
archivaris en de registrator. De archivaris behoort gespecialiseerd te zijn in de
behandeling van oud-archief, de registrator in de behandeling van „lopend" archief.
Deze specialisatie dient gepaard te gaan met de eerder genoemde coördinatie. Zoals
medische specialisten samenwerken voor de gezondheid hunner patiënten, zo dienen
de specialisten van oud-archief en „lopend" archief samen te werken voor een goede
ordening van hun archieven.
III In de medische wereld kunnen specialisten vruchtbaar samenwerken, omdat
zij een algemene medische opleiding als gemeenschappelijke basis hebben. In het
archiefwezen daarentegen ontbreekt zo'n gemeenschappelijke grondslag: er is geen
algemene archiefleer, die rekening houdt met de vereisten van oud-archief en
lopend" archief. Dit moge historisch verklaarbaar zijn, m.i. is het te betreuren.
Het archiefwezen heeft ten dezen een achterstand in vergelijking met de medische
wetenschap en andere wetenschappen. Ook voor het archiefwezen dient het ideaal
te zijn: specialisten in „lopend" archief en oud-archief, die vruchtbaar kunnen
samenwerken op grondslag van een algemene en algemeen erkende archiefleer.
Natuurlijk is zo'n algemene archiefleer niet in eens te verwezenlijken, maar het
prae-advies dreigt, indien het wordt aangenomen, aan alle ontwikkeling in deze rich
ting de pas af te 'snijden. Het wil: scheiding in het beheer van „lopend" archief en
oud-archief zonder gemeenschappelijke grondslag, hetgeen een miskenning inhoudt
van het natuurlijk verband, dat tussen „lopend" archief en oud-archief bestaat.
Conclusie: Het prae-advies zal de ontwikkeling van het Nederlands archief
wezen Wat betreft de verhouding tussen het beheer van „lopend" en oud-archief
niet in goede banen vermogen te leiden. Op zijn minst is dit zeer twijfelachtig.
Aan de andere kant zou het voor de Vereniging ook voorbarig zijn zich voor een
tegengesteld standpunt uit te spreken, bv. voor een algemene, thans (nog) niet
bestaande archiefleer. De Vereniging kan in deze omstandigheden niet beter doen
dan het betrokken vraagstuk nauwgezet bestuderen. Sinds kort heeft zij daarvoor
een zeer geschikt orgaan: de Commissie voor de moderne archieven.
N.B. Hier stuit ik op een facet van het prae-advies, dat mij sterk heeft ver
wonderd. Bij de oprichting van de Commissie voornoemd was het, meen ik, de
bedoeling, dat deze Commissie alle problemen met betrekking tot de moderne ar
chieven in de ruimste zin zou kunnen onderzoeken. Nu schijnt het prae-advies de
Commissie wat het onderhavige vraagstuk betreft bij voorbaat op een bepaald
standpunt te willen vastleggen, dus een vrij en onbevangen onderzoek te be
lemmeren. Zodanig onderzoek zou zich ook dienen uit te strekken tot het buiten
land. Een feit is immers, dat men in andere landen met dezelfde problemen wor
stelt als in Nederland, en hier en daar wat verder gevorderd schijnt te zijn. Zo
i) Mede namens de heren P. A. van Amerongen, C. Coosen, A. van Giessel,
L. J. Nordt, J. W. Ortmans, L. Ruland, Th. J. Verharen en D. H. C. de Weever,
bedrijfsarchivarissen-leden der V.A.i.N.
bestaat bv. in Hamburg, in Lübeck en in Zweden voor overheidsinstellingen reeds
de verplichting een nieuw registratuurplan voor te leggen aan de archivaris, die
later het oud-archief van de betrokken instelling onder zich zal krijgen. Het zou
interessant zijn te weten, hoe het hier toegaat in de praktijk. Kan de beheerder
van het „lopend" archief een advies van de archivaris naast zich neerleggen? Hoe
wordt gehandeld in geval van conflict? Wie draagt de verantwoordelijkheid voor
het registratuurplan? Uitsluitend de beheerder van het „lopend" archief of deze
beheerder en de archivaris van het oud—archief samen?
Deze vragen zijn uiteraard voor vermeerdering vatbaar. Hier ligt inderdaad een
belangrijk studieterrein!
Voorstel, uit de conclusie resulterende: De Vereniging van Archivarissen in
Nederland, in vergadering bijeen, met belangstelling kennis genomen hebbende van
het prae-advies van de voorzitter inzake de verhouding tussen de beheerders van
„oud-archief" en „lopend archief", overwegende, dat er over dit onderwerp ver
schillende meningen onder de leden der Vereniging bestaan, spreekt als haar oor
deel uit, dat het onderhavige vraagstuk niet rijp is voor een definitieve beslissing,
een nader onderzoek in deze overlatende aan de Commissie voor moderne archieven.
J. FOX
IV. OPMERKINGEN N.A.V. HET PRAE-ADVIES VAN DR. PANHUYSEN.
In Noord-Brabant zijn enige zgn. streekarchieven tot stand gekomen, op grond
van de Wet-gemeenschapelijke regelingen, waarvan één dezer combinaties door
publikatie in de Staatscourant inmiddels rechtspersoonlijkheid heeft gekregen,
een tweede binnenkort volgt en een derde nog in statu nascendi in de langzaam
groeiende overheidskool verkeert.
Wanneer men van deze gemeenschappelijke regeling kennis neemt, zal men zien
dat een commissie, bestaande uit de burgemeesters der samenwerkende gemeenten,
de instructie voor de archivaris uitvaardigt. Met enige spanning ziet schr. dezes
de eerste van een dergelijke instructie tegemoet, omdat daaruit zou kunnen blijken
hoever de zorg van de te benoemen archiefambtenaar zich zal uitstrekken. Het
beheer en de zorg voor de archieven van de plattelandsgemeenten moge in prin
cipe hetzelfde zijn als die van de grote gemeenten, die een gemeentelijke archiva
ris en een apart archiefgebouw bezitten, in de kleine plaatsen liggen de zaken
anders. Wanneer het archief in gelukkig vele gemeenten geborgen is in een brand
en vochtvrije ruimte, in de kelder of elders in het gemeentehuis, dan brengt de
behuizing voor de archiefambtenaar in de meeste gevallen wel mede dat hij zijn
werk te verrichten krijgt temidden van de levende administratie, waar hij van
nabij de geboorte van de latere archiefstukken kan meemaken. Maar wat vindt
hij in de bewaarplaats? In de kleine gemeenten zijn doorgaans geen besluiten ge
nomen betreffende overbrenging naar de archiefbewaarplaats, al is in ieder geval
het oud-archief, ingevolge art. 15 der Archiefwet, daar bijeen gezet, tezamen
met het nieuw-archief (sinds 1813), dat uitloopt in een chronologisch stelsel of
een rubriekenstelsel (vaak door de gemeente-secretaris ontworpen, al of niet na
kennisname van het zgn. Bloemendaalse stelsel van Van der Flier, of van het
alfabetische systeem van Gouverneur). Maar tenslotte vindt de archivaris in de
bewaarplaats het reeds afgestoten deel van de registratuur.
De instructie voor de te benoemen streek-archivaris zal nu dienen uit te maken
hoever zijn bemoeienis gaat. Het is niet aan te nemen dat deze zorg beperkt blijft
tot het oud-archief (tot 1813) en tot het nieuw-archief (tot de invoering van het
registratuurstelsel). De gemeente zal ook prijs stellen op een behoorlijk beheer
van het afgestoten registratuur-archief. De archief ambtenaar dient dus kennis te
nemen van de verschillende oude rubriekenstelsels, van Lakeman. Zaalberg, Van
der Flier en Gouverneur, van het plaatselijk ingevoerde of gewijzigde stelsel, en
dan tenslotte van het registratuurstelsel der Vereniging van Ned. Gemeenten, dat
vrijwel algemeen wordt toegepast.
Het prae-advies heeft ongetwijfeld deze verdienste dat het de taak van de
beheerder van de levende administratie onderscheidt van de taak van de archivaris.
En zal in de „bedrijfsarchieven" zeker wel een eenheid bestaan tussen de ad
ministratie en het archief, in de overheidsarchieven is deze eenheid verre te zoeken.
De afbakening van de werkzaamheden tussen de administrator en de archivaris
