52
53
varis zich op de hoogte zou moeten stellen van de administratie van „duizenden
bestuursinstellingen etc."1), (zie prae-advies), behoeft de bedrijfsarchivaris zich
slechts in te werken in de administratie van zijn eigen bedrijf, wat gewoonlijk zeer
wel realiseerbaar is. Zou hij zich hier niet voor interesseren, of zou hij een tekort
aan administratieve flair hebben, dan ware hij onbruikbaar voor zijn taak.
Neemt het bedrijf zodanig in leeftijd of omvang toe, dat een „oud"-archief zich
gaat afscheiden (d.i. een gedeelte, dat in aanmerking komt voor overbrenging naar
een archiefbewaarplaats in de zin van het prae-advies), dan treedt natuurlijk in
eerste instantie de genoemde archivaris-beheerder van het lopend archief tevens
op als beheerder van „oud"-archief; ook voor deze functie bezit hij op grond van
zijn scholing de vereiste deskundigheid. Wordt laatstgenoemde beheerstaak te om
vangrijk, zoals het geval kan zijn bij grote bedrijven, en vindt een afzonderlijke func
tionaris een volle taak in het „oud"-archief, dan is deze normaliter toch onder
geschikt aan de geschetste archivaris, die tegenover zijn directie de verantwoor
delijkheid draagt voor het totale („lopend" „oud") archief. Splitsing der beide
functies, zoals deze bij de overheid regel is, vormt in het bedrijfsleven een hoge
uitzondering, en zal alleen voorkomen in gevallen dat de groei van de organisatie
van een bedrijf daartoe heeft geleid. Zo komt het bv. soms voor dat de postbe-
handeling en alles wat daarmee samenhangt van ouds onder een zuiver admini
stratieve instantie ressorteert, en dat pas veel later een geschoolde archivaris zijn
intrede doet, aan wie dan de zorg voor het ,,oud"-archief wordt toevertrouwd.
5. Consequenties van de sub 4 beschreven praktische situatie voor het
prae-advies.
Om verwarring te vermijden, dient het prae-advies minstens in twee opzichten
te worden gewijzigd:
a. Overal waar bedrijven, ondernemingen e.d. in één adem worden genoemd
met bestuursinstellingen, dient het woord bedrijven te worden geschrapt2).
b. De eerste twee alinea's van punt 6 dienen als volgt te worden gelezen:
„Wanneer in bepaalde gevallen één en dezelfde persoon belast is zowel met de
ordening en het beheer van het lopend archief als met het beheer van het naar
de archiefbewaarplaats overgebrachte archief, worden vanzelfsprekend in hem
ook de rechten en plichten, welke aan deze beide functies in de hiervoor om
schreven zin verbonden zijn, verenigd. Deze situatie doet zich voor bij de over
grote meerderheid der bedrijven die een archivaris in dienst hebben. Zodra
het naar de archiefbewaarplaats overgebrachte deel van het archief een omvang
van voldoende betekenis gekregen heeft, is een splitsing der beide functies moge
lijk. Voor overheidsarchieven moge deze splitsing onvermijdelijk zijn, voor be
drijfsarchieven dient voor elk geval afzonderlijk te worden beslist, of splitsing
al of niet noodzakelijk is te achten."
Zoals uit 6 zal volgen, is het prae-advies door deze wijzigingen echter nog niet
aanvaardbaar te maken.
6. Het prae-advies-Panhuysen, van theoretisch standpunt bezien.
Dr. P. laat uitsluitend praktische overwegingen gelden en volstaat, bij het ci
teren van de Handleiding, met zich te beroepen op de toelichting tot 16.
Nu is de auteur van het prae-advies bij het citeren van de Handleiding naar
mijn smaak wel wat eenzijdig te werk gegaan: hij volstaat met zich op het her-
komstbeginsel van 5 16 te beroepen, maar rept met geen woord van het organisch
beginsel 2), dat voor de onderhavige kwestie toch minstens zo belangrijk is te
achten. Al kan men t.a.v. de verhouding, waarin deze beide beginselen tot elkaar
staan, verschillende opvattingen huldigen en het zwaartepunt leggen öf op het
ene, öf op het andere, het doet toch vreemd aan, dat bij een hervatting der dis
cussies van 1907 juist het toen aangehaalde theoretische argument volkomen buiten
beschouwing blijft. Immers, de motie van 19073) kwam er op neer dat niet ieder
D Is dit niet wat erg somber voorgesteld? Het gaat toch om een beperkt aan
tal typen!
2) Zie hiervóór p. 23 en 24 passim.
3) Zie n. 1 op p. 49. Het bepaalde stelsel, waartegen de motie zich richtte, kan
uiteraard voor deze discussie buiten beschouwing blijven.
ordeningsstelsel, dat op zichzelf voldoet aan de gespecialiseerde eisen van de eigen
administratie in het dynamische stadium, voor de archivaris aanvaardbaar is te
achten. Veeleer zijn sommige stelsels ongeschikt om voor de orde
ning van h,et archief in aanmerking te komen, nl. die welke strij-
deli met het wezen van het archief als een organisch
geheel.
Dat Fruin blijkens zijn brief aan Muller in 1915 bakzeil heeft gehaald bewijst
natuurlijk niets tegen de juistheid van het theoretsiche argument van 1907 (hij
maakt hiervan dan ook met geen woord melding behoudens de merkwaardige
uiting „dat onze theorieën zich hebben te schikken naar de praktijk der admini
stratie en niet omgekeerd",1) maar bewijst hoogstens dat er geheel andere mo
tieven in het geding waren. Welke, daar kan men slechts naar gissen; zoveel is
zeker, dat Fruin hier „alleen-maar-praktische-archiefpolitiek" bedreef, getuige de
zinsneden „als wij (een bepaald door de administratie ingevoerd ordeningsstelsel)
in het door ons overgenomen archief vinden, is er natuurlijk geen denken aan
het te veranderen" en „de zaak wordt niet beslist door hetgeen wij wenschen, maar
naar het inzicht der administratie".
Natuurlijk zal Fruin wel zijn goede gronden hebben gehad voor zijn terugtocht,
en ik wil graag aannemen, op gezag van overheidsarchivarissen die thans weer met
Fruins argumentatie opereren, dat wat in 1915 al niet kon, in 1955 a fortiori niet
mogelijk is, maar dit alles mag geen reden zijn voor de bedrijfsarchieven, die
blijkens het voorgaande gelukkig in een gunstiger situatie verkeren, eenzelfde
maatstaf aan te leggen. Het is hier ook de plaats er op te wijzen, dat de scheiding
tussen „lopend" en „oud"-archief (of wel die tussen „dynamische" en „statische'
(fase) uitsluitend door praktische behoeften wordt ingegeven en dat deze scheiding,
bezien van het standpunt dat het archief een geheel is (ook naar de tijd ge
rekend!), geen enkele diepere betekenis heeft. Immers, dezelfde archieven, die
eerst „lopend" zijn, worden later tot „oud"-archief. Juist op grond van het natuur
lijk verband, dat er tussen beide bestaat, is coördinatie in de behandeling van
„lopend" en „oud"-archief noodzakelijk, en is een scherpe scheiding, als dr. P.
voorstaat, noodlottig te achten. Dat een dergelijke coördinatie bij de meerderheid
der overheidsarchieven heel moeilijk is te verwezenlijken, is daarbij uitsluitend
een beleidsaangelegenheid.
Het merendeel der bedrijfsarchivarissen kan zich gelukkig prijzen, dat zij de
zorg voor hun archieven inderdaad „van de wieg tot het graf" der stukken uit
mogen oefenen en dat zij bij de inventarisaties van hun oude archieven gebruik
kunnen maken van de ordeningen, die zij zelf in het „lopende" archiefstadium tot
stand hebben gebracht.
7. Samenvatting en conclusies.
In het bovenstaande wordt het prae-advies aan een kritische beschouwing onder
worpen, uitgaande van de praktische archief-situatie, die in de overgrote meer
derheid der bedrijven bestaat. Er wordt uiteengezet, waarom dit prae-advies
in zijn huidige vorm ten enenmale onaanvaardbaar is voor de gemiddelde bedrijfs
archivaris, en welke wijzigingen er minstens in dienen te worden aangebracht om
de situatie in de bedrijfsarchiefwereld althans enigermate juist weer te geven.
Daarnaast wordt er op gewezen dat het prae-advies ten onrechte het archief-
theoretische gezichtspunt het organisch geheel dat ieder archief dient te vor
men buiten beschouwing laat. In dit verband wordt aangeroerd dat Fruin t.a.v.
het gestelde probleem in 1915 een standpunt heeft ingenomen dat lijnrecht inging
tegen een door hem in 1907 voor de V.A.i.N verdedigde motie, zonder dat hij
daar andere dan zuiver opportunistische gronden voor aan kon voeren.
Geconcludeerd wordt, dat het in 1907 door dr. Wiersum geformuleerde theore-
i) Wonderlijk, want van tweeën één: öf men stelt een „organische" archief
theorie op die men ook wenst toe te passen maar dan kan de theorie toch be
zwaarlijk wijken voor een opportuniteitsstandpunt öf men legt er zich bij neer,
te capituleren voor alle ordeningsstelsels die door de administratie praktisch bruik
baar worden bevonden, ook al zouden die strijdig zijn met de theorie, maar dan
behoeft men ook geen theorie op te stellen en deze in een Handleiding vast te leggen!
