50
51
Edoch, dr. P. betrekt op verschillende plaatsen van zijn prae-advies ook b e-
d r ij f s archieven in de discussie, getuige b.v. de vierde alinea van zijn betoog:
„Alleen de administrateur, die het lopend archief van een bepaalde bestuurs
instelling of van een bepaald b e d r ij f D enz. vormt en dagelijks beheert, kan
precies weten, welke methode van ordening van dit lopend archief tot in alle
details op de beste en meest efficiënte wijze zal voldoen aan de eisen, welke
hieraan door de dagelijkse administratie van deze bepaalde bestuursinstelling of
van dat bepaalde bedrijf1) worden gesteld". En hij breidt de conclusie, waar
toe hij komt voor de overheidsarchieven, uit tot de bedrijfsarchieven, getuige de
volgende zinsnede (zie prae-advies sub 3): „Het behoort echter niet tot de plicht
en het recht van de archivaris, als beheerder der naar een archiefbewaarplaats
overgedragen (oude) archieven, zelf definitief te beslissen in de vraag, welk
systeem van ordening voor de duizendvoudig variërende soorten van lopende
archieven van bestuursinstellingen, bedrijven1), organisaties enz. in een be
paald geval of voor bepaalde soorten van gevallen het meest geëigend is" etc.
Het is juist dit hinken op twee gedachten hetwelk het prae-advies voor de
meerderheid der bedrijfsarchivarissen in de V.A.i.N. onaannemelijk maakt. Door
toestanden, die in de overheidssfeer misschien onvermijdelijk zijn, zonder meer
te extrapoleren tot de bedrijven2) (waaronder in het volgende ook zullen wor
den gerekend analoge organisaties als verenigingen, corporaties, etc.), maakte de
auteur een ontoelaatbare generalisatie en zet hij zijn betoog op losse schroeven.
Ik zal dan ook slechts behoeven aan te tonen dat de praemissen van het prae-
advies niet van toepassing zijn op de overgrote meerderheid der bedrijven, om
tot de conclusie te kunnen komen dat genoemd prae-advies voor het merendeel
der bedrijfsarchivarissen onaanvaardbaar is.
Voor het hiertoe genodigde betoog zal ik allereerst mijn uitgangspunt kiezen
in de praktische situatie die men bij de overgrote meerderheid der bedrijven
aantreft. Daarnaast zal ik ook archief theoretische gronden aanvoeren,
waarom een veel actievere inschakeling van de archivaris bij de registratuur als
door dr. P. bepleit wenselijk is te achten. In hoeverre deze actieve rol zich
in een bepaald bedrijf praktisch laat verwezenlijken, zal daarbij een b e 1 e i d s-
aangele genheid zijn.
Het is te betreuren dat de vele bedrijven, waarin het er met de invloedssfeer
van de archivaris veel gunstiger voorstaat dan bij de overheid, in het prae-advies
worden gelijkgeschakeld met de uitzonderingsgevallen enige zeer grote be
drijven waar deze gunstige situatie zich niet voordoet en waar de situatie
gelijkt op die bij de overheidsarchieven.
Eigenlijk zou men bij de behandeling van het gestelde probleem een onder
scheid in drieën dienen te maken, en achtereenvolgens ter sprake moeten brengen:
a). principiële punten, welke gelden zowel voor overheidsarchieven als voor be
drijfsarchieven; b). punten van praktisch beleid inzake de overheidsarchieven;
c)punten van praktisch beleid inzake de bedrijfsarchieven.
Om de bovenvermelde reden wli ik mij echter distanciëren van b, zodat alleen
a en c overblijven.
Dat ik bij mijn commentaar de behandeling van de praktische situatie (punt c)
vooraf laat gaan aan het principiële (theoretische) standpunt (punt a) |wil in
tussen niet zeggen, dat ik aan dit laatste slechts secundaire betekenis zou toe-
kenen, integendeel! Deze volgorde is slechts bepaald door de behoefte, het prae-
advies, dat van de praktische situatie uitgaat, op de voet te volgen. In hoeverre
de door mij aangevoerde principiële punten (welke zowel voor bedrijfs- als voor
overheidsarchieven gelden!) een grond kunnen opleveren voor de afwijzing van
het prae-advies ook door overheidsarchivarissen wil ik daarbij gaarne aan deze
collega's overlaten.
2. Praemissen van het prae-advies-Panhuysen.
Dr. P. baseert zijn betoog op de volgende vooropstellingen:
a. De archivaris is identiek met de beheerder van het naar de archiefbewaar
plaats (in de zin van de Archiefwet) overgedragen, zgn. oud-archief.
1) Spatiëring van mij (C. Gr.).
-) Meestal van privaatrechtelijke, soms van publiekrechtelijke aard.
b. Voor het lopend archief, gevormd onder beheer van de administratie, draagt
een ander de volle verantwoordelijkheid (administrateur: c.q. de „registrator,"
ambtenaar van een afdeling „Post- en Archiefzaken", secretaris of hoe deze func
tionaris ook moge heten); deze persoon dient archivistisch geschoold te zijn („kan
een grondige gespecialiseerde opleiding op dit gebied niet ontberen").
Zowel de praktijk als de theorie (de Handleiding) dwingen, volgens dr. P., tot
een scherpe scheiding tussen de taak en bevoegdheid van de archivaris, als be
heerder van het overgedragen oud-archief, en de taak en bevoegdheid van de
beheerder van het lopend archief.
3. Bijzonder geval, genoemd in het prae-advies-Panhuysen.
„Wanneer een en dezelfde persoon belast is zowel met de ordening en het be
heer van het lopend archief als met het beheer van het naar de archiefbewaar
plaats overgedragen deel, worden vanzelfsprekend in hem ook verenigd de rechten
en plichten, welke aan deze beide functies in de hiervoor omschreven zin zijn
verbonden. Zodra het naar de archiefbewaarplaats overgedragen deel van het
archief echter een omvang van voldoende betekenis heeft verkregen, is een splitsing
der beide functies gewenst."
4. Praktische situatie in bedrijven.
De sub 2a en 2b geschetste taakverdeling over de „administrateur" (registrator),
die het lopend archief beheert, en de archivaris, die het naar de archiefbewaar
plaats overgebrachte zgn. oud-archief beheert, moge voor de overheidsinstellingen
bruikbaar zijn, voor de bedrijven in Nederland is zij dit alleen in zeldzame ge
vallen. Immers, hoogstens bij een vijftal zeer grote bedrijven zijn de archieven
van een dusdanige omvang, dat een taakverdeling als geschetst denkbaar is, al
behoeft ze ook daar nog niet noodzakelijk te zijn; bij de overgrote meerderheid
der bedrijven ligt de zaak veel simpeler.
Daar valt het zwaartepunt op het lopend archief en heeft de man, die men
soms archivaris noemt (soms ook wel anders) allereerst daarmee te maken. Na
verloop van tijd krijgt deze dan automatisch ook het „oud"-archief onder zijn
beheer; in dit geval heeft hij dus de zorg voor de stukken „van de wieg tot het
graf". Essentieel is, dat de overgrote meerderheid der bedrijven gewoonlijk zo jong
is, dat men er alleen maar aan de wieg denkt en bij het graf nog niet stilstaat!
Hieruit volgt dat bij de bedrijven gewoonlijk de beheerder van het lopend archief
van vandaag de beheerder van het gehele archief (lopend en ,,oud"-archief) van
de toekomst is, en dat alleen bij de allergrootste bedrijven een zo scherpe differen
tiatie tussen beide taken zinvol kan zijn, met gesplitste verantwoordelijkheden,
als zich bij de overheidsinstellingen heeft gemanifesteerd.
In de overgrote meerderheid der gevallen is de beheerder van het lopend ar
chief de man voor wie het bedrijf geld over heeft, en mede door het goede
werk dat na de oorlog door archivistisch geschoolde krachten is gedaan en door
de propaganda voor goede archiefzorg bij de bedrijven door het NIDER ook de
man, die het bedrijf als de „archivaris" beschouwt.
Van deze archivaris nu verwacht het gemiddelde bedrijf, dat hij als „admini
strateur" optreedt in de zin van het prae-advies-Panhuysen en dat hij dus de
beslissingen neemt t.a.v. de ordeningsproblemen reeds gedurende de fase van het
lopend archief; zou deze taak te omvangrijk zijn zoals bij bedrijven van te
grote omvang dan wordt toch van hem een voldoende bekendheid geëist met
het „raderwerk der administratie" om in staat te zijn ten nauwste met deze ad
ministratie samen te werken. Zijn bevoegdheid kan daarbij variëren van advi
serend tot verordenend; de samenwerking kan resulteren in een compromis.
In het steeds toenemende aantal gevallen dat een archivistisch geschoold man
als beheerder van het lopend archief optreedt, is derhalve de welhaast ideale
situatie bereikt, dat de opbouw van, het brchief-in-wording in
handen is van iemand, die deskundigheid als archivaris
paart aan voldoende kenni.s der administratie om de ar
chiefvorming in goede banen te leiden.
Op te merken valt hierbij, dat deze koppeling van deskundigheden bij bedrijven
gemakkelijker te verwezenlijken is dan bij de overheid: terwijl de overheidsarchi-
