48
49
H. HARDENBERG
1Inleiding.
ben dus het vraagstuk van de vernietiging, het moeilijkste en meest dringende
probleem van het archiefbeheer, geen stap dichter tot een oplossing gebracht. Dit
alles geeft aanleiding tot bemoeienis met lopende archieven en ik laat het gaarne
aan het oordeel van anderen over, of de betrokken archivaris hier alleen maar
advies moet geven, als hem dat toevallig wordt gevraagd.
Het was mij aangenamer geweest, als de persoonlijke kant van het vraagstuk
buiten beschouwing had kunnen blijven, maar het prae-advies van de Voorzitter
noopt mij er toe ook deze kant ervan onder de loupe te nemen. Als de admini
strateur van een instelling, die het lopend archief vormt, beschouw ik voor een
gemeente-secretaris de secretaris, voor een ministerie de secretaris-generaal. Ik
gun deze functionarissen van harte de vrije beslissing bij de keuze van een stelsel
van ordening voor hun lopend archief en daarbij het deskundig advies van een
archivaris, die zich dan niet behoeft in te beelden voor alle kwalen direct de
remedie bij de hand te hebben. Maar in feite bezit geen van deze administrateurs
de vrijheid van keuze meer, dank zij de geestdrift van de propagandisten voor de
universele oplossing en de onthouding op dit punt van de zijde der archivarissen.
Het laatste heeft mede tot gevolg, dat de meerderheid van hen op dit gebied ook
niet in staat is een deskundig advies te geven.
De administrateurs interesseren zich over het algemeen maar matig voor de
vraag, of zij vrijheid hebben om zelf te kiezen, en voor zover het is voorgekomen,
dat zij in de vrijheid van keuze belemmerd zijn, zal het moeilijk zijn te bewijzen,
dat die belemmering van de zijde van de archivarissen is opgeworpen. Overigens
hebben die administrateurs wel wat anders te doen dan zich met een ordenings
stelsel in te laten; het laat hun volkomen onverschillig, mits het vinden van de
stukken maar vlot verloopt. Daarvoor te zorgen acht men de taak van de dage
lijkse beheerder van het lopend archief, die in het prae-advies blijkbaar per se
geen archivaris mag heten, maar waaraan dr. P. ons de gebruikelijke titel: registrator
of hoofd post- en archiefzaken op opvallende wijze onthoudt. Volgens hem kunnen
de dagelijkse beheerders een grondige gespecialiseerde opleiding niet ontberen.
In werkelijkheid is de opleiding op dit punt zodanig gespecialiseerd, dat zij, die
haar hebben gevolgd, t.a.v. de archiefordening slechts één stelsel: een volgens een
decimale klassificatie ingericht dossierstelsel kennen. Daardoor wordt de keuze,
waarvan dr. P. de vrijheid klaarblijkelijk bedreigt ziet van de zijde van de archiva
rissen, bijzonder eenvoudig en het vereiste deskundige advies overbodig.
Verder moet ik er op wijzen, dat, zoals de toestand nu is, zij, die de op één
stelsel gebaseerde opleiding hebben gevolgd en dit stelsel in praktijk moeten
brengen, er op kunnen rekenen bij de uitvoering ervan regelmatig gecontroleerd
te worden op hun trouw aan het systeem. Helaas bestaat er dus op de huidige dag
weinig ruimte voor deskundige adviezen van archivarissen en wordt tot nu toe
in feite het ordeningssysteem van de Vereniging van Ned. Gemeenten zonder veel
kritiek aanvaard. Er is echter een aantal archivarissen, dat zich om allerlei redenen
met deze gang van zaken niet kan verzoenen. Als dr. P. het nu gewenst vindt deze
laatste opvatting door een meerderheid van de leden der Vereniging van Archi
varissen te laten veroordelen, kan dit slechts tot gevolg hebben, dat de andere
leden hun eigen weg gaan. En als de Vereniging de stellingen 1 en 2 van de Voor
zitter aanvaardt en zich daarmede op het standpunt stelt, dat de archivarissen zich
hebben te onthouden van het ongevraagd uitspreken van een oordeel over stelsels
van ordening van lopende archieven, dan zou het gevolg kunnen zijn, dat de Ver
eniging afstand deed van alle invloed op dit terrein, dat in de toekomst zeker
van steeds groter belang zal worden.
Ik vraag mij af, wat er tegen is, dat op dit punt van beleid ieder naar bevind
van zaken blijft handelen en wat voor zin het heeft om overigens tevergeefs
te trachten een meerderheid aan een minderheid zijn wil te doen opleggen.
Het betoog van dr. P. geeft mij echter de indruk, dat hij, nu er in de laatste tijd
zelfs in de kring van de registratoren twijfel t.a.v. de voortreffelijkheid van univer
sele stelsels begint te rijzen, verdere uitspraken van archivarissen op dit punt
wenst te voorkomen. Wanneer men de drie conclusies van het prae-advies op de
keper beschouwt, blijken naar mijn oordeel de twee eerste stellingen geheel in
de lucht te hangen.
De eerste is irreëel omdat de vraag, welke stelsel voor de ordening van het
lopend archief van een bepaalde bestuursinstelling het meest geëigend is, in de
tegenwoordige omstandigheden door de beheerder van het lopend archief niet
beantwoord kan worden, aangezien deze in de gunstigste omstandigheden slechts
één stelsel kent. Hij stelt die vraag ook niet, omdat hij de vrijheid mist een andere
keuze te doen. Veeleer zou het streven van de archivarissen er dan ook op gericht
moeten zijn om de vrijheid en de mogelijkheid tot het verwerven van de nodige
kennis van zaken voor het doen van een vrije keuze te scheppen.
De tweede stelling hangt zo mogelijk nog meer in de lucht, want wat kan een
advies van een archivaris waard zijn voor een beheerder van een lopend archief,
die slechts uit één mogelijkheid heeft te kiezen? T.a.v. dit punt waren de archi
varissen meer gebaat geweest met de aanwijzing van een uitvoerbare procedure
om hun stem in het kapittel te geven bij de keuze van een ordeningsstelsel, van
welke keuze zij straks bij het beslissen over vernietiging of in geval van over
name de zoete of wrange vruchten gaan plukken. Met het verstrekken van ad
viezen, die niemand vraagt en die, ongevraagd gegeven, rustig ter zijde kunnen
worden gelegd, lijkt mij een weinig zinvolle activiteit ontplooid.
De derde stelling was overbodig, omdat zij al vele jaren geleden is aanvaard
en, voor zover ik weet, nooit door iemand is bestreden.
Als ik de inhoud van het prae-advies samenvat moet helaas mijn conclusie
luiden, dat het niet aan de werkelijkheid beantwoordt. Het is blijkbaar de be
doeling van de prae-adviseur, dat van de archivarissen alleen zij, die uitverkoren
zijn om in de archiefcommissie van de Vereniging van Ned. Gemeenten zitting
te nemen, meepraten over de keuze van een ordeningsstelsel voor de lopende ar
chieven, in feite een overbodige bezigheid, omdat in die commissie de keuze reeds
jaren geleden gedaan is. Moet door het aannemen van deze stellingen aan verdere
kritiek op die keuze en op ,de voorschriften van het Besluit Post- en Archiefzaken
de pas worden afgesneden? Als de meerderheid van de leden het met die bedoelin
gen eens zou zijn, zou zij in een wetenschappelijke vereniging toch nog het recht
missen haar opinie aan de minderheid op te leggen.
Het kan moeilijk het doel van een dergelijke vereniging zijn de ontwikkeling
van nieuwe inzichten t.a.v. het archiefbeheer tegen te houden.
II. DE TAAK VAN DE BEDRIJFSARCHIVARIS TEN OPZICHTE VAN
HET ZGN. LOPEND ARCHIEF.
In het door dr. Panhuysen opgestelde prae-advies is allereerst sprake van over
heidsarchieven, zoals men ook uit de titel zou verwachten. Had de opsteller zich
beperkt tot de overheidssector, dan ware er voor mij geen aanleiding geweest, op
dit betoog te reageren.
Immers, weliswaar komt mij de behandeling van het aan de orde gestelde pro
bleem nogal eenzijdig, opportunistisch en onprincipieel voor, en vinden de stel
lingen van de prae-adviseur slechts weinig steun in een argumentatie die nergens
uitkomt boven een verklaring van incompetentie1), maar gedachtig aan het „schoen
maker houd je bij je leest" meen ik dat het niet op mijn weg ligt, partij te kiezen
in een controverse die allereerst de overheidsarchivarissen aangaat. En ik zou mij
temeer kunnen onthouden van commentaar, waar er in de V.A.i.N. allerminst een
communis opinio bestaat over de gewenste mate van invloed van de overheids-
archivaris op het archief-in-wording. Ik vertrouw dan ook dat de bij de over
heid werkzame collega's, die andere denkbeelden huldigen omtrent de verhouding
van de archivaris t.o.v. het zgn. „lopende" archief, alsnog hun stem zullen laten horen.
i) Gebaseerd op de geciteerde strategische terugtocht van Fruin in 1915, acht
jaar na diens principiële motie, op de jaarvergadering te Kampen m. a. s. aange
nomen. Deze motie luidde: „De Vergadering, gehoord de toelichting van de Heer
Dr. E. Wiersum, tot het zgn. decimaal klassificatiesysteem en de daarvoor gevoerde
discussies, acht het stelsel voor de regeling van een archief beslist ongeschikt,
omdat het strijdig is met het wezen van een archief als een
organisch geheel (spatiëring van mij, C. Gr.), en besluit deze uitspraak ter
kennis van de Ned. Vereeniging van Gemeentebelangen te brengen". (Ned. Ar
chievenblad 1907/08); zie voor de argumentatie van Wiersum ibid. p. 1628.
