72
73
registratuurstelsel van Zaalberg gepubliceerd1); hij zegt daarin op zijn beurt:
„Groote en onmiskenbare voordeelen zeker! Maar daarbij dient bedacht te wor
den, dat deze voordeelen alleen verkregen worden, wanneer men bij de uitvoering
van het stelsel bijzonder zorgvuldig te werk gaat. Van de vorming der dossiers
toch hangt alles af. De ambtenaar, die het beheer over de registratuur heeft,
moet niet alleen het geheele systeem overzien en met de praktijk der uitvoering
bekend zijn om te beoordeelen, op welke plaats het dossier geplaatst moet worden,
maar hij moet ook met de behandelde zaken en hun gewone loop bekend zijn om
te kunnen bepalen, waar elk stuk in het dossier moet geplaatst worden; op
zijn ervaring en nauwkeurigheid komt alles aan; hij is de ziel van het stelsel,
dat hij in werking brengt''.
De beheerder van het lopend archief moet dus met de praktijk der uitvoering
bekend zijn, hij moet tevens met de behandelde zaken en hun gewone loop bekend
zijn om de dossiers op behoorlijke wijze te kunnen vormen; op zijn ervaring komt
alles aan. Dit stemt weer overeen met dat, wat Wiersum in 1909 n.a.v. „Het nieuwe
registratuurstelsel bij de gemeente-aaministratiën" schreef: „Dan stel ik voorshands
meer vertrouwen in de uitspraak van de heer Michalski, de Duitse gemeente
ambtenaar, die eerst na 12-jarige praktische ervaring zijn stelsel in het licht gaf.
Maar deze is er dan ook van doordrongen, dat de kwestie niet ernstig genoeg kan
worden opgevat. Terecht haalt de heer Zaalberg op blz. 8 de volgende woorden
van hem aan: „Zal die hervorming (van het systeem van archiefordening) een
beduidene verbetering en een blijvend nut brengen, dan moet zij op goede grond
slagen berusten Daar de voor de doelmatige uitvoering van een zoo gewichtige en
omvangrijke arbeid vereischte ervaring eerst na verloop van jaren op grond van
eigen werkzaamheid op dit gebied kan worden verworven, zijn er slechts weinige
ambtenaren, die daarover beschikken"2). Op dit punt stemden dus de heren
Michalski, Zaalberg en Wiersum en later Muller en Fruin volkomen overeen:
om een stelsel van ordening voor het lopend archief te ontwerpen, dat een be
duidende verbetering zal brengen en van blijvend nut zal zijn, moet men over
een ervaring beschikken, welke eerst na verloop van jaren op grond van eigen
werkzaamheid op dit gebied kan worden verworven.
En over deze jarenlange ervaring, gevormd door eigen werkzaamheid op het
gebied van de vorming van lopende archieven, beschikken wij, de beheerders van
de oude, overgebrachte archieven zeker niet, en wij zullen over deze ervaring
ook nooit komen te beschikken, zolang wij onze eigen taak, het beheer der over
gebrachte archieven, behoorlijk blijven vervullen en mogen blijven vervullen.
Wij moeten dus besluiten zowel aan de beheerders van de oude, overgebrachte
archieven, als aan die der lopende archieven het recht, beslissend op te treden
en te handelen, slechts op het eigen terrein van archief-ordening toe te kennen.
Dit wil echter niet zeggen, dat zij elkaar op adviserende wijze niet uitnemend
van dienst zouden kunnen zijn. Wanneer immers onze verlangens werkelijkheid
worden, zullen de archieven van de bestuursinstellingen voortaan naar onze be
waarplaatsen worden overgebracht, zodra zij voor de afhandeling der lopende
zaken bij die bestuursinstellingen niet meer veelvuldig gebruikt behoeven te
worden. Wij zullen dus de archieven uit de 19e en 20e eeuw in veel grotere hoe
veelheid onder ons beheer krijgen dan tot nu toe het geval was. Bij de vervulling
van onze primaire taak: de inventarisatie dezer overgebrachte archieven, zullen
wij meer dan vroeger met allerlei stelsels, ook moderne stelsels, van archief
ordening in aanraking komen. Dit kunnen o.a. zijn het dossierstelsel, toegepast
in de Franse tijd, het agenda-, verbaal- of indicateurstelsel, rubriekenstelsels en
registratuurstelsels. Uit hoofde van onze ambtsplicht zullen wij deze systemen
van ordening en de toepassing van deze systemen op de archieven, welke onder
ons beheer staan of worden gesteld, vanzelfsprekend grondig moeten bestuderen;
zowel om in deze archieven de weg te leren kennen en de deskundige wegwijzers
te kunnen zijn voor de onderzoekers, die van deze archieven gebruik wensen te
maken, als om tot de inventarisatie, volgens de oorspronkelijke ordening, zoals
onze Handleiding die eist, in staat te zijn. Met de ervaringen welke wij, als de
beheerders van deze jongste der overgebrachte archieven, opgedaan hebben en
1) Ned. Archievenblad 1914/15, p. 171190, spec. p. 175.
2) Alsvoren 1908/09, p. 109.
nog zullen opdoen, zullen wij de beheerders der lopende archieven zeker van groot
nut kunnen zijn; dit is ook ten zeerste gewenst, omdat de ordening, welke zij aan
deze archieven zullen geven, nu eenmaal bepalend behoort te zijn voor de wijze,
waarop wij ze later inventariseren zullen.
Hoe meer onze wens in vervulling gaat, dat de archieven zo spoedig mogelijk
van de administratieve diensten der bestuursinstellingen naar onze archiefbe
waarplaatsen worden overgebracht, hoe groter het belang wordt dat ook deze
bestuursinstellingen bij ons beheer dezer overgebrachte archieven zullen hebben.
De beheerders der lopende archieven dezer bestuursinstellingen zullen daarom op
hun beurt ons, de beheerders der overgebrachte archieven, van advies kunnen
dienen en van groot nut kunnen zijn bij de beantwoording van de vraag, hoe
wij bij de inventarisatie dezer overgebrachte jongste archieven, met handhaving
vanzelfsprekend van de beginselen onzer moderne archiefleer, aan de behoeften
dezer bestuursinstellingen zo veel mogelijk tegemoet kunnen komen. Een nauw
contact en onderling overleg tussen de beheerders der naar de archiefbewaar
plaats overgebrachte archieven en die der lopende archieven is dan ook zeer
nuttig en dringend gewenst; een dergelijk onderling overleg is naar mijn mening
volkomen logisch en ligt geheel in de lijn van de ontwikkeling der inzichten van
de laatste jaren.
Allerminst bedoelen mijn stellingen dan ook de beheerders der overgebrachte
archieven van de lopende archieven te distanciëren. Integendeel! Men zal toch
moeten bekennen, dat onder ons de belangstelling voor de jongste statische ar
chieven, welke nog bij de bestuursinstellingen berusten, tot voor weinige jaren
zeer gering is geweest, terwijl wij ons om de lopende archieven nog minder be
kommerd hebben. Ons bestuur en ook ik persoonlijk hebben nu juist getracht en
wensen nog steeds de belangstelling ook voor deze archieven onder U zo veel
mogelijk te stimuleren; wanneer wij nu al in stelling II aan onze bemoeiingen
met de ordening der lopende archieven uit eigen verantwoordelijkheidsgevoel en
op grond van de kennis onzer eigen bekwaamheid en bevoegdheid een grens stellen
door ons tot, adviezen te beperken, dan blijft toch tevens en in even sterke mate
de tendens van deze stelling: dat wij, de beheerders der overgebrachte archieven,
die der lopende archieven van advies behoren te dienen, dat wij moeten zorgen
tot een dergelijk advies in staat te zijn; dat wij dus grondig kennis moeten nemen
van de stelsels van archiefordening, welke op deze lopende archieven worden toe
gepast en van de moeilijkheden en problemen, waarvoor de beheerders dezer
lopende archieven zich gesteld zien. Wanneer nu deze stelling aanvaard en in
de praktijk gevolgd wordt, zal dit dus een grote verbetering brengen in de toe
stand, waarin wij op dit gebied nu verkeren. Juist doordat wij zelf redelijke gren
zen aan onze bemoeiingen met de lopende archieven zullen stellen, door de be
perktheid van ons oordeel, voortkomende uit het onvermijdelijke gemis aan ad
ministratieve praktijk te erkennen, zal ons advies gemakkelijker aanvaard wor
den; juist daardoor zal een nauwe en voortdurende samenwerking tussen ons, de
beheerders der naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven, en die der
lopende archieven, voor beide groepen volledig aanvaardbaar en dus krachtig
gestimuleerd worden. Graag wil ik hier nogmaals uitdrukkelijk verklaren, dat
juist dit de bedoeling en de strekking is van de stellingen, welke wij U hebben
voorgelegd.
Ik heb getracht in de voorgaande samenvatting aan de naar voren gebrachte
bezwaren op een overzichtelijke wijze aandacht te besteden. Tenslotte moge ik
nog enkele losse opmerkingen n.a.v. de replieken op mijn prae-advies laten volgen.
Naar mijn vaste overtuiging worden in deze replieken geen argumenten aange
voerd, welke deze stellingen ontwrichten.
Wie de strekking van de eerste stelling juist acht en de hierin uitgesproken
wens beaamt, maar opmerkt en betreurt, dat de beheerder van het lopend archief
en zij, die overigens de administratie voeren, niet vrij zijn in hun keuze van een
stelsel, die zou, meen ik, om dit laatste deze stelling niet moeten bestrijden, maar
hij zou ze juist krachtig moeten steunen; deze stelling komt immers uitdrukkelijk
op voor de vrijheid van de beheerder van het lopend archief en van hen, die overi
gens de administratie voeren, om zelf hun keuze te bepalen. Ik aanvaard overigens
niet dat degenen, die in ons vaderland de bestuurscolleges van de overheid vor-
