58
59
taar enkele feiten naar voren, die naar mijn mening niet liggen zoals hij voorstelt.
Hoe komt de situatie bij de bedrijven te liggen wanneer wij de visie van dr.
Groeneveld volgen?
Hij zegt, op blz. 51 sub 4, dat de taakverdeling in registrator voor het „lopend"
archief en archivaris voor het „oud"-archief voor de overheidsinstellingen bruik
baar mag zijn, maar dat dit voor de bedrijven in Nederland geenszins het geval
is, uitgezonderd bij hoogstens een vijftal zeer grote bedrijven. Bij zijn verder
betoog gaat hij van het gegeven uit, dat bij de bedrijven het zwaartepunt op het
„lopend" archief ligt en dat de man, die men soms archivaris noemt, allereerst
daarmede te maken heeft. Hierbij staat hij dus naast dr. P., want ook deze geeft
aan de registrator het eerste recht. Dat, zoals dr. G. zegt, bij het overgrote deel
van de bedrijven in Nederland de beheerder van het „lopend" archief gewoonlijk
ook de beheerder van het „oud"-archief is, is aan geen twijfel onderhevig. Dit
heeft ook bij het volgen van dr. P. geen enkel bezwaar, omdat dan de persoon in
kwestie zichzelf adviseert.
Verder zegt dr. G., dat „de beheerder van het lopende archief de man (is) voor
wie het bedrijf geld over heeft, en mede door het goede werk dat na de oorlog
door archivistisch geschoolde krachten is gedaan en door de propaganda voor
goede archiefzorg bij de bedrijven door het NIDER ook de man is die het be
drijf als „archivaris" beschouwt". Ik zou dr. G. er attent op willen maken, dat
die „archivistisch geschoolde krachten" voor het merendeel juist in de zeer grote
bedrijven (die als uitzondering genoemd worden) werkzaam zijn (Staatsmijnen,
Oranje-Nassau-Mijnen, Algemeen Mijnwerkersfonds), en dat slechts enkele van deze
krachten bij de kleine bedrijven, waarvoor dr. G. pleit, in dienst zijn en zich
daar wellicht uitsluitend met het dynamische gedeelte van het archief bezig houden
en weinig om niet te zeggen helemaal geen aandacht schenken aan het
,,oud"-archief. Ook is het niet geheel juist de propaganda van het NIDER zo zon
der meer naar voren te schuiven althans niet in dit verband gezien het feit
dat het NIDER steeds eenzijdig afstemde op de U.D.C., die zoals het verleden
duidelijk heeft aangetoond voor een goede archiefzorg nu niet bepaald ideaal
is en slechts weinig belangstelling toonde voor andere, m.i. betere, archief
systemen. Eerst de laatste tijd schenkt men ook daar door de omstandigheden
gedwongen? meer, zij het vooralsnog geringe, aandacht aan de archivistiek.
Op blz. 51, laatste al., zegt dr. G., dat in een „steeds toenemend aantal gevallen
dat een archivistisch geschoold man als beheerder van het lopend archief op
treedt, de welhaast ideale situatie (is) bereikt, dat de opbouw van het archief-
in-wording in handen is van iemand, die deskundigheid als archivaris paart aan
voldoende kennis der administratie om de archiefvorming in goede banen te
leiden". Ik wil er echter op wijzen, dat het aantal van deze mensen niet toeneemt
doch eerder afneemt, want zoals dr. G wel bekend zal zijn is de archiefschool,
waar dergelijke mensen in het verleden hun kennis opdeden, na een tijd van stil
stand geheel taboe voor de bedrijven. Verder is de opleiding, die in de G. O.
plaats vindt, nog steeds zij het in mindere mate dan voorheen eenzijdig te
noemen.
Maar gesteld dat de situatie zo lag als dr. G. zegt, dan nog kwam dit goed
overeen met de mening van dr. P. waar deze spreekt over de plicht en het recht
van de beheerder van het „lopend" archief, nl. dat deze de verschillende mogelijk
heden en systemen van archiefordening, welke bestaan, grondig bestudeert. „Neemt
het bedrijf zodanig in leeftijd of omvang toe", zegt dr. G., „dat een „oud"-archief
zich gaat afscheiden, dan treedt natuurlijk in eerste instantie de genoemde archi
varis beheerder van het lopend archief tevens op als beheerder-„oud"-archief".
En verder: „wordt laatstgenoemde beheerstaak te omvangrijk, zoals het geval kan
zijn bij grote bedrijven, en vindt een afzonderlijke functionaris een volle taak in
het „oud"-archief, dan is deze normaliter toch ondergeschikt aan de geschetste
archivaris, die tegenover zijn directie de verantwoordelijkheid draagt voor het
totale (lopend en oud) archief". Dit nu is helemaal niet zo natuurlijk. Hoe moet
deze zaak dan worden opgelost bij een gedecentraliseerde registratuur, daar waar
elke afdeling van het grote bedrijf zelfstandig, d.w.z. onafhankelijk van de andere
tot dat bedrijf behorende afdelingen, registratuur pleegt en waar men tevens een
centraal „oud"-archief kent? Deze situatie is beslist niet denkbeeldig maar be
staat en wordt zelfs door bepaalde archivarissen gepropageerd. Wanneer men in
deze situatie dr. G. zou volgen, kreeg men het eigenaardige beeld van een be
heerder „oud"-archief die opdrachten en richtlijnen van een groot aantal registra
tor en in ontvangst had te nemen. Wel kan ik mij voorstellen, dat bij een gecen
traliseerde registratuur de chef een gevormd archivaris is en als zodanig aan de
beheerder „oud"-archief ook al is deze eveneens gevormd archivaris richt
lijnen geeft, althans voor zover deze liggen buiten het terrein van de inventarisa
tie, aangezien deze bezigheid die het belangrijkste deel van de taak van de
archivaris uitmaakt een zeer persoonlijk werk is, alhoewel gebonden aan de
Handleiding. Genoemde oplossing is echter niet principieel doch van intern-
organisatorische aard.
Dat ik in dit speciale geval met dr. G. mee zou kunnen gaan, wil niet zeggen
dat ik daarom zijn gehele redenering overneem. M.i. is het juister, en brengt het
in het geheel geen moeilijkheden mee, wanneer ook hier het advies van dr. P.
wordt gevolgd, nl. de registrator beslist na overleg met de archivaris, of, om geen
verwarring t.a.v. de titulatuur te wekken: de beheerder van „oud"-archief.
Ik ben temeer ingenomen met het advies van dr. P., omdat hierdoor hoe ook
de organisatie van een bedrijf mag zijn en ongeacht de vraag of een bedrijf klein
of groot is nooit moeilijkheden kunnen ontstaan, daar, zoals reeds eerder gezegd,
beide functionarissen op hun eigen terrein blijven en daar slechts vanaf komen
om over zaken, die beider terrein raken, overleg te plegen.
Veronderstel nu, dat zowel dr. P. als dr. G. „hun zin krijgen", dat dus de over
heidsinstellingen eerstgenoemde volgen en de bedrijven laatstgenoemde. Dan zien
wij de volgende situatie ontstaan: Bij de overheid overleg tussen registrator en
archivaris, bij de bedrijven geen regeling omdat voor zover het kleine be
drijven betreft de beheerder „lopend" archief ook beheerder „oud"-archief is,
terwijl de grote bedrijven om geen dwaze situatie te scheppen zonder rege
ling moeten blijven. Ook moet hierbij nog in aanmerking worden genomen dat, bij
het overgrote deel van de bedrijven, noch de registrator noch de archivaris „ge
vormd" is, of de archivaris wel „gevormd" is, de registrator daarentegen geen
archivaris is.
In dit verband zou ik een waarschuwing willen richten tot de beheerder „oud"-
archief, nl.: Wanneer U als adviseur betrokken wordt bij problemen in de registra
tuur, stelt U zich dan ter plaatse op de hoogte van de praktijkmoeilijkheden op dit
terrein; blijft U niet achter Uw bureau zitten om van daaruit Uw adviezen te
geven. Theorie en praktijk kunnen heel goed samengaan, maar botsingen die
soms hevig kunnen zijn behoren niet tot de onmogelijkheden.
Reeds voordat het prae-advies van dr. P. verscheen is aan deze materie aan
dacht geschonken, zowel binnen de Vereniging als daarbuiten. Ik meen dat het
zijn nut zal hebben een tweetal van deze uitspraken hier aan te halen.
Ie. In het advies der op de vergadering der Vereniging van 19 september 1953
ingestelde commissie ter bestudering van de eventuele oprichting van een sectie
voor moderne archieven lezen we o.a.: „Evenzeer kan de Commissie zich ver
enigen met de tweede stelling van dr. Groeneveld, welke constateert, dat op de
noodzaak van bemoeienis van de Vereniging met de moderne archieven reeds her
haaldelijk de aandacht is gevestigd en dat hier in het bijzonder voor de bedrijfs-
archivisten een taak ligt. In dit verband wil zij bovendien als haar mening uit
spreken, dat er weliswaar principieel verschil bestaat tussen de taak van de ar
chivaris en die van de registrator, maar dat toch de opvatting niet houdbaar is,
dat de archivarissen der publiekrechtelijke lichamen zich in hun ambtstaak dienen
te beperken tot bemoeienis met de statische archieven en dat zij zich met de pro
blemen der moderne registratuur, als behorende tot het arbeidsveld der levende
administratie, niet behoren in te laten. Zij meent daarentegen, dat, gezien de ont
wikkeling, welke op dit gebied gaande is, de archivarissen zich in dezen niet lan
ger afzijdig dienen te houden, maar zich over de hier liggende vraagstukken,
voor zover deze de archivistische beginselen en de belangen van het toekomstig
historisch onderzoek raken, een oordeel behoren te vormen teneinde zo nodig
meer dan tot dusver corrigerend te kunnen optreden".
2e. Op 27 okt. 1954, tijdens de Algemene Ledenvergadering van de Ned. Ver
eniging van Bedrijfsarchivarissen, hield dr. G. een inleiding over „De ordening
van het bedrijfsarchief volgens de beginselen van de Handleiding voor het ordenen
en beschrijven van archieven, van Muller, Feith en Fruin (1898). Wanneer wij
