58
Er zijn altijd „private acten geweest en het publiek gezag zal de private
administratie nooit zo streng behandelen, dat zij aan de private authentisering
voor eigen intern gebruik geen waarde zou toekennen. Mogelijk kan de de
finitie aan het bezwaar tegemoet komen door invoeging van enige „vel
quasi".
Ook vindt de heer Van der Gouw mijn definitie te eng. in zoverre er ar
chivalia van openbare lichamen buiten kunnen vallen. Hij bedoelt daarmede,
zulke, die niet bedoeld zijn om tot handhaving der rechten van het gezag te
dienen. Neem bv„ indien ik hem de woorden uit de mond mag nemen, de
vonnissen en in het algemeen de stukken van processen tussen private per
sonen onderling. Nu is het m.i. bekend genoeg, dat men dergelijke ge
schillen (en ook overeenkomsten) oudtijds onder elkander placht af te doen
en dat het publiek gezag tussen beide gekomen is óf op verzoek dier parti
culieren óf om de rechtsorde te handhaven. Er kwam dan een vonnis (aan
vankelijk) uitsluitend ten bate dier particulieren, maar deze acte werd aan
partijen uitgereikt en dus in het archief van de rechter niet opgelegd. In
dien dit bij uitzondering toch geschied is, was het voor een ander doel, ter
handhaving nl. van het recht der competentie. Dat men later in een ar
chief van publiek gezag vonnisboeken en zelfs rollen aantreft, is weder voor
een ander doel, aanvankelijk de zekerstelling der interne rechtsverhouding
tussen rechter en schrijver, en later geschiedde het ook ter wille der authen
ticiteit, welke een publiek belang is. Dat ook de particuliere procesvoerende
hiermede gebaat is, spreekt van zelf, maar doet niet ter zake. Ieder privaat
persoon heeft bij openbare administratie en dus bij de neerslag daarvan be
lang. Dezelfde gedachtengang kan men in het geval van het publieke trans
port voeren.
Men kan nog schijnbaar sprekender gevallen noemen, van stukken in een
archief van publiek bestuur, die niet ter handhaving van rechten van dit be
stuur zijn opgelegd, bv. het olographisch testament. M.i. moet men dit echter
als bijlage der acte van superscriptie beschouwen en gaat het, bij minder
belangrijke stukken, om bewaargeving, betreft het m.a.w. niet het archief,
maar de bewaarplaats. Naar mijn bescheiden mening is er zo in oude als
in nieuwe publieke administraties geen geval, dat anders uit te leggen is.
Indien ik het voor de oplossing der bestaande controversen omtrent de
begrippen administratie en archief wenselijk acht, dat de geschiedenis van de
administratie alsnog geschreven wordt, dan bedoel ik met administratie zo
wel het ambtelijk apparaat als het geheel der rechtshandelingen, welke door
middel daarvan geschieden, mits men onder ambtelijk apparaat hetzelfde
verstaat als stijl (in uitgebreide zin) m.a.w. de wijze, waarop die hande
lingen worden voorbereid en geschieden. Tot dat apparaat behoort m.i. het
archief niet. Hoogstens kan men zeggen, dat het geraadpleegd of te hulp
geroepen wordt, evenals dit met deskundigen geschiedt. Maar de admini
stratie behoort evenmin tot het archief, zodat men haar daarbij niet als
dynamisch archief kan inlijven.
Naar aanleiding van de door mij in mijn definitie gebruikte term „afdoen"
vraagt de heer Van der Gouw zich af, of van de rechtshandeling, welke
voor het tot standkomen van het rechtsfeit noodzakelijk is, wel ooit gezegd
kan worden, dat zij de laatste is. Zal de zaak later mogelijk nog eens op
gerakeld worden? Bij de beantwoording laat ik kortheidshalve de gevallen
59
van het besluit-in-serie, het hoger beroep of de aflopende termijn buiten
bespreking. Inderdaad doet het door de heer Van der Gouw gegeven geval
zich voor, maar dan is m.i. een nieuwe rechtszaak aanwezig, tot de afwik
keling waarvan het betreffende archiefbescheid geraadpleegd wordt. Het
wordt voor dat doel gelicht en na gebruik op zijn oorspronkelijke plaats
(zowel van de inventaris als in de bewaarplaats) teruggebracht.
Wat echter te doen, als de ambtenaar twee samen verweven zaken in be
handeling heeft, zo meen ik in het betoog van de heer Van der Gouw te
lezen, deze in één dossier behandelt en er dus twee van elkander onafhanke
lijke besluiten dienen genomen te worden? Immers is daarvan het gevolg,
dat de bescheiden van dat dossier door de eerst genomen beslissing reeds
tot archivalia gestempeld worden, terwijl zij voor het overige nog als admi
nistratief te boek staan. M.i. heeft men hier het geval van de Siamese twee
ling nagebootst. Op de echte voert men tegenwoordig nog bij zijn leven een
operatie van scheiding en deling uit en voor de administratieve raad ik het
zelfde te doen, tenzij men er de voorkeur aan geeft deze speling der archi
vistiek als een curiosum in de bewaarplaats bij te zetten.
De heer Van der Gouw laat zich door de menigte der zaken, die in een
grote administratie behandeld moeten worden, m.i. te veel afschrikken. Niet
het aantal, maar de soort der stukken hij noemt dit, als ik hem goed be
grijp, accent doet het hem. In zake een grote administratie heb ik geen
practische ervaring, maar ik zie niet in waarom de verdeling der sporten
voor de kundige of zelfs slechts zorgvuldige archivaris moeilijkheden moet
opleveren.
Maar, schrijft hij, het komt op de practijk aan, en nu gaat het m.i. er om.
of de berg naar Mohammed of Mohammed naar de berg moet komen. Ik
moge dit door een voorbeeld verduidelijken. Tot mijn verwondering vond
ik in een inventaris het notulenboek als (kortweg) notulen beschreven. Och,
lichtte men toe, het eerste is zo omslachtig en geleerd, en met het tweede
begrijpt ieder toch waarom het gaat. Dit laatste nu betwijfel ik. Voor den-
gene, die uit die notulen voor geschiedschrijving wil verzamelen, moge dit
tot zekere hoogte het geval zijn, maar voor de administrateur is het mis
leidend, is deze integendeel, zo hij ter zake kundig is, gerechtigd daaruit tc
lezen, dat bedoelde notulen de wettelijke kracht missen. In feite is zulk
een inventaris de geëigende blinde leider van blinden, en als de heer Van
der Gouw de onwetendheid van sommigen van hen, die met archieven moeten
omgaan, te hulp wil komen door tot hun peil af te dalen, dan brengt hij
slechts zijn beroep en zich zelf in discrediet.
In den grond der zaak gaat het dus m.i. om een zaak van het allergrootste
belang, waaruit ook het dringend vertoog van de heer Van der Gouw te
verklaren is, en om een ernstig misverstand. Hij is er van overtuigd, dat
mijn definitie van het begrip archief niet meer van deze tijd en voor de
nieuwe archieven niet meer bruikbaar is, hetgeen terecht, indien juist, als een
verwijt zou klinken.
M.i. is zij echter springlevend en actueel en ligt de fout der laatste jaren
daaraan, dat men zich door onbevoegden men passé op dit woord mijn
opmerking omtrent „notulen" toe iets heeft laten opdringen. Het zij verre
van mij om hun goede trouw en belangstelling en hun kundigheid inzake ad
ministratie in twijfel te trekken, maar zij hadden, wat mij betreft, het archief
