132
ik een zinsnede uit een brief van Gedeputeerde Staten van Limburg uit
het jaar 1939, waarin dit college, op voorstel van den rijksarchivaris in
Limburg, tevens provinciaal inspecteur der gemeente-archieven, als volgt
zijn meening ter zake formuleerde: Daarnaast behooren dan echter ook
van de afdeeling Registratuur al die stukken naar de brandvrije centrale
archiefbewaarplaats, onder beheer van een afzonderlijk archivaris, over
gebracht te worden, welke in het geheel niet meer of nog slechts bij hooge
uitzondering noodig zijn voor de behandeling der zaken voor den loopen
den dienst". Stukken, die m.a.w. een consultatief of retroactief karakter
hebben gekregen, behooren in de „kluis" te worden geplaatst, waar zij
bovendien uit oogpunt van veiligheid ontegenzeggelijk beter bewaard kun
nen worden.
De kluis is geheel uit gewapend beton opgetrokken, terwijl zich in de
muren geen vensters bevinden en de ligging in het sousterrain zoodanig
centraal is, dat zij van alle zijden beschermend omgeven wordt door
gangen, waaraan weer dienstvertrekken gelegen zijn. Zij heeft een opper
vlakte van 9 X 10.50 m op den beganen grond, terwijl een ijzeren
wenteltrap toegang geeft tot een bergruimte, van soortgelijke constructie,
groot 9 X 5 m. Een gemeente als Heerlen kan hiermede jaren volstaan,
zeker, wanneer t.z.t. in het Nederlandsch archiefwezen het Amerikaansch
systeem van bewaring der stukken zal worden toegepast. Door het micro
filmen van alle bescheiden, die na dit technische proces vernietigd worden,
reduceert men de groote papiermassa tot een aantal filmrolletjes. Lees-
apparaten brengen de te raadplegen 'tekst in letters van normale grootte
onder het oog. Hoe radicaal deze methode ook klinkt, biedt zij het groote
voordeel, dat het plaatsruimte-vraagstuk, waarvoor menig archivaris bij
het voortzetten onzer verouderde methode van het bewaren van alle origi-
nalia zal komen te staan, op afdoende wijze voor een verre toekomst zal
zijn opgelost. Het belang van een archief ligt o.a. niet in het aantal
strekkende meters, maar in het conserveeren van den tekst. Dit laatste
is wezenlijk. En wanneer zulks evengoed bereikt kan worden met het
vastleggen van den tekst op microfilmen met opruiming van een massa
papier, waarom niet? Voor ons historisch gevoel lijkt zulks zeer stuitend,
nochtans zal de praktijk, vooral bij grootere archiefdiensten, in deze rich
ting moeiten gestuwd worden. Natuurlijk dient men bij het vernietigen
der gemicrofilmde bescheiden oordeelkundig te werk te gaan, vooral waar
het collection charters, cartularia enz. betreft.
Het op logische grond toe te passen scheidingsbeginsel werd -bij besluit
van den Burgemeester, ter waarneming van de taak van B. en W., d.d. 30
April 1943, op 1 Mei d.a.v. ingevoerd. Dientengevolge berusten thans in
de „kluis behalve de oudste en oudere archieven van vóór 1919, de
archieven van de besturen der gemeente, van hare ambtenaren en com-
missiën, dagteekenende van na 1918, voor zoover de in die archiefstukken
opgenomen zaken als afgehandeld zijn te beschouwen. Voor sommige
zaken kan zulks reeds tijdens het loopende kalenderjaar geschieden, voor
andere over vier a vijf jaren. De datum krijgt hier slechts een secundair
133
karakter. T.a.v. de archieven der gemeente-bedrijven, van de instellingen
en andere diensten is bepaald, dat dezulken naar het centraal depót moe
ten worden overgebracht tct het jaar 1934. Het aanhouden van het
chronologisch criterium houdt hier verband met een methode van classi-
fioeering, die ligt tusschen de streng doorgevoerde dossiervorming ter
secretarie en het indicateurstelsel, welke methode momenteel nog op die
bureaux wordt toegepast.
Ten einde aan den verantwoordelijk beheerder over dit gedeelte der
gemeente-archieven, zijnde 450 strekkende meter, de door de wet ver-
eischte zelfstandigheid te geven, kreeg bij besluit van den Burgemeester,
waarnemende de taak van den Gemeenteraad, de archivaris zijn benoe
ming overeenkomstig art. 15 laatste alinea der gewijzigde Archiefwet.
Een „archiefverordening" en een „instructie voor den gemeente-archiva
ris" voltooiden de formeele zijde, vereischt om den „Dienst van het
gemeente-archief" naar buiten zijn zelfstandigheid te geven.
De oplossing welke het gemeentebestuur van Heerlen door de invoe
ring van deze maatregelen aan het probleem der „nieuwe archieven heeft
gegeven, veroorzaakte practisch onmiddellijk het gevolg, dat het archief
m hooge mate aan actueele beteekenis toenam. Bij de bestudeering van
loopende kwestiën op de bureaux is de behoefte gebleken, dat vrij talrijke
bescheiden als retroacta ofwel in de „kluis" ter inzage worden gegeven
ofwel voor uitleening in aanmerking komen. De ambtenaar, die hiermede
belast is, registreert gemiddeld 700 uitleeningen per jaar. Elk dossier
wordt voorzien van een stempel en van de jaren, waarover de kwestie
loopt. Op regelmatige tijden wordt gerappelleerd. De afvloeiing van afge
handelde stukken, afkomstig van de Registratuur, vindt normaal door
gang en beliep over het kalenderjaar 1945 nagenoeg 2500 dossiers.
De reorganisatie van het Nederlandsch archiefwezen, die al dan niet
naar het voorbeeld van Heerlen t.z.t. elders ook aan de orde zal komen,
doet, wil men het vraagstuk der „nieuwe archieven op de een of andere
manier tot oplossing brengen, ook een herziening verwachten van de
bestaande examen-eischen en van de klasse-indeeling der gemeenten. Het
is immers duidelijk, dat men geen bekwame en geschikte candidaat kar
zijn om het beheer te voeren over archieven, die een geheel ander karakter
dragen dan de stukken, welke wij met „oud" bestempelen, tenzij men
een inzicht heeft verworven van een modern administratiefrechtelijk appa
raat, kennis draagt van de voornaamste wettelijke bepalingen, in zoover zij
normgevend zijn bij de classificeering en last not least een grondige
studie van het ordeningssysteem volgens de code decimal heeft gemaakt.
Naast deze theoretische grondslag moet de practijk de studie aanvullen
met een stage, die vanzelfsprekend het meest geschikt kan geschieden
aan die archiefdiensten, waarin „nieuwe archiefdiensten" zijn onder
gebracht.
Bij deze ontwikkeling van zaken kan een herziening der klasse-indee
ling van gemeenten, zooals deze bij K. B. van 2 Sept. 1919, St. no. 551,
is geregeld, redelijk worden geacht. De thans bestaande indeeling steunt
