24
De Inspecteur van den Geneeskundigen Dienst der Landmacht
wenschte zijn archief tot een zeker jaar op te ruimen. Allereerst
moet ik opmerken, dat van verschillende inspecties van wapens van
de Landmacht de archieven tot een bepaald jaar op het A. R. A.
berusten, dan wel goed bewaard worden op de bureaux. Alleen op
grond hiervan pleitte alles er tegen, om nu het archief van de Inspectie
van de Geneeskundigen Dienst wèl op te ruimen. Echter bleek na
een gehouden onderzoek, dat het overgroote deel der stukken van
dit archief zeker niet voor vernietiging in aanmerking behoorde te
worden gebracht. De I, G. D. L. toch is de autoriteit, die te be
slissen heeft over alles, wat de geneeskundige verzorging van het
leger te velde en in de stellingen alsmede wat de inrichting der
hospitalen enz. betreft. Alleen van de meest belangrijke zaken berust
de beslissing bij den Minister van Defensie, waardoor het te verklaren
archief bewaard moet blijven, derhalve notulen, brievenboeken en
verslagen, altijd, wanneer niet in een ander archief, welks bestuur
boven dat van het eerstgenoemde staat, al die stukken ook te vin
den zijn. Evenzoo kunnen stukken, waarvan door een of andere in
stantie afschriften aan een hoogere instantie zijn gezonden, soms
vernietigd worden, en het is voorts welhaast van zelf sprekend, dat
hoogst onbelangrijke correspondentie in ieder geval kan worden weg
gedaan. Men zij echter voorzichtig met de woorden belangrijk of
minder belangrijk, vooral wanneer deze door de administratie als crite
rium van vernietiging worden aangegeven. In de practijk toch is het
gebleken, dat deze woorden een gevaar kunnen opleveren. Wanneer
door een of andere administratie een lijst wordt ingediend van stuk
ken, welke zij voor vernietiging vatbaar acht, komt daarop niet zelden
voor: „brieven of stukken van weinig belang". Een dergelijke om
schrijving laat te veel over aan het oordeel van den ambtenaar, die
met het uitzoeken der op te ruimen stukken belast is. Men kan er
op een zeker tijdstip van overtuigd zijn, dat de schifting der archief
stukken door den daarmede belasten ambtenaar met de meest mo
gelijke zorg geschiedt, maar een opvolgend ambtenaar kan juist
door het woord „belangrijk" vrijheid vinden, om op grootere schaal
te gaan vernietigen, zoodat continuiteit of gelijkheid in het systeem
van opruiming ontbreekt. Daarom is het aan te bevelen, bepaalde
categorieën van stukken op te noemen, welke vernietigd kunnen worden.
Aanbeveling verdient het overigens, om op de lijsten der te
vernietigen stukken tevens als algemeene regel te vermelden, dat
alle niet er op voorkomende stukken bewaard moeten blijven. Dit
kan van belang zijn; het kwam o. a, ter sprake bij het opmaken der
lijsten van de archieven van den Commandant der Marine te Willems
oord en van diens onderhebbende commandanten alsmede van de
archieven van de Rijkswerf en van de Inspecteurs van het Loods
wezen, welke in het jaar 1936 zijn samengesteld. Na eenige bezoeken
aan Willemsoord en andere plaatsen toch bleek mij, gelukkig nog
tijdig, om vergissingen te voorkomen, dat eenige ondergeschikte
ambtenaren van meening waren, dat, wat niet op de lijst voorkwam,
volkomen vogelvrij was verklaard, dat men daarmede kon handelen
naar believen en dat men slechts behoefde te bewaren gedurende
de gestelde termijnen die stukken, die op de lijsten vermeld waren.
Voor alle zekerheid is toen nog eens uitdrukkelijk op het tegen
overgestelde gewezen.
In dit verband moet mij nog een opmerking van het hart. Naar
mijn meening zal het op den duur aanbeveling verdienen te bepalen,
dat naast de lijsten van vernietigbarè stukken ook lijsten worden
25
opgemaakt van de stukken, welke bewaard moeten worden. Immers,
het is voor den tot beoordeelen geroepen archivaris dikwijls heel
lastig te bepalen, wat weg kan, als hij niet eerst weet, wat er
bewaard wordt. Daarbij komt, dat, wel beschouwd, de handeling
van het vernietigen, welke in haar aard negatief is, slechts middel
is, om te komen tot het doel, het vast stellen, van wat bewaard
wordt, iets postitiefs dus. Mijns inziens zou er zich niets tegen ver
zetten, om, zulks tevens ter vergemakkelijking voor den archivaris,
de administratie uit te noodigen, bij het indienen der lijsten van voor
vernietiging in aanmerking komende stukken tevens lijsten van de
te bewaren stukken in te dienen,
Allerlei factoren kunnen oorzaak zijn, dat een of andere admi
nistratie wenscht over te gaan tot het opruimen van haar achief.
Tot voor eenige jaren kwamen de verzoeken daartoe aan den Alge-
meenen Rijksarchivaris sporadisch binnen, totdat er een „hausse" in
de vernietigingsvoorstellen kwam, toen de Luchtbeschermingsdienst
het noodzakelijk achtte om, met het oog op brandgevaar, de zolders te
ontruimen. De neiging om op te ruimen ging toen tengevolge van het
ontstane ruimtegebrek soms zoo ver, dat men archieven wilde op
offeren, welke men vroeger in geen geval had willen missen. Gelukkig
kon ook hier de Rijksarchiefdienst remmend optreden, teneinde onheilen
te voorkomen. Ik wil U in dit verband een paar achieven noemen,
welke naar ons oordeel niet in aanmerking kwamen om vernietigd
te worden, waaruit U dan tevens kunt vernemen, welke maatstaven
bij de beoordeeling werden genomen.
