46
Maatregelen in het belang van inzendingen op
tentoonstellingen.
Op de algemeene vergadering werd reeds in het algemeen de
wenschelijkheid uitgesproken om maatregelen te treffen tegen gevaar
voor beschadiging of verlies van archiefstukken ten gevolge van
inzending op eene tentoonstelling. Voor eene nadere bespreking van
de door het bestuur vastgestelde bepalingen ontbrak echter de tijd.
Het schijnt mij daarom niet ongewenscht, om, mede tot vergemakke
lijking der in 1926 te houden bespreking, aan de formuleering hiervan
enkele korte beschouwingen te wijden.
Ik ga hierbij uit van het standpunt, dat elk beheerder de dubbele
taak heeft, om de hem toevertrouwde schatten van zooveel mogelijk
nut te doen zijn voor het heden en tevens om het behoud hiervan
voor de toekomst te verzekeren. Beide standpunten kunnen met
elkander in strijd geraken en dan dient het behoud voorop te staan.
Vandaar, dat men zich moet verheugen, als men door inzending op
eene ernstig opgezette tentoonstelling het nut hiervan kan verhoogen
en de in te zenden stukken tot een ruimer kring kan doen spreken,
doch dit mag nooit geschieden ten koste der inzending of onder
omstandigheden, die een ernstig gevaar hiervoor kunnen opleveren.
Dit gevaar nu schuilt soms in een gebrek aan verantwoordelijk
heidsgevoel bij het tentoonstellingsbestuur, dat de inzendingen meer
beschouwt als eene verhooging van de aantrekkelijkheid van het
geheel en daarbij geen rekening houdt met het nadeel, dat kan
ontstaan door beschadiging of verlies van de grootendeels moeilijk
of niet te vervangen inzendingen, waardoor deze zoozeer verschillen
van andere zaken, waarvan de risico bij verlies door eene assurantie
kan worden gedekt. Niet minder echter is de risico, dat op zich zelf
welwillende personen in de herriedagen voorafgaande aan de opening
47
eener tentoonstelling verzuimen om de noodige voorzorgsmaatregelen
te nemen, en dat na de opening bij hen eene verslapping intreedt,
die het toezicht doet overlaten aan zaalwachters en andere minder
geschoolde krachten, en die vooral tegen en na de sluiting voelbaar
wordt, als voor een deel der bestuursleden de aardigheid er begint
af te raken en de overigen daardoor met werk overstelpt worden.
Het meest afdoende zoude zijn, indien eene centrale commissie kon
gevormd worden, die voor elk bijzonder geval de voorwaarden voor
inzending had vast te stellen en die daarbij rekening kon houden met
personen en omstandigheden. Wanneer deze commissie tevoren een
onderzoek kon instellen en daarna advies zenden aan de beheerders,
zoude dit advies, ook zonder dwang, vrijwel voor allen bindend worden,
daar weinigen de verantwoordelijkheid voor minder strenge voorzorgen
zouden willen aanvaarden. De centrale commissie zoude dan tevens
aangewezen zijn voor een doorloopend toezicht op de naleving der
bepalingen en den aangewezen schakel vormen tusschen beheerders
en tentoonstellingsbesturen. Hiertegenover staat echter, dat het allicht
moeilijk zal vallen om eene commissie te vormen van deskundigen,
die de verantwoordelijkheid voor dit werk zal willen aanvaarden.
Zoolang eene dergelijke commissie ontbreekt, is het echter des
te meer gewenscht om eenige regelen vast te stellen, die overigens
ook voor die commissie als richtsnoer van belang kunnen zijn.
Vooreerst dient onderscheid gemaakt te worden tusschen archi
valia en andere in een archiefgebouw aanwezige verzamelingen of
voorwerpen (prentverzameling, bibliotheek, banden, stempels, enz.).
Voor de tot deze verzamelingen behoorende stukken, voor zooverre
van niet overwegend belang, kan naar omstandigheden van de voor
archivalia te stellen zwaardere eischen worden afgeweken. Doch
ook voor archivalia dienen de eischen niet onnoodig verzwaard te
worden en is het b.v. overdreven om overbrenging door een beambte
te eischen, als dezelfde stukken geregeld van het eene archief naar
het andere als aangeteekende stukken verzonden worden. Persoonlijk
geleide is kostbaar en onttrekt de beambten onnoodig aan hun archief
werk. Bij de inrichting der tentoonstelling zelf zal zoo'n bode schromelijk
in den weg loopen, wanneer hij zich ook nog met het plaatsen en
wegnemen moet bemoeien. Slechts in zeer bijzondere gevallen zoude
ik daarom dezen eisch willen toelaten, met name wanneer de aard der
inzending speciaal gevaar voor beschadiging oplevert. In het tentoon
stellingsbestuur zelf wil ik den waarborg zoeken en wel door een der leden
Omdat de beschrijvingsbrief onzer laatste Algemeene Vergadering niet in
het Archivenblad is opgenomen, maar afzonderlijk aan de leden toegezonden, drukken
wij hier nog eens af de door het Bestuur voorgestelde motie:
„De vergadering is van oordeel, dat tot het uitleenen van in een archief
depót bewaarde stukken ten behoeve eener tentoonstelling alleen behoort te
worden overgegaan onder deze voorwaarden
a. dat de stukken achter glas in gesloten vitrines worden tentoongesteld
in eene lokaliteit, die naar het oordeel van den archiefbeheerder, uit wiens
archief de stukken afkomstig zijn, voldoende veiligheid, ook tegen brandgevaar,
biedt en onder voortdurend toezicht van het bestuur der tentoonstelling staat;
b. dat in de lokaliteit, waarin de stukken bewaard worden, niet wordt
ger°c. dat de stukken - op kosten van het bestuur der tentoonstelling -
door een beambte van het archief, waaruit zij afkomstig zijn, worden gebracht,
geplaatst, weggenomen en teruggebracht. (N. v. d. R.)
9 Deze eisch schijnt door het bestuur ook meer als een maximum gesteld te
zijn, waarvan naar omstandigheden kan worden afgeweken.
