120
de overige stukken zich laten invoegen. Concepten gaan vóór minuten,
minuten vóór net-exemplaren. Zonder ingekomen stukken zijn reso-
lutiën ondenkbaar, welke laatste in werkelijkheid de voorloopende
oorzaak van de uitgaande stukken vormen. Begrootingen gaan aan
de mandaten van betaling vooraf; dan volgen de uitgaven, waarvan
blijkt uit de acguitten, die met de verschillende „boeken" weder het
opmaken van de rekeningen mogelijk maken. Zoo biedt voor de
afdeelingen de volgorde in de functiën een door de zaak zelve mee
gebracht indeelingsprincipe. Men kan tegenwerpen, dat een aantal
stukken, met name die betreffende de rechten, buiten het kader zullen
vallen en dit is zonder twijfel juist, maar mag dit een bezwaar zijn
tegen het in redelijke volgorde stellen van die archiefbestanddeelen,
welke zich daartoe wèl Ieenen?
A. MEERKAMP VAN EMBDEN.
De beteekenis van het decimaal registratuurstelsel van de
Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten voor de
gemeentelijke archiefordening.
De voor de Rijksadministratie bij K. B. van 4 September 1823,
No. 7 verplichtend gestelde methode van chronologische ordening der
archieven heeft ook haar stempel gezet op de gemeentelijke archieven
van dien tijd.
Vrij algemeen werd toen aanvaard de chronologische ordening
der stukken. Eerst in latere jaren, toen de bemoeiingen der gemeenten
langzamerhand (in de laatste jaren in een snel tempo) zich gingen
uitbreiden, werd duidelijk, dat de methode van chronologische orde
ning zich niet kon handhaven. En niet alleen is zulks gebleken bij
de gemeentelijke archiefordening, ook bij de Rijksadministraties heeft
de behoefte aan eene andere methode van archiefordening zich
geopenbaard. Evenwel, door het gebiedend voorschrift van voren-,
genoemd K. B., „het archief zal steeds in een tijdrekenkundige orde,
ingevolge de nummers der algemeene agenda's moeten gerangschikt
zijn en nimmer naar de verschillende onderwerpen (par ordre des
matières) kon daar in het algemeen van eene verandering in de
practijk weinig zijn te verwachten, al heeft het niet ontbroken aan
pogingen om aan het knellend voorschrift van chronologische ordening
te ontkomen.
121
Bij de gemeenten was dit andersgeen wettelijk voorschrift
noodzaakte haar de archieven te blijven ordenen volgens een systeem,
dat voor de practijk der administratie in dezen tijd niet meer past.
De gemeentelijke archiefordening ontwikkelt zich geleidelijk in de
richting van het dossierstelsel, tegenwoordig bij de administratie vrij
algemeen erkend als de methode voor eene behoorlijke ordening der
nieuwere archieven. De eerste symptomen dezer ontwikkeling werden
gegeven door de indeeling der indicateurs en in aansluiting daar
aan de ordening der stukken naar rubrieken, die, in den beginne
zeer algemeen en vaag omschreven, later meer en meer gedifferen
tieerd en nauwkeuriger omlijnd werden. Dit leidde ten slotte tot eene
ordening der stukken „par ordre des matières" met geheele of gedeel
telijke loslating der chronologische ordening. De indicateur, de basis
voor de chronologische ordening het nummer van inschrijving in
den indicateur gaf voor ieder stuk afzonderlijk de plaats in het archief
aan verloor hare beteekenis. In plaats daarvan kwam een plan
van ordening der onderwerpen, het z.g. registratuurplan.
Tweeërlei methoden voor de samenstelling van het registratuur
plan zijn naar voren gekomen, n.l. de alphabetische en de systema
tische indeeling der onderwerpen.
Eene vergelijkende beschouwing over de waarde van deze
methoden voor dit doel, valt buiten het bestek van dit artikel. Een
in het oog springend verschil is evenwel, dat de alphabetische indee
ling zeer willekeurig is, dat zij de onderwerpen niet plaatst in een
logisch verband, terwijl juist de systematische ordening beoogt een
indeeling te verkrijgen, die niet willekeurig, daarentegen logisch is.
Omtrent de vraag, welke dezer methoden van ordening de voor
keur verdient, heeft de Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten
zich doen voorlichten door eene Commissie, ingesteld om een regi
stratuurplan samen te stellen voor de ordening der archieven van
alle Nederlandsche gemeenten.
Opgemerkt zij, dat met dit stelsel wordt beoogd het verkrijgen eener behoor-
I e en umverseele ordening der nieuwe gemeentelijke archieven.
h De Commissie was samengesteld als volgt:
C. VAN DEN BERG, Secretaris van de Dir. der Verg. van Ned. Gemeenten;
A. BOOGERMAN, Registrator der gemeente Amersfoort;
Mr. R. BllLSMA, Archivaris bij het Alg. Rijksarchief, 's-Cravenhage;
Dr. H. P. COSTER, Archivaris der gemeente Groningen;
E. VAN D.OUWEN, Burgemeester der gemeente Baarderadeel
J. C. P. HeSSING. Hoofdambtenaar ter secretarie van Arnhem;
S. ISRAELS, Secretaris der gemeente Smallingerland
A. lONGBLOED, Burgemeester der gemeente Sleen;
Mr. A. lONKER, Directeur der Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten;
H. Th. KLEIN, Directeur der Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten;
P. NOORDENBOS, Registrator der Vereeniging van Ned. Gemeenten;
Mr. G. A. VAN POELJE, Referendaris ter Secretarie van 's-Gravenhage;
Mr. Dr. H. ROMEIJN, Gewezen Secretaris van den Rijkswoningraad;
A. ZAALBERG, Directeur van het Nederlandsch Registratuurbureau.
