118
Zoo zien wij dan ook dikwijls, dat een archiefbehandeling, die uit
sluitend op niet-kostbare, snelle hulp aan de administratie gericht is, de
dossiervorming, waarvan de rangschikkers der 17e en 18e eeuwsche ar
chieven de groote bezwaren ondervinden, weder te voorschijn roept en
weder dikwijls tegenover het indicateur-stelsel laat zetten, dat juist met
het oog op het wegraken der stukken werd gewaardeerd.
Gelukkig komt men van een en ander terug; ook in dit systeem zien
wij den indicateur weder terug, zij het dan ook voor een beperkt gebruik.
De heer Lakeman zegt het op blz. 18 met zooveel woorden: na ontvangst
en na voorzien te zijn van een stempel-afdruk worden zij „ingeschreven
op het Dagboek of den Indicateur, hetgeen ter verzekering van het te loor
gaan der stukken moet worden gehouden"; de spatieëering is van den
schrijver.
Het hervormen dezer praktijk-menschen brengt echter nog andere
bezwaren met zich. In de eerste plaats bepalen zij zich al te zeer tot hun
eigen archief of hoogstens tot die hunner ambtgenooten, en het daaruit
ontstane gevaar is grooter dan men wel denkt. Zij zien niet de groote
voordeden van het herkomstbeginsel in en laten de archieven van den
Burgemeester, van Burgemeester en Wethouders en van den Gemeenteraad
door elkaar loopenzij bemerken deze fout niet omdat deze drie besturen
één secretarie hebben en de eene bestuurder spoedheidshalve de plaats van
den andere kan innemen. In deze fout valt de heer Lakeman wel: hij
bespreekt wel het geval, dat elke afdeeling zijn eigen registratuur heeft,
doch niet dat de Raad een eigen registratuur bezit, wat best mogelijk is.
Een derde fout is gelegen in het feit, dat tegelijk met het doordringen
van het moderne dossierstelsel de klappering een groote verbetering on
derging, zoodat bijna ongemerkt opberging en klappering te gelijk
behandeld werden en men het groote onderscheid dezer twee uit het oog
verloor. Ik kan het verschil niet beter laten voelen dan door de lezers
van dit artikel in een groote, nieuwerwetsche bibliotheek te leiden.
Alle boeken worden daar door den opberger niet naar den inhoud, doch
naar grootte (lengte) en breedte gerangschikt, en dan zóó gezet, dat zij
zoo weinig mogelijk plaats innemende afstand der planken is slechts
iets grooter dan de grootte der boekendie plaats van berging wordt in
het stamboek vermeld.
De verschillende kaartotheken, zooals het bij den heer Lakeman heel
mooi heet, de verschillende klappers zooals een gewoon mensch ze zou
noemen, verwijzen nu allen naar de plank en de plaats op de plank,
die voor niemand van belang is, dan voor den wegzettende, resp. voor
den dag halenden beambte, en voor dezen zijn alle andere klappers zonder
eenige waardeslechts het stamboeknummer zal hij zoo nu en dan behoeven
om in twijfelachtige gevallen de plaats te kunnen vinden. Deze twee ge-
119
tallen zijn dus voor den lageren bibliotheekambtenaar van het grootste
gewicht. Maar is het anders met een archiefstuk? Is voor den lageren
archiefambtenaar de plaatsbepaling niet hoofdzaak? En komen wij zoo niet
tot de grootste fout van het opbergen naar datum van inkomst resp. uit
gang? Voor de geschiedenis van een eenigszins belangrijke zaak zijn een
groot aantal stukken noodig, die niet, zooals bij boeken, zóó in de kast
kunnen worden gezet en er zóó uitgehaald, doch waarvoor een veel tijd-
roovender en zorgvuldiger behandeling vereischt wordt. Een aantal porte
feuilles een voor een uit de kast halen en er weer inzetten, in elk ervan
gedeeltelijk blaadje voor blaadje zorgvuldig oplichten tot het gezochte ge
vonden wordt, de voorgaande papieren omslaan, het bewuste stuk er uit
nemen, een verwijzingspapiertje er voor in de plaats leggen, de papieren
weer keurig netjes op elkaar leggen, de portefeuille weer sluiten enz.
Vóór deze bezigheden dienen de noodige klappers opgezocht te
worden, en alles geschiedt met de zekerheid dat bij een volgende gelegen
heid precies dezelfde stukken bij elkaar moeten worden gebracht, daar zij
„bij elkaar behooren".
Zeer zeker, de oplossing met berging in dossiers lag in den aard der
zaak; het was maar de vraag, hoe nu te doen, hoe de dossiers te rang
schikken. Men kan ze chronologisch ordenen, zooals mij nog altijd het
geschiktste voorkomt voor de massa, die toch slechts zeer weinig geraad
pleegd wordtmen kan ze ook op onderwerpen volgens een vast systeem
opbergen. De heer Lakeman doet dit laatste en geeft eenigszins als proef
in zijn index de uitwerking van zijn systeem.
Aan de bespreking daarvan ben ik echter nog niet toevooreerst kan
ik zijn „praktijksysteem" niet loslaten. Hij heeft zijn „kaartotheek" met
de hoofdkaarten, waarop de stukken van het dossier in chronologischen
vorm voorkomen en die volgens dezelfde regeling als de stukken zelf
worden opgeborgen; hij heeft er een, waarin alle dossiers in alphabetische
volgorde voorkomen, en hij heeft afzonderlijke kaartklappers op enkele
soorten dossiers. Het is de vraag, of dit laatste wenschelijk is en of het
niet beter is, een klapper van alle personen, waarmede de gemeente in
een of ander opzicht te doen heeft gehad, te vervaardigen en een topo
grafische, die voor elke straat en elk huis alle wetenswaardigheden vermeldt,
die de stad in zijn administratie van noode heeft, zooals bouwvergunning,
aanleg van waterleiding, voorgekomen branden enz., die dikwijs een
niet te versmaden aanwijzing kunnen geven. Ik geef toe, dat gebruik van
ruitertjes enz. het bezit van kaartklappers op afzonderlijke gedeelten daar
naast gewenscht doen zijn.
Bij het lezen van het boekje viel mij de overal wederkeerende op
wekking op, toch zoo nauwkeurig mogelijk te zijn, telkens controle te
houden, te maken dat de dossiers niet uit elkaar worden genomen en zoo
