54
Het zal bij elke overbrenging van dossiers gewenscht wezen,
bovendien over te nemen de papieren, behoorend tot de registratuur,'
daar deze voor het raadplegen van het archief moeilijk gemist kunnen
worden. Vooral komt het aan op het repertoire der dossiers, dat in
chronologische volgorde een inventaris van alle aangelegde dossiers
bevat.
9. Het is in geen geval wenschelijk, dossiers samen te stellen uit
de papieren van verschillende zelfstandige archieven.
In het algemeen is het gewenscht, dat de archieven van de verschil
lende organen van een ambtelijk lichaam op dezelfde wijze geregeld worden
echter moet machtiging gegeven kunnen worden voor een bepaald archief
een eigen organisatie in te voeren
De archieven van de zelfstandige organen eener corporatie moeten
afgescheiden blijven van elkander. Voor de gemeentelijke administratie
houdt, dit in, dat naast het archief van het college van B. en W.
gevormd zullen worden een Raadsarchief, een Burgemeestersarchief,
archieven van de commissies van beheer en van die van advies, enz.
enz. Door deze afscheiding wordt bereikt, dat bijv. de raadsleden
geen inzage krijgen van de stukken, die B. en W. niet te hunner
kennis willen brengendat de stukken betreffende politiezaken, onder
den burgemeester ressorteerend, slechts aan dezen bekend blijven. In
de tweede plaats biedt deze afscheiding het voordeel, dat de commissies
van bijstand met heur eigen archief zullen kunnen arbeiden. Te
denken valt hier bijv. aan het geval, dat een commissie van advies,
vergaderend in een localiteit buiten het raadhuis, erop gesteld is,
haar minuut-adviezen en andere stukken naar verkiezing te kunnen
raadplegen.
Dat het wenschelijk is, dat de archieven der verschillende organen
van hetzelfde bestuurslichaam (b.v. Burgemeester, B. en W., Gemeente
raad enz.) op dezelfde wijze volgens hetzelfde systeem geordend
worden, springt in het oog. Echter moet aan de verschillende organen,
die een eigen archief vormen, de vrijheid gelaten worden, dat archief
zoo te ordenen als voor die administratie het doelmatigst is. Ten
slotte hindert het niet erg, als het archief van het electrisch bedrijf
volgens een ander stelsel is geordend dan Jiet archief van B. en W.
10. Stukken van geheimen aard behooren niet in de dossiers te
worden opgenomen, maar geordend 'tot eene afzonderlijke serie, welke
parallel loopt aan de hoofdserie van dossiers.
Zoodoende wordt voldaan aan de eisch, om de eene serie toe
gankelijk te kunnen stellen en de andere gesloten te houden.
55
11. Zoolang de indeeling der rekening niet aansluit bij het registra
tuurplan, bestaat er bezwaar, de bijbehoorende documenten op te nemen
in de dossiers.
De gegevens, die de rekening met bijlagen over hare onderver
deelingen bevat, worden verspreid, wanneer de documenten anders
worden geordend dan de rubriceering der rekening aangeeft. De
oplossing zou dus hierin moeten bestaan, dat afschriften der rekening
posten en der acquitten in de dossiers werden ingevoegd, terwijl de
rekening zelve met hare documenten intact werd gelaten. Een stap
in deze richting is reeds gedaan door de werkwijze, gevolgd bij de
afdeeling Comptabiliteit Hoofdbestuur Posterijen en Telegrafie; bij
deze administratie heeft men naast de rekening een index in gebruik,
op welken de verschillende rekening-posten bibliografisch zijn gerubri
ceerd.
12. In een archief mogen slechts officieele stukken of afschriften
daarvan worden opgenomen.
In deze paragraaf is uitgedrukt, dat het streven om een archief
te hervormen tot een documentatiebibliotheek moet worden tegen
gegaan. De bewaarplaats der stukken met documentaire beteekenis
blijve de onafhankelijk van het archief ingerichte bibliotheek ten dienste
van het bestuursorgaan.
13. In den regel zal elk dossier stukken bevatten over meer gelijk
soortige zaken.
Deze wijze van vorming van de dossiers wordt medegebracht
door het bibliografisch stelsel. De rubriceering of Massificatie toch
strekt zich slechts uit tot de onderwerpen, en niet tot elke afzon
derlijke zaak of op zich zelf staand geval. Door het bijeenhouden
der stukken over gelijksoortige zaken is het mogelijk de antecedenten
na te gaan, waarvan de kennis noodzakelijk is tot richtig verstand
van een bepaald geval.
Natuurlijk is het gewenscht in elk dossier de verschillende zaken
(door afzonderlijke omslagen bijv.) uit elkander te houden.
14. Wanneer de inhoud van een stuk op meer dan één dossier
betrekking heeft, is het gewenscht dit stuk, hetzij in afschrift hetzij in uit
treksel, in elk dezer dossiers in te voegen.
15. Tot het verkrijgen van gelijkluidende exemplaren van een stuk
verdient mechanische verdubbeling (typeering) de voorkeur.
