52
vertaald. Deze totstandkoming bij internationaal gemeenschappelijk
overleg zal den waarborg opleveren voor de deugdelijkheid van rubri
ceering. Aan dit vereischte voldoet niet het systeem Dewey in de
uitwerking van het Brussélsche „Institut International de Bibliographie",
daar wij hier te doen hebben met een arbeid, die geenszins het resul
taat is van algemeene samenwerking. Zoolang er een eigenlijk inter
nationaal wetenschappelijk stelsel blijft ontbreken, zou de voorkeur
moeten worden gegeven aan een met het oog op Nederlandsche
behoeften nationaal ontworpen bibliografisch systeem. Daartoe kan
niet dienen de door het Nederlandsch registratuur-bureau bewerkte
ordening voor de Nederlandsche provinciale en gemeentelijke admini
stratie, aangezien deze arbeid niet voortgekomen is uit samenwerking
van wetenschappelijke krachten op onderscheiden gebied, in de Neder
landsche praktijk werkzaam.
Wanneer eenmaal een deugdelijk wetenschappelijk systeem is
vastgesteld, dan zou daaruit elke Nederlandsche administratie, die
een bibliografische dossierordening invoerde, het complex van hoofden
moeten overnemen, die zij voor haar registratuurplan (index) noodig
had. Naar de behoefte zich voordeed, zou een internationaal, althans
nationaal centraal orgaan het stelsel geregeld moeten aanvullen en
uitwerken; zoodoende bleef voor alle betrokken administraties de
eenheid van klassificeering behouden en werd het gebruik van door
de afzonderlijke registraturen willekeurig vastgestelde rubrieken voor
komen. Bovendien komt de uniformiteit ten goede aan de brief
wisseling tusschen de administraties, daar de stukken op één zelfde
onderwerp betrekking hebbende over en weer onder een zelfde klas-
sificatienummer bekend zouden staan.
Het bibliografisch systeem zou decimaal kunnen zijn ingericht.
Wel zijn aan een stelsel, dat zijn onderverdeelingen telkens binnen
het 1 O-tal moet houden, bezwaren verbonden, daar deze onder
verdeelingen dikwijls iets gedwongens zullen hebben, maar daar
tegenover staat, dat de wijze van nummering in dit stelsel velerlei
gemak oplevert. Zelfs het gebruik der groote getallen blijkt in de
praktijk zoo goed als niet tot moeilijkheid aanleiding te geven.
5. Het is gewenscht, dat de commissiën van deskundigen voor de
verschillende categoriën zich belasten met het maken van uittreksels uit
het algemeene registratuurplan, geschikt voor de ordening van elke cate
gorie dier archieven; deze commissiën zullen tevens aan de nationale
centrale commissie voorstellen doen omtrent de nadere uitwerking van
bepaalde onderdeden van het stelsel in verband met de gebleken behoeften.
53
6. Bij gebruikmaking van het dossierstelsel is een rangschikking
volgens de wetenschappelijke indeeling, en niet een chronologische
doelmatig.
De ordening volgens het bibliografisch dossierstelsel, welke
bedoelt het systematisch-wetenschappelijk ordenen der dossiers, brengt
uitteraard mede, dat ook de rangschikking er van systematisch ge
schiedt, zoodat bij elkander worden aangetroffen de verschillende
dossiers, die in den loop des tijds zijn gevormd over zaken, tot één
rubriek behoorend. Bij een chronologische rangschikking der dossiers
zal men dit voordeel derven, aangezien de dossiers over zaken, die
op één onderwerp (rubriek) betrekking hebben, over verschillende
perioden, waarin de rangschikking naar tijdsorde is verdeeld, ver
spreid zullen komen te staan.
De systematische rangschikking doet bovendien de zgn. „mnemo
technische" zijde van het bibliografisch systeem tot zijn recht komen,
omdat voor het opzoeken van een dossier thans alleen noodig is
de kennis van het klassificatienummer, dat vaak bekend zal wezen
bij een chronologische plaatsing der dossiers daarentegen zal men in
den regel den index der dossiers te hulp moeten nemen, om het
gezochte nummer te weten te komen.
7. Het is ongewenscht, behoudens bijzondere uitzonderingen, eens
georganiseerde archieven te herordenen volgens een ander systeem.
Afwijking van den regel is bijv. geoorloofd, wanneer op het
tijdstip van invoering van een nieuw systeem van ordening voor de
archieven van een bestuurslichaam, een bepaalde administratie nog
slechts zeer korten tijd bestaat en de aanpassing aan het nieuwe
systeem door herordening van het reeds gevormde archief van dezen
tak van administratie zonder veel moeite kan worden bereikt.
8. Aan de administratie blijve de beslissing om te bepalen, wanneer
overbrenging van een gedeelte van haar archief naar het archiefdepöt zal
geschiedenoverleg met den archivaris is hierbij gewenscht.
Naar gelang de toestand het eischt, zal de administratie omtrent
de overbrenging van dossiers naar het depot moeten beslissen. De
regel zal hierbij wel wezen, dat een bepaald jaar als terminus wordt
gesteld. De overbrenging omvat dan de afgesloten dossiers en de
gedeelten der loopende dossiers, voorafgaande aan het grensjaar. Bij
een volgende overbrenging zal dus de taak van den archivaris hoofd
zakelijk bestaan in het invoegen van dossiergedeelten, over een later
tijdvak loopend, in de bij een vorige gelegenheid overgenomen archief
dossiers.
