26
liasseering ongeschikt waren. "Wanneer b.v. een stuk, dat van een uit
hangend zegel voorzien was, ter vergadering inkwam, dan bergde men
het, al was het niet bijzonder belangrijk, in eene lade: zoo moesten er
charterkasten ontstaan ook dan, wanneer het belang der stukken de aan
schaffing van zulke meubels niet dringend noodig maakte. Men ziet heter
was hier in den regel geene quaestie van een verschillend systeem van
organisatie van het archief, maar materiëcle redenen maakten eenvoudig
soms eene tijdelijke afwijking van de gewone bergingsmethode noodzakelijk.
Die afwijkingen behoeven dan ook, wanneer alleen materiëéle redenen daartoe
geleid hebbendoor ons niet meer geëerbiedigd te wordenwaar het mo
gelijk is daarop nog thans terug te komen. Maar in de meeste ge
vallen (zooals bij dossiers) is dit niet mogelijk zonder de geheele inrichting
van het archief te verstorenen men dient ze dus wel te behouden.
Ook na de zorgvuldigste schifting der papieren, die tot hun oud ver
band teruggebracht kunnen worden, blijven er echter natuurlijk steeds nog
vele over, die in geen verband passen. Hoe moet daarmede gehandeld
worden Het is niet gemakkelijk daarvoor regelen te gevende aard
van het voorhandene moet hierbij beslissen. Zijn b.v. de ingekomene
brieven niet in liassen vereenigd geweest, dan zal men steeds een vrij
groot aantal dezer stukken aantreffen. Het is dan meestal wenschelijk,
die eenvoudig chronologisch te rangschikkenomdat deze verzameling
zich van zelf zal aansluiten bij de notulen van het college, waaraan ze
gericht zijn. Yindt men daarentegen, zooals dikwijls het geval zal zijn,
tal van ingekomene requesten, dan is het wel wenschelijk, die bijeen te
voegenmaar het schijnt meer aanbeveling te verdienenze systematisch
dan wel chronologisch te ordenen. Immers het was oudtijds de gewoonte,
de genomene beslissing gemakshalve op het request zelf aan te teekenen
en het stuk zoo aan den requestrant terug te gevenalleen de belang
rijkste dier beslissingen werden gewoonlijk zeer kort in de notulen aan-
geteekend. Het is dus duidelijk, dat de losse requesten, die men in
een archief aantreft, gewoonlijk alleen de onafgedane verzoeken bevatten
men vindt deze dus niet in de notulen vermeld en er is dan ook geene
aanleiding, om ze in de orde der notulen te rangschikken: de ordening
volgens de behandelde onderwerpen is voor den gebruiker gemakkelijker.
Eén regel behoort altijd bij het samenvoegen van losse papieren in
acht genomen te worden. Men geve nauwkeurig acht, bij welk col
lege of bij welke commissie de stukken ingekomen zijn, of, zoo het mi
nuten zijn, van welk college of commissie ze afkomstig zijn. Slechts
papieren, die behooren tot het archief van hetzelfde college of dezelfde
commissie, mogen bijeengevoegd worden. Immers de losse papieren, op
zich zelf meestal van geringe waarde, hebben steeds belang als toelichting
der notulen, protocollen en rekeningen, die wij reeds van deze colleges
en commissies aantroffen; zij staan daarmede altijd in eenig verband, en
de gelegenheid behoort dus te bestaan, ze later bij het ineenzetten van
27
den inventaris daarmede in dezelfde afdeeling te plaatsen. Mijne tweede
stelling luidt derhalve aldus
De losse stukkenwaarvan door inwendige of uitwendige aanwijzin
gen blijkt, dat zij vroeger deel hebben uitgemaakt van seriën of
dossiersmoeten zoo mogelijk weder tot seriën of dossiers vereenigd
worden. De papierenwaarvan dit niet blijktkunnen naar omstan
digheden tot seriën of dossiers vereenigd of afzonderlijk gelaten worden.
Nog ééne opmerking wensch ik te maken omtrent het vereenigen van
losse papieren tot seriën. In den regel behoort men minuten, grossen en
afschriften van gelijksoortige stukken niet in dezelfde serie te plaatsen. Het is
toch onmogelijkdat dezen oorspronkelijk te zamen tot hetzelfde verband
behoord hebben. Stellen wij ons b.v, voor, dat wij iu het archief der stad
Utrecht van denzelfden brief de minuut, de grosse en een afschrift vinden.
De geschiedenis dezer drie stukken is met eenige waarschijnlijkheid te
bepalen. De minuut is door het stedelijk bestuur bewaard en aan de
lias der uitgaande brieven geregen. De grosse is bestemd geweest om
verzonden te worden, en zoo zij thans in het archief gevonden wordt, kan
de reden daarvan alleen zijn, dat bij nader inzien die verzending onraad
zaam geoordeeld is of dat het stuk later teruggezonden is met eene be
geleidende nota; in beide gevallen zijn er waarschijnlijk andere stukken,
die op deze zaak betrekking hebbenin het archief te vinden. Het
afschrift eindelijk moet gemaakt zijn bij eene gelegenheid, toen de in
den brief behandelde zaak nogmaals ter sprake gekomen ishet vindt
dus eigenaardig zijne plaats met andere zoogenaamde retroacta in het
dossier eener commissie of als bijlage bij een besluit, dat genomen is lang
nadat de oorspronkelijke brief geschreven en verzonden is. De drie exem
plaren van onzen brief behooren dus in geheel verschillende afdeelingen
van het archief en men zou de volledigheid der eene afdeeling benadeelen,
zoo men ze in eene andere plaatste
Het bovenstaande gelde als algemeene regelhet spreekt echter van
zelf, dat dikwijls in deerlijk geschondene archieven van dien regel afge
weken kan worden en in het belang der praktijk afgeweken moet worden.
Wanneer men b.v. in het archief eener corporatie slechts zes uitgaande
brieven vindt, waarvan twee in minuut, twee in grosse en twee in afschrift,
zou het natuurlijk dwaas zijn, deze zes brieven in drie afzonderlijke nommers
van den archief-inventaris te plaatsen. Het moge volkomen waar zijn, dat
dit zeer nauwkeurig en zeer logisch zou zijn, het zou niet minder onpraktisch
moeten heeten. Als derde stelling wensch ik dus het volgende op te geven:
In den regel behoort men geene minuten en grossengeene origi-
neelen en afschriften van gelijksoortige stukken met elkander in
dezelfde serie op te nemen. S. M.
Nog duidelijker blijkt dit, als men aan de minuut, de grosse en het afschrift van een schepen
brief denkt: de minuut, behoorende aan de liassen der schepenbank, de bezegelde grosse, als
eigendomsbewijs behoorende aan het stadsbestuur zelf, waarvan het archief afkomstig is, en het
afschrift, afkomstig van een partikulier, die het in een proces heeft overgelegd.
