24
voor zichdie hij later zal hebben ineen te zettenom het ge
raamte van het archief te herstellen. "Wat hij overhoudt zijn de zooge
naamde losse stukkennamelijk de op zich zelf staande deelenpakken
en losse papierenvoor wier rangschikking hij een leiddraad behoeft
die hij thans verkregen heeft. Als eerste stelling wensch ik dus het
volgende te formuleeren
Bij het ordenen van een archief beginne men met het samenstellen
der seriën notulenbrievenprotocollenrekeningenacquitten
enz.) Eerst daarna kan beoordeeld ivorden, in welke orde de
losse stukken vereenigd moeten worden.
De archivaris begeeft zich thans aan het ordenen dezer losse stukken.
De op zich zelf staande deelen legt hij voorloopig ter zijde zij moeten
later beschreven worden en zijn voor die beschrijving gereed. De pakken
(dossiers) verkeeren in hetzelfde gevalindien het oudeoorspronkelijke
dossiers zijn. Is dit niet het gevaldan behoort nagegaan te worden
of zij onstaan zijn uit verschillende gelijksoortige dossiers, die dan met
weinig moeite weder hersteld kunnen wordendan wel of zij samenge
steld zijn door eene onervarene handdie gemakshalve allerlei papieren
over hetzelfde onderwerp in een pak vereenigd heeft, in welk geval het
pak gelijk staat met de losse papierendie eenvoudig op nieuw geordend
moeten worden.
Deze ordening der losse papieren nu is verreweg het moeielijkste deel
der taak van den archivaris. Zoo het eenigszins mogelijk is 2), moeten zij
weder in hun oud verband gebracht worden. Het kan b.v. zijndat een
gedeelte der papieren bestaat uit losgeraakte liassen met brieven of acquitten
het springt in het oogdat de beste regeling van dergelijke papieren is
om die liassen weder te herstellen en zoodoende de leemte, die natuurlijk in de
vroeger gerangschikte serie liassen moet bestaan, weder aan te vullen. Het
kan ook zijn, dat vele papieren behooren tot een dossier met stukken, be
helzende de nalatenschap eener commissie of het materiaal van een rap
port: natuurlijk komen dan deze tallooze afschriften, korte aanteekeningen
en andere op zich zelf onbeduidende papieren eerst tot hun recht, wan
neer het dossier weder hersteld is. Dergelijke herstellingswerkzaamheden
zijn moeielijk: op allerlei kleine aanwijzingen moet gelet worden, wil
men daarin slagen. Behalve de inhoud der stukken, die dikwijls op den
ouden samenhang daarvan wijst, kunnen ook uitwendige merkteekenen
dienst doen, zooals de gaatjes van de liassen, de vouwen van het
papier, de aanteekeningen op het buitenste vel van het dossier, gelijk
vormige watervlakkendie op alle bladen voorkomen, enz.
Men behoeft m i. bij dit werk niet lang te aarzelen over de vraag
of het serie-systeem dan wel het dossier-systeem bij de corporatie, wier
archief men regelt, in gebruik is geweest. Het komt mij toch voor,
dat het debat, onlangs in dit tijdschrift gevoerd over de vraag, of
het wenschelijker is de losse papieren chronologisch in seriën of
systematisch in dossiers te vereenigengemakkelijk kan beslist worden.
Men is feitelijk bijna altijd in hoofdtrekken aan de oude organisatie
gebonden. En naar mijne overtuiging hebben oudtijds beide systemen
altijd of bijna altijd naast elkander in dezelfde archievenzoo die
eenigen omvang hebbenbestaan, In goed geordende archieven was
het serie-systeem (het chronologisch liasseeren of binden der inkomende
stukken) regel. Daarnaast moest echter noodzakelijk ruimte gelaten
worden voor het dossiersysteem. De heer Fruin in zijn boven aangeduid
artikel geeft dit toe, door aan te nemen, dat bijzonder belangrijke stukken
gewoonlijk aan het liasseeren onttrokken en voor het gemakkelijk gebruik
bij voorkomende gelegenheden ter zijde gelegd werden. Ik wil dit geens
zins ontkenneninderdaad is dit gebeurd. Aan zeer precieuse inkomende
stukken (tractaten, contracten, koopbrieven) b.v. werd, ook al waren zij op
papier geschreven en onbezegeld, eene plaats ingeruimd in de charterkast x).
Maar veel meer kwam het toch voor, dat uitwendigemateriëele redenen
het liasseeren of binden van stukken in eene serie onmogelijk maakten 2).
Wanneer b.v. in eene vergadering inkwam een lijvig rapport eener commissie
met vele bijlagen, wanneer na het eindigen van een proces de bundel
met overgelegde processtukken werd terugontvangen, wanneer eene
commissie na het eindigen harer taak haar archief ter beschikking van
haren lastgever stelde, dan was het in deze en vele andere gevallen
onmogelijkdeze paketten, evenals de andere ter vergadering ingekomene
stukken, achter de notulen te binden of aan eene lias te rijgen. Zoo
moesten dus ontstaan de zoogenaamde dossiers, die men in de lengte
dubbelvouwde, met een band samenbond en van buiten van een opschrift
voorzag. Yoor dergelijke dossiers was b.v. in de provincie Holland de
in het Algemeene Rijksarchief beroemde Loketkast Holland ingericht,
terwijl toch daarnaast de seriën ingekomen stukken steeds chronologisch
bleven doorloopen 3). Geheel op dezelfde wijze werd gehandeldwanneer
inkomende stukken, al stonden ze op zich zelf, door hunnen vorm voor
Wel te verstaan alleen die deelen, die geene notulen, brieven, protocollen, rekeningeu,
acquitten enz. bevatten. De omstandigheid, dat eene serie niet verder vervolgd is dan één deel
of dat er in één deel ruimte was voor de geheele serie, vermindert haar belang niet als aanwij
zing voor het herstel van den bouw van het archief. Dergelijke deelen met notulen enz. behooren
dus bij de andere sericn gevoegd te worden.
2) Dit is niet altijd het geval. Zoo is b.v. het hier te lande ingevoerde Fransche systeem van
archiefordening, dat den ambtenaren vreemd was, na 1813 bijna overal geheel verstoord. Het is
meestal niet zonder ontzaggelijke moeite mogelijk, dit praktische maar ingewikkelde stelsel te her
stellen, en ik heb dan ook den berg met stukken uit dien tijd in mijne beide depots eenvoudig
chronologisch geordend als bijlagen bij de Indicateurs, waarbij zij behooren. De moeite van het
herstellen scheen mij onevenredig aan het te bereiken resultaat.
D Een speciaal geval van denzelfden aard is het ontstaan van de Secreete kas der Staten-Generaal,
zooals ons dit door den Alg. Rijksarchivaris beschreven is in zijne Griffie van II. H. M.
2) Over het geheel ben ik van meening, dat uitwendige, materiëele redenen in de meeste
gevallen den doorslag gaven, wanneer men afweek van de algemeene organisatie van het archief.
3) Evenzoo de bekende in verschillende seriën verdeelde liassen der Staten-Generaal, waar
naast de verzameling van „geseponeerde*' dossiers of „trousseaux" bestond.
