38 zelf het besluit moeten trekken, of zij op handelingen, voor of door de rechtspersoon verricht betrekking hebben I)at verder hierbij do chronolo gische volgorde voor de verschillende stukken de aangewezene is, springt in het oog. Echter, hierbij dient onmiddellijk een voorbehoud gemaakt. Het kan wenschelijk zijn van die volgorde af te wijken om bij elkaar te houden stukkjfcendie uit hunnen aard bij elkander behooren. Hiervoor echter is het onmogelijk nadere regels te geven. Immers men bedenke het wel, de ordening dient toch alleen en uitsluitend, om zoo gemakke lijk mogelijk den weg te vindenin wat ons van de handelingen van het voorgeslacht in schrift is overgeblevendoor ze te plaatsen, in door den aard der zaak voorgeschreven volgorde. Dit zal eenigermate aan het subjectief oordeel van den bewerker moeten worden overgelatenmaar toch in hoofdzaak worden bepaald door de organisatie der corporatie zelve. Een organisatie, die in het archief haar weerspiegeling moet vinden. Een eerste vereischte bij de ordening is dus inzicht in> de organisatie der vereeniging, wier archief men gaat rangschikken. Hiermede hangt samen, dat de vroegere ordening moet worden bestudeerdenis zij verloren zooveel mogelijk uit inventarissen of andere bescheiden moet worden opgespoord. Die vroegere ordening echter behoeft niet noodwendig wor den hersteld, immers de wijze, waarop de voorzaat zijn weg vond inde schrifturen van vroegeren tijd behoeft niet de juist voor ons aangewezene te zijn. Toch zal het dikwijls de meest practischeen de meest spoedige wijze van ordening zijn. Breidt de omvang der corporatie zich uit, hetzij zij meer en meer verschillende onderwerpen binnen haren werkkring trekt, hetzij zij ele menten in zich opneemt die vroeger niet daartoe behoorden, dan zal zich langzamerhand in hare functiën een splitsing vertoonen. Een splitsing, die, hetzij zich ten gevolge der arbeidsdeeling een nieuw orgaan vormt of niet, bij de ordening der archiefstukken moet worden gevolgd. Als vrij wel algemeen kunnen wij als de eerste van dien aard noemen die, welke het financiëel beheer betreffen. Deze zullen ook zelfs in kleinere archieven een vrij aanzienlijke afdeeling uitmaken. Een niet minder belangrijke dient daar te worden aangenomenwaar het bestuur der corporatiehier en daar reeds misschien van haar eerste ontstaan af, aandeel heeft in de rechtspraak (vrijwillige en contentieuse) over hare leden. Dit zal in de meeste steden het geval zijn. Eindelijk had in vroeger tijd het plaatselijk bestuur dikwijls gezag in kerke lijke zaken. De daarmede in verband staande stukken zijn als van zelve aangewezen tot het vormen eener op zich zelf staande afdeeling. En zoo zou men voort kunnen gaan, met verschillende rubrieken, die weder onderverdeeld zouden kunnen worden aan te geven. In de kleinere archieven zal men volstaan kunnen met een afdeeling te nemenvoor 39 bepaalde onderwerpen van bestuur, waarin de op een zelfde betrekking hebbende bijeen worden gehouden. In de grootere, waar zich hetzij bij zondere afdeelingen afscheidenhetzij afzonderlijke organen in de corporatie ontstaan, is de indeeling dienovereenkomstig aangewezen. Voor tot de wijze van beschrijving over te gaan, schijnen nog twee opmerkingen niet ongepast. 1°. De stukken, die voortvloeien uit bepaalde geschillen, waarin de rechtspersoon als zoodanig is gewikkeld, vallen onder de eerste der door ons aangewezen afdeelingen, maar dienen toch liefst onder een afzondei- lijke rubriek in chronologische volgorde te worden geplaatst, in dien zin natuurlijkdat diewelke op een zelfde procedure betrekking hebben worden bijeengehouden. En 2°. In het algemeen moet de bestaande ordening blijven gehand haafd, althans nooit dan na de meest nauwgezette overweging worden overgegaan van het een tot het anderwanneer in vroegeren tijd duidelijk een keuze is gedaan tusschen wat ik zou willen noemen, het dossier-systeem en de chronologische ordening. Onder het eerste versta ik, dat stukken op een zelfde zaak betrekking hebbende zorgvuldig bij elkaar zijn gehouden, terwijl met de tweede wordt bedoeld de ordening, naar mate de onderwerpen ter sprake zijn gekomen en derhalve de stuk ken worden bijeengevoegd op die wijze en in die volgorde, waarin dooi of namens de rechtspersoon het een en ander is verricht of een besluit genomen. Sluit het laatste systeem zich meer direct aan de protocollen aanhet heeft tegendat het veel meer tijd en moeite kost een overzicht der retroacta te verkrijgen, wijl daarvoor alles bijeen moet worden gezocht. Beide hebben dus hun voor en tegen overgang van het een tot het ander in strijd met het eens aangenomene schijnt dus in het algemeen niet ge wettigd, te meer niet, wijl de verwijzingen en aanhalingen door hendie de stukken voor den toen loopenden dienst gebruiktenof ze later noodig haddener waardeloos door zouden wordenhetgeen zeker niet het doel der ordening in de hand zou werken. Het komt mij voordat deze wijze van ordening ook voor het nieuwere gedeelte kan worden toegepast. Tevens maakt zij, dat de continuiteit in de archieven niet willekeurig behoeft te worden verbroken. Immers de stukken het bestuur in het algemeen betreffende loopen doorwordt er een geheel nieuwe organisatie getroffen, in het archief zelf zal dit te bemerken zijn door van af de nieuwe organisatie een nieuwe groep van stukken te doen beginnen. Evenzoo in de verschillende onderafdeelingen voor zoover daar öf een nieuwe werkkring wordt geopendof een onder werp, hetwelk reeds onder de zorgen van het bestuur viel, op andere wijze' wordt geregeld. Zoo zullen bijv. om ons te bepalen tot de ge meenten, de stukken, welke gediend hebben bij de uitvoering van be paalde wetteu afzondelijke rubrieken moeten vormen. :3S -

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Nederlandsch Archievenblad | 1892 | | pagina 9