de financiële administratie in de gaten houden, via auditors die hun zegje doen over
workflow bij organisaties of over bijvoorbeeld de Gemeentelijke Basisadministratie,
tot archiefinspecties die de naleving van archiefrechtelijke bepalingen in de gaten
houden. Maar er zijn ook andere toezichthouders. Toezichthouders die zich niet
zozeer met de gegevensopslag bemoeien, maar meer met het gebruik daarvan. Zijn de
gegevens die openbaar moeten zijn, daadwerkelijk openbaar? Blijven de gegevens die
niet-openbaar zijn en niet voor andere ogen of oren bestemd zijn, ook daadwerkelijk
gesloten? Een taak voor bijvoorbeeld de Commissie Bescherming Persoonsgegevens
of een voor organisaties wettelijk verplicht aangestelde functionaris Bescherming
Persoonsgegevens. In enkele ons omringende landen vaak gecombineerd met een
functionaris die ook is belast met de naleving van de openbaarheidswetgeving.2
Daarnaast bestaan er de vele ombudsmannen die weliswaar niet kijken naar het
documentbeheer, maar naar de wijze waarop bepaalde procedures, richtlijnen en
regels in de uitvoering van een proces al dan niet zijn opgevolgd. Er zijn meer toe
zichthouders actief dan menigeen denkt. Nu maar hopen dat het 'generieke toezicht'
niet leidt tot het uitkleden van enkele specifieke toezichttaken, maar een versteviging
oplevert door bundeling van krachten en een interdisciplinaire benadering van het
geheel.
Wat in ieder geval alle toezichthouders op het gebied van het informatie- en archief
beheer met elkaar gemeen hebben, is dat zij aspecten daarvan in meer of mindere
mate onder de loep nemen en over de kwaliteit daarvan een oordeel vellen. Hoewel
het aantal mogelijkheden tot het opleggen van sancties beperkt is, lijken bepaalde
toezichthouders een stempel te kunnen drukken op de wijze waarop informatie
beheer, in de breedste betekenis van het woord, door organisaties wordt ontworpen,
geïmplementeerd, vormgegeven en onderhouden. Toezichthouders aller gewesten
verenigt u.
Van opslag van omslag tot omslag in opslag
Lange tijd gold dat een 'archieftoezichthouder' toezicht hield op de wijze waarop
bepaalde documenten werden vervaardigd. In wezen een vorm van toezicht op de
inhoud, vorm en structuur van bepaalde documenten. Documenten in de onder
linge samenhang van het dossier, de map de omslag. Wat dat betreft ligt de tradi
tionele archiefinspectie in het verlengde van het werk van de rekenkamers. Hierbij
mag worden opgemerkt dat rekenkamers zich in beginsel alleen bemoeiden met
financiële bescheiden in een bijbehorende financiële administratie. Archiefinspec
ties bekommerden zich om de kwaliteit van de stukken die voor overbrenging naar
archiefbewaarplaatsen in aanmerking kwamen.
Totdat... de Algemene Rekenkamer in 1988 onderzoek deed naar het archiefbeheer3
en in 1991 met een vervolg daarop kwam over het beheer van digitale documenten,
toen nog Machine Leesbare Gegevensbestanden (of-dragers), afgekort MLG's,
genoemd.4 Het rapport uit 1991 beperkte zich in de titel tot archivering en beheer
(en bovendien tot het Rijk)In wezen droeg de strekking veel verder. Het 'probleem'
was niet alleen een probleem in het archiefbeheer en het was bovendien niet alleen
een probleem van of voor de rijksoverheid. Lagere overheden, bedrijven en zelfs
gewone mensen in huiselijke sfeer kregen te maken met digitale opslag en digitale
duurzaamheid. De dragers, zo is gesteld in het rapport, werden hoe langer hoe vaker
gebruikt om gegevens op vastte leggen. Dragers die dus dienst deden als 'omslagen'
voor opslag. Onder andere als gevolg van dit rapport werd in 1991 het signaal
gegeven dat archiefbeheer een onderdeel zou zijn van de algemene informatievoor
ziening en dat die informatievoorziening diende te zijn afgestemd op (werkproces
sen.5 De praktijk is weerbarstig, anno 2013 heeft dit signaal nog lang niet iedere
organisatie bereikt. Toch is zichtbaar dat hoe langer hoe meer methoden en technie
ken die door de administratie zijn gebruikt en ingezet, min of meer één op één bij
de archiefbewaarplaatsen worden voortgezet. Het archiveringsysteem is (weer)
onderdeel van het informatiesysteem, staat daar niet buiten en is al helemaal niet
- volgorde-technisch - het vervolg op het informatiesysteem.
Gelukkig zijn de tijden van weleer veranderd en heeft de Archiefwet 1995 sinds 1
januari 1996 betrekking op allestukken, ongeacht of zij op termijn voor vernietiging
of voor overbrenging in aanmerking komen, ongeacht of zij zijn overgebracht of niet,
ongeacht de vorm en ongeacht of het tekst, beeld, geluid of zelfs een voorwerp
betreft. Langzaam maar zeker is doorgedrongen dat het object van archivering meer
is dan het traditioneel focussen op archiefbescheiden in de betekenis van 'officiële',
'definitieve', 'vastgestelde' en 'originele' tekstdocumenten. Feitelijk was (en is) er
niets nieuws onder de zon, want bovenstaande reikwijdte en strekking van de
Archiefwet 1995 is niet wezenlijk anders dan onder de Archiefwet 1962, hoewel de
verschillen tussen beide wetten vanzelfsprekend aanzienlijk zijn.
Wat door de digitalisering wel nieuw is,
is dat de archiefgemeenschap, of zij wil of niet,
zich meer moe(s)tbemoeien met het informatiebeheer
bij organisaties in het algemeen en hun
records-management in het bijzonder
Wat door de digitalisering wel nieuw is, is dat de archiefgemeenschap, of zij wil of
niet, zich meer moe(s)t bemoeien met het informatiebeheer bij organisaties in het
algemeen en hun records-management in het bijzonder. Tenzij een bewuste stap
wordt gezet in het proces van dementie.6 Het records-management links laten liggen
betekent dat we terug zijn bij af. Wellicht ontvangt u -om in Monopoly-termen te
spreken- geen 200 gulden,7 langs een af naar het moment dat het 'broederlijk bijeen
houden van al het materiaal' werd verlaten en waarbij een begin is gemaakt met de
VERGEZICHT
2 In het Verenigd Koninkrijk de Information Commissioner, in Duitsland de Bundesbeauftragte für den
Datenschutz und die Informationsfreiheit.
3 'Archiefbeheer en-behoud bij het Rijk', Kamerstukken II, 1987/1988, 20665.
4 'Machineleesbare gegevensbestanden; archivering en beheer bij het Rijk', Kamerstukken II, 1991/1992,
22362.
14
HANS WAALWIJK HET OBJECT VAN ARCHIEFTOEZICHT
5 Dit is de kernboodschap van de nota Omslag in Opslag van het Ministerie van Binnenlandse Zaken uit 1991.
Zie: Peter Waters, Henk Nagelhout, 'Omslag in Opslag: Een visie op informatievoorziening en archiefbeheer'
in Pieter Wisse (red.), Het boek van Bewaring. Selectieve duurzaamheid in informatiemaatschappij, Alphen aan
den Rijn, 1997, p. 19-34, aldaar p. 19.
6 Vgl. Erfgoedinspectie, Een dementerende overheid? De risico's van digitaal beheer van verantwoordingsinformatie
bij de centrale overheid, Den Haag, 27 januari 2005.
7 Al zal dat bedrag gegeven de inflatie en de overgang naar de Euro inmiddels wel op het betreffende kaartje
zijn aangepast.
15
