Gemeentelijke archiefinspectie: pleidooi voor een nieuwe aanpak Sommige oudere hoofden Documentaire Informatie Voorziening (DIV) kunnen smakelijk vertellen over de tijd dat de gemeentelijke archiefinspecteur nog een meneer was, waar je aan één kant bang voor was, maar aan wie je je aan de andere kant weinig gelegen liet liggen, leder jaar ging hetzelfde rapportje naar het College van Burgemeester en Wethouders over de toepassing van de juiste codes van de Basisarchiefcode, de lekkende archiefruimte, de haperende paternosterkast en de adjunct-commies eerste klas die zijn SOD I diploma had gehaald. In de jaren tachtig werd dit langzamerhand 'not done': wijzen met het vingertje en zwaaien met de Archiefwet 1995 was taboe. De inspecteur werd meedenker, maar ook poortwachter. Zijn werk bestond voornamelijk uit begeleiden van archiefoverbrengingen, het behandelen van aanvragen voor machtigingen voor vernietiging, het adviseren van het hoofd DIV en deelnemen aan projecten en werkgroepen. In beide benaderingen was behoud van historisch erfgoed het achterliggende doel en het object het 'archief in de kast', in plaats van het proces van archiefvorming. In dit artikel geef ik een korte schets van de huidige ontwikkelingen die van invloed zijn op het functioneren van de gemeentelijke archiefinspectie en die een nieuwe aanpak nodig maken. Vervolgens wil ik laten zien, aan de hand van inzichten uit de auditwereld, hoe zo'n nieuwe inspectieaanpak er uit zou kunnen zien, gebaseerd op praktijkervaringen bij de gemeenten Rotterdam en Utrecht en geïnspireerd op voor beelden uit Alm ere en Eindhoven.1 'Vrijblijvende' inspectie? Het in de intro van dit artikel - enigszins gechargeerd - geschetste beeld van de gemeentelijke archiefinspectie gaat snel tot het verleden behoren. Al in de jaren negentig begonnen voorlopers, onder andere Nijmegen, Rotterdam, Eindhoven en Amsterdam, na te denken over nieuwe vormen van inspectie, waarbij het toezicht het gehele records continuum ging omvatten, vanuit het perspectief van bedrijfs voering, verantwoording en historisch erfgoed. Deze omslag is nog lang niet in alle gemeenten op gang gekomen. Een drietal ontwikkelingen maakt deze echter steeds urgenter: 1. Incidenten in Utrecht (2004: affaire Lepelenburg, zie kadertekst) en in Haarlem (2010: raadsvragen naar aanleiding van uit de openbaarheid houden inspectie rapport, zie kadertekst) maakten duidelijk dat archiefinspectie geen vrijblijvende zaak is. Als het informatie- en archiefbeheer binnen een gemeente niet goed De affaire Lepelenburg in Utrecht In 2004 verscheen het onderzoeksrapport 'Gaten in het geheugen' van de Reken kamer van de gemeente Utrecht over het archiefbeheer en -beleid bij de gemeente Utrecht.1 De aanleiding was het vermoeden van een aantal fracties in de gemeenteraad dat het projectdossier van de bouw van een parkeergarage onder het bolwerk Lepelenburg niet volledig was. Dit kwam aan het licht bij een WOB- aanvraag van de actiegroep tegen de aanleg. De conclusie van de Rekenkamer was dat het projectarchief inderdaad niet op orde was en dat dit ook voor het totale archiefbeheer bij de gemeente Utrecht gold. Daarnaast constateerde de Rekenkamer dat zowel het gemeentelijke als het provinciale archieftoezicht tekort geschoten was in het signaleren van de tekortkomingen in het archief beheer. De gemeentelijke archiefinspectie hield zich vooral bezig met overbreng ing van archieven, advisering en het verlenen van machtigingen voor vernieti ging. Naar aanleiding daarvan is de gemeentelijke archiefinspectie, die door Het Utrechts Archief wordt uitgevoerd, aanzienlijk versterkt en houdt zij systematisch toezicht op de kwaliteit van de archiefvorming door alle gemeentelijke organi saties periodiek door te lichten. De geheimhouding van archiefinspectierapporten in Haarlem In 2010 stelde het Haarlemse D66-raadslid Louise van Zetten vragen aan het College van Burgemeester en Wethouders over de geheimhouding van een kritisch rapport van de gemeentelijke archiefinspectie van het Noord-Hollands Archief en de Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland.2 Op een eerder inspectierapport uit 2005 was zelfs in het geheel niet gereageerd. Dit leidde tot het raadsbreed aannemen van een motie, waarin het college opgedragen werd conform de Archiefverordening ieder jaar te rapporteren over de toestand van het archiefbeheer. In tegenstelling tot de casus Utrecht uit 2004 hadden de archiefinspecties een duidelijk signaal laten horen, dat echter de Raad niet bereikt had. Het College achtte het een interne bedrijfsvoeringskwestie. De gemeenteraad dacht daar duidelijk anders over en benadrukte vooral het belang van verantwoording aan burgers. functioneert, mogen het College van Burgemeester en Wethouders en de Raad verwachten dat de gemeentearchivaris dit vanuit zijn inspectietaak tijdig signa leert en zich niet beperkt tot adviseren en begeleiden van archief overbrengingen. Iedere gemeentearchivaris kan hier op enig moment op aangespreken worden. 2. Deze verantwoordelijkheid is alleen maar groter geworden door de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wrgt) op 1 oktober 2012, waarin de Archiefwet als een van de eerste wetten aan de beurt was. In ruil voor het terug treden van het interbestuurlijk toezicht door Gedeputeerde Staten heeft de VNG beloofd het horizontale toezicht van de gemeenteraad te versterken. De gemeen telijke archiefinspectie speelt hierin een belangrijke rol. JEROEN VAN OSS 1 Voor Almere: Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere, Almere, 2010. Zie http://www.vng.nl/Praktijkvoorbeelden/CULT/2010/Almere_kwaliteitsmodeltoetsingskader_2010.pdf (geraadpleegd op 24 mei 2011). Voor Eindhoven: de bijdrage van Ferdinand Ector aan de bijscholingscursus Inspectie Goes Digital van het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie (WGA) in 2005. 178 JEROEN VAN OSS GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIE: PLEIDOOI VOOR EEN NIEUWE AANPAK 2 Zie: http://www.utrecht.nl/images/Secretarie/Rekenkamer/Gaten%20in%20het%20geheugen%20(Def). pdf (geraadpleegd 6 mei 2011). 3 Hans Berende, 'De Haarlemse Casus. De grenzen van een archiefinspectie bij de openbaarmaking van een eigen rapport' in Archievenblad 114 (2010) 10, p. 33-34; Verslag van de vergadering van de raad van de gemeente Haarlem, 25 november 2010 op www.haarlem.nl (geraadpleegd 6 mei 2011). 179

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 91