Gemeentelijke archiefinspectie:
pleidooi voor een nieuwe aanpak
Sommige oudere hoofden Documentaire Informatie Voorziening (DIV) kunnen
smakelijk vertellen over de tijd dat de gemeentelijke archiefinspecteur nog een
meneer was, waar je aan één kant bang voor was, maar aan wie je je aan de andere
kant weinig gelegen liet liggen, leder jaar ging hetzelfde rapportje naar het College
van Burgemeester en Wethouders over de toepassing van de juiste codes van de
Basisarchiefcode, de lekkende archiefruimte, de haperende paternosterkast en de
adjunct-commies eerste klas die zijn SOD I diploma had gehaald. In de jaren tachtig
werd dit langzamerhand 'not done': wijzen met het vingertje en zwaaien met de
Archiefwet 1995 was taboe. De inspecteur werd meedenker, maar ook poortwachter.
Zijn werk bestond voornamelijk uit begeleiden van archiefoverbrengingen, het
behandelen van aanvragen voor machtigingen voor vernietiging, het adviseren van
het hoofd DIV en deelnemen aan projecten en werkgroepen. In beide benaderingen
was behoud van historisch erfgoed het achterliggende doel en het object het
'archief in de kast', in plaats van het proces van archiefvorming.
In dit artikel geef ik een korte schets van de huidige ontwikkelingen die van invloed
zijn op het functioneren van de gemeentelijke archiefinspectie en die een nieuwe
aanpak nodig maken. Vervolgens wil ik laten zien, aan de hand van inzichten uit de
auditwereld, hoe zo'n nieuwe inspectieaanpak er uit zou kunnen zien, gebaseerd op
praktijkervaringen bij de gemeenten Rotterdam en Utrecht en geïnspireerd op voor
beelden uit Alm ere en Eindhoven.1
'Vrijblijvende' inspectie?
Het in de intro van dit artikel - enigszins gechargeerd - geschetste beeld van de
gemeentelijke archiefinspectie gaat snel tot het verleden behoren. Al in de jaren
negentig begonnen voorlopers, onder andere Nijmegen, Rotterdam, Eindhoven en
Amsterdam, na te denken over nieuwe vormen van inspectie, waarbij het toezicht
het gehele records continuum ging omvatten, vanuit het perspectief van bedrijfs
voering, verantwoording en historisch erfgoed. Deze omslag is nog lang niet in alle
gemeenten op gang gekomen. Een drietal ontwikkelingen maakt deze echter steeds
urgenter:
1. Incidenten in Utrecht (2004: affaire Lepelenburg, zie kadertekst) en in Haarlem
(2010: raadsvragen naar aanleiding van uit de openbaarheid houden inspectie
rapport, zie kadertekst) maakten duidelijk dat archiefinspectie geen vrijblijvende
zaak is. Als het informatie- en archiefbeheer binnen een gemeente niet goed
De affaire Lepelenburg in Utrecht
In 2004 verscheen het onderzoeksrapport 'Gaten in het geheugen' van de Reken
kamer van de gemeente Utrecht over het archiefbeheer en -beleid bij de gemeente
Utrecht.1 De aanleiding was het vermoeden van een aantal fracties in de
gemeenteraad dat het projectdossier van de bouw van een parkeergarage onder
het bolwerk Lepelenburg niet volledig was. Dit kwam aan het licht bij een WOB-
aanvraag van de actiegroep tegen de aanleg. De conclusie van de Rekenkamer
was dat het projectarchief inderdaad niet op orde was en dat dit ook voor het
totale archiefbeheer bij de gemeente Utrecht gold. Daarnaast constateerde de
Rekenkamer dat zowel het gemeentelijke als het provinciale archieftoezicht
tekort geschoten was in het signaleren van de tekortkomingen in het archief
beheer. De gemeentelijke archiefinspectie hield zich vooral bezig met overbreng
ing van archieven, advisering en het verlenen van machtigingen voor vernieti
ging. Naar aanleiding daarvan is de gemeentelijke archiefinspectie, die door Het
Utrechts Archief wordt uitgevoerd, aanzienlijk versterkt en houdt zij systematisch
toezicht op de kwaliteit van de archiefvorming door alle gemeentelijke organi
saties periodiek door te lichten.
De geheimhouding van archiefinspectierapporten in Haarlem
In 2010 stelde het Haarlemse D66-raadslid Louise van Zetten vragen aan het
College van Burgemeester en Wethouders over de geheimhouding van een
kritisch rapport van de gemeentelijke archiefinspectie van het Noord-Hollands
Archief en de Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland.2 Op een eerder
inspectierapport uit 2005 was zelfs in het geheel niet gereageerd. Dit leidde tot
het raadsbreed aannemen van een motie, waarin het college opgedragen werd
conform de Archiefverordening ieder jaar te rapporteren over de toestand
van het archiefbeheer. In tegenstelling tot de casus Utrecht uit 2004 hadden de
archiefinspecties een duidelijk signaal laten horen, dat echter de Raad niet
bereikt had. Het College achtte het een interne bedrijfsvoeringskwestie. De
gemeenteraad dacht daar duidelijk anders over en benadrukte vooral het belang
van verantwoording aan burgers.
functioneert, mogen het College van Burgemeester en Wethouders en de Raad
verwachten dat de gemeentearchivaris dit vanuit zijn inspectietaak tijdig signa
leert en zich niet beperkt tot adviseren en begeleiden van archief overbrengingen.
Iedere gemeentearchivaris kan hier op enig moment op aangespreken worden.
2. Deze verantwoordelijkheid is alleen maar groter geworden door de invoering van
de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wrgt) op 1 oktober 2012, waarin de
Archiefwet als een van de eerste wetten aan de beurt was. In ruil voor het terug
treden van het interbestuurlijk toezicht door Gedeputeerde Staten heeft de VNG
beloofd het horizontale toezicht van de gemeenteraad te versterken. De gemeen
telijke archiefinspectie speelt hierin een belangrijke rol.
JEROEN VAN OSS
1 Voor Almere: Een generiek toetsingskader voor de archiefinspectie van de gemeente Almere, Almere, 2010.
Zie http://www.vng.nl/Praktijkvoorbeelden/CULT/2010/Almere_kwaliteitsmodeltoetsingskader_2010.pdf
(geraadpleegd op 24 mei 2011). Voor Eindhoven: de bijdrage van Ferdinand Ector aan de bijscholingscursus
Inspectie Goes Digital van het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie (WGA) in 2005.
178
JEROEN VAN OSS GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIE: PLEIDOOI VOOR EEN NIEUWE AANPAK
2 Zie: http://www.utrecht.nl/images/Secretarie/Rekenkamer/Gaten%20in%20het%20geheugen%20(Def).
pdf (geraadpleegd 6 mei 2011).
3 Hans Berende, 'De Haarlemse Casus. De grenzen van een archiefinspectie bij de openbaarmaking van een
eigen rapport' in Archievenblad 114 (2010) 10, p. 33-34; Verslag van de vergadering van de raad van de gemeente
Haarlem, 25 november 2010 op www.haarlem.nl (geraadpleegd 6 mei 2011).
179