vaste maat voor de toetsing en voor de geïnspecteerde instellingen is het een goed hulpmiddel in het opstellen van procedures, richtlijnen en beheersregels voor het informatie- en archiefbeheer. Gelukkig zijn deze modellen in een vergevorderd stadium van realisatie, zie elders in deze bundel onder andere de artikelen van Ingmar Koch en Paul Huismans en de Werkgroep Kwaliteitsmodel Archiefinspectie. Openheid van zaken Om uiteindelijk met de rapportages van de gemeentelijke archiefinspectie het kanonskogel-effect te kunnen bereiken is openheid van zaken nodig. Allereerst om onderlinge vergelijkingen mogelijk te maken door bestaande rapportages te verzame len en daaruit de hierboven beschreven standaardisatie en kwantificeerbaarheid van de toetsing te kunnen samenstellen. Anderzijds betekent publicatie van de rappor tages een extra drukmiddel om voor het archief- en informatiebeheer de zaken op orde te brengen. Op dit moment worden vrijwel alle rapportages nog in een min of meer besloten sfeer uitgebracht. Men wil niet meteen de vuile was buiten hangen en het bestuur is niet verplicht in het openbaar over goed of slecht archief- en/of informatiebeheer te communiceren. In het licht van bovenstaande is dat natuurlijk bijzonder jammer. Voor de gemeentelijke archiefinspecteurs ligt er de grote uitdaging om hun zeepbellen om te vormen tot kanonskogels Bij de dienst waar we werken, Historisch Goud-Rijckheyt in Heerlen, had de huidige archiefinspecteur, vooruitlopend op de elders beschreven actie van de gezamenlijke archiefinspecteurs, de handschoen opgepakt om tot een eerste (interne) standaar disatie te komen door te experimenteren met het samenstellen van manifesten/ handleidingen. Verder heeft hij laten onderzoeken of een vorm van publicatie van de inspectierapporten mogelijk is. De privacyfunctionaris van onze juridische afdeling gaf een negatief advies. Dat heeft ons er tot nu toe van weerhouden de rapporten en handleidingen op de website te plaatsen. Toch lijkt het ons - deze beslotenheid ten spijt - mogelijk om binnen het werkver band van gemeentelijke archiefinspecteurs rapportages aan een studiegroep te over leggen om daarmee het noodzakelijke en geschetste inspectiemodel/formulier te kunnen toetsen en verbeteren, zodat er een transparante kwantificeerbare toetsing voor de inspectie van het archief- en informatiebeheer ontstaat. De uitdaging Voor de gemeentelijke archiefinspecteurs ligt er de grote uitdaging om hun zeep bellen om te vormen tot kanonskogels teneinde rapportages te kunnen samenstellen die er toe doen en effect sorteren. De handschoen is opgepakt, zo leest u elders in deze bundel. We hopen dan ook dat de nieuwe aanpak van toezicht effect sorteert. Het doel van de nieuwe standaardisering zal moeten zijn om het algemeen aanvaard toetsingskader door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Unie van Waterschappen als (minimale) norm voor de lagere overheden laten vaststellen. Een lange weg te gaan? We zijn op de goede weg, denken wij. De praktijk zal moeten uitwijzen of de nieuwe werkwijze uiteindelijk de erkenning krijgt die het verdient en dan eindelijk de kogel door de kerk is. METHODEN EN TECHNIEKEN 176 GEERT LUIJKX EN ROELOF BRAAD VAN ZEEPBEL NAAR KANONSKOGEL.. 177

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 90