vaste maat voor de toetsing en voor de geïnspecteerde instellingen is het een goed
hulpmiddel in het opstellen van procedures, richtlijnen en beheersregels voor het
informatie- en archiefbeheer. Gelukkig zijn deze modellen in een vergevorderd
stadium van realisatie, zie elders in deze bundel onder andere de artikelen van
Ingmar Koch en Paul Huismans en de Werkgroep Kwaliteitsmodel Archiefinspectie.
Openheid van zaken
Om uiteindelijk met de rapportages van de gemeentelijke archiefinspectie het
kanonskogel-effect te kunnen bereiken is openheid van zaken nodig. Allereerst om
onderlinge vergelijkingen mogelijk te maken door bestaande rapportages te verzame
len en daaruit de hierboven beschreven standaardisatie en kwantificeerbaarheid van
de toetsing te kunnen samenstellen. Anderzijds betekent publicatie van de rappor
tages een extra drukmiddel om voor het archief- en informatiebeheer de zaken op
orde te brengen.
Op dit moment worden vrijwel alle rapportages nog in een min of meer besloten
sfeer uitgebracht. Men wil niet meteen de vuile was buiten hangen en het bestuur is
niet verplicht in het openbaar over goed of slecht archief- en/of informatiebeheer te
communiceren. In het licht van bovenstaande is dat natuurlijk bijzonder jammer.
Voor de gemeentelijke archiefinspecteurs
ligt er de grote uitdaging om hun zeepbellen om te vormen
tot kanonskogels
Bij de dienst waar we werken, Historisch Goud-Rijckheyt in Heerlen, had de huidige
archiefinspecteur, vooruitlopend op de elders beschreven actie van de gezamenlijke
archiefinspecteurs, de handschoen opgepakt om tot een eerste (interne) standaar
disatie te komen door te experimenteren met het samenstellen van manifesten/
handleidingen. Verder heeft hij laten onderzoeken of een vorm van publicatie van de
inspectierapporten mogelijk is. De privacyfunctionaris van onze juridische afdeling
gaf een negatief advies. Dat heeft ons er tot nu toe van weerhouden de rapporten en
handleidingen op de website te plaatsen.
Toch lijkt het ons - deze beslotenheid ten spijt - mogelijk om binnen het werkver
band van gemeentelijke archiefinspecteurs rapportages aan een studiegroep te over
leggen om daarmee het noodzakelijke en geschetste inspectiemodel/formulier te
kunnen toetsen en verbeteren, zodat er een transparante kwantificeerbare toetsing
voor de inspectie van het archief- en informatiebeheer ontstaat.
De uitdaging
Voor de gemeentelijke archiefinspecteurs ligt er de grote uitdaging om hun zeep
bellen om te vormen tot kanonskogels teneinde rapportages te kunnen samenstellen
die er toe doen en effect sorteren. De handschoen is opgepakt, zo leest u elders in
deze bundel. We hopen dan ook dat de nieuwe aanpak van toezicht effect sorteert.
Het doel van de nieuwe standaardisering zal moeten zijn om het algemeen aanvaard
toetsingskader door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Unie van
Waterschappen als (minimale) norm voor de lagere overheden laten vaststellen.
Een lange weg te gaan? We zijn op de goede weg, denken wij. De praktijk zal moeten
uitwijzen of de nieuwe werkwijze uiteindelijk de erkenning krijgt die het verdient
en dan eindelijk de kogel door de kerk is.
METHODEN EN TECHNIEKEN
176
GEERT LUIJKX EN ROELOF BRAAD VAN ZEEPBEL NAAR KANONSKOGEL..
177