Van zeepbel naar kanonskogel
Normering van de gemeentelijke archiefinspectie
A
Een zeepbel spat bij de geringste tegendruk uiteen. Een kanonskogel slaat in.
Het pad van de gemeentelijke archiefinspecteurs gaat niet over rozen. Kijk maar naar
wat er met hun rapportages in de praktijk wordt gedaan. Waaraan ligt het dat sommige
rapporten inslaan als een kanonskogel en andere als een zeepbel uiteenspatten?
Geluk of pech? Wind mee of tegen?
Sinds j aar en dag zijn gemeentelij ke archiefinspecteurs op pad om het wel en wee
van de informatiehuishouding en het archiefbeheer gade te slaan. Ze rapporteren
daarover periodiek aan het verantwoordelijke bestuur. Meestal gebeurt dit na overleg
met de direct betrokkenen of na hen in ieder geval daarover te hebben geïnformeerd.
Opvolgen van raad voor verbetering wordt daarna vaak weggeredeneerd. Daarvoor
zijn twee redenen direct aanwijsbaar. Wissel of opvolging van inspecteurs resulteert
(of hopelijk: resulteerde) te vaak in goedkeuren van wat de ander voor verbetering
vatbaar vond of andersom, afkeuren wat eerder goed gevonden werd. De andere
reden ligt bij shoppende bestuurders en archiefbeheerders of informatiespecialisten.
Zij weten altijd wel raad met 'geldverslindende' adviezen, blijkt in de praktijk.
Ze vinden in hun netwerk altijd ergens wel gedoogbeleid voor situaties die de eigen
inspecteur in zijn rapportage als 'niet in orde' beoordeelt.
Daar sta je dan, als inspecteur met al je ambities en goede bedoelingen: in je hemd...,
met je mond vol tanden... of nog erger: met gezichtsverlies. Serieus genomen worden
is er dan niet meer bij
Gelukkig zijn er ook rapportages die wel succes hebben (gehad)al dan niet gedeelte
lijk. Maar ligt (lag) dat niet aan toevallige omstandigheden van de waan van de dag?
De organisatie had toevallig wat geld over, of er was een wethouder met hart voor
de zaak.
Deze bijdrage wil een aanzet geven tot het (hopelijk voorgoed) doorbreken van dit
echec. Daarvoor zijn twee denklijnen uitgezet. De eerste betreft de normering van
de interne rapportage. De tweede gaat over de uitwisseling, toetsing en ijking van
rapportages tussen gemeentelijke inspecteurs onderling.
De relativiteit van de rapportage
Het enige gezaghebbende instrument van de gemeentelijke archiefinspectie is
de periodieke rapportage aan het bestuur. In de regel bestaat die rapportage uit de
opsomming van een aantal tekortkomingen. Daarbij wordt er meestal een oplos
singsrichting aangegeven voor de knelpunten en geeft de inspecteur, namens de
gemeentearchivaris, aanbevelingen voor het wegwerken of opheffen van tekort
komingen. Vervolgens is het de bedoeling dat het bestuur de ambtelijke organisatie
opdracht geeft met de aanbevelingen aan de slag te gaan. Althans, zo zou het moeten
zijn. De praktijk is meestal anders.
i
GEERT LUIJKX EN ROELOF BRAAD
171
