Immers: een rapport is pas een goed rapport
als het mensen in beweging brengt.
Hetzelfde valt trouwens te zeggen over producten van mogelijke bondgenoten
van archiefinspecteurs zoals informatiebeleidsmakers, controllers en informatie
architecten. Zo blijkt uit het rapport Beperkt Houdbaar dat bijvoorbeeld de Baseline
Informatiehuishouding (toch een prima vertrekpunt voor de implementatie van
gedegen informatiebeleid) in de praktijk mondjesmaat wordt gebruikt.3
De artikelen in deze bundel geven gezamenlijk een breed overzicht van de turbulente
wereld waarin de archiefinspecteur verkeert. Tegelijk geven ze richting aan de manier
waarop archiefinspecteurs in de toekomst meer gehoord kunnen gaan worden.
Het werkveld van de toezichthouder, en daarmee (als het goed is) de toezichthouder
zelf, is op ongeveer alle denkbare aspecten in beweging. De artikelen in deze bundel
vormen samen daarvan een actuele afspiegeling.
Wijzigingen in wet- en regelgeving hebben een fundamentele andere positie van
menig archiefinspecteur veroorzaakt en stellen nieuwe eisen aan het object van
archieftoezicht. Er is een grote hoeveelheid nieuwe beleidskaders opgesteld die invul
ling geven aan verdere standaardisatie van beleid, methoden en instrumenten. Er is
een hoeveelheid hulpmiddelen beschikbaar gekomen: van checklists en verantwoor
dingsinstrumenten tot procesmodellen en structuren voor operational audits.
Er zijn nog veel kansen om deze te standaardiseren en te automatiseren.
De meest fundamentele wijziging heeft betrekking op het object van toezicht: de
informatie zelf. Archiefinspecteurs houden toezicht op een object dat momenteel de
meest fundamentele transformatie in de afgelopen eeuwen ondergaat. Daarmee
worden het belang en de werkzaamheden van archieftoezicht alleen maar belang
rijker en boeiender.
Zijn er kansen te onderkennen voor het archieftoezicht in de toekomst? Is een toe
komstvisie mogelijk die richting kan geven aan het archieftoezicht in het algemeen
(dus zonder onderscheid te maken in het archieftoezicht in de verschillende bestuur
slagen)?
Het antwoord is: ja. Ik zal niet het gewicht op me nemen om alle kansen in kaart te
brengen en om een uitgewerkte totaalvisie te ontwikkelen. Ik hoop wel dat dit op
afzienbare termijn gaat gebeuren door of in opdracht van bijvoorbeeld vakorganisa
ties en/of innovatieprogramma's.
In ieder geval zijn op deze plaats wel de volgende kansen aan te geven:
Als toezichthouder op en als mederegisseur van het informatiebeheer van een
overheidsorganisatie heeft de archivaris toekomst. Het uitwerken van de rol van
toezichthouder, bijvoorbeeld in lijn met de principes van corporate governance,
geeft kansen om de archiefinspecteur een goede en herkenbare plaats te geven.
Archiefinspecteurs hebben veel bondgenoten in organisaties. Denk bijvoorbeeld
aan controllers, kwaliteitszorgers, informatiebeleidsmakers, security officers en
privacy officers. Door het beter benutten van die bondgenootschappen kan het
belang van goed informatiebeheer door meer functionarissen gedragen worden
dan alleen door archiefinspecteurs.
Toezichthouders zijn relatieve insiders én relatieve outsiders in een organisatie.
Deze positie geeft kansen om het belang van goed informatiebeheer vanuit ver
schillende posities/grondhoudingen op de kaart te zetten. De toezichthouder
kan dan ook een vernieuwer binnen de organisatie zijn. Juist de inspecteur moet
namelijk met een extern gerichte houding nieuwe ontwikkelingen in de gaten
houden en vertalen naar de organisatie.
Volg de 3 P's:
Profiteer, Profileer en
Prioriteer!
Verdere standaardisatie van methoden en technieken is niet alleen nodig voor de
professionalisering van het toezicht maar ook om archiefinspectie een herkenbaar,
betrouwbaar en begrijpelijk profiel te geven binnen een organisatie. De Werkgroep
Kwaliteitsmodel Archiefinspectie, die binnen BRAIN actiefis, verricht bijvoorbeeld
hierin essentieel werk voor de vakgemeenschap.
En een visie op de toekomst? Laat ik het op deze plek houden op een oproep:
"Volg de 3 P's: Profiteer, Profileer en Prioriteer!
Profiteer:
van het toenemende belang van informatiebeheer
van het toenemend aantal bruikbare instrumenten
van het toenemend aantal bondgenoten
van het toenemend aantal ketenpartners
van het gegeven dat jij de kenner bent en dat jouw kennis nodig is
Profileer je als:
medeverantwoordelijke voor information governance
kennisdrager
onderdeel van een kennisnetwerk
voorlichter en aanspreekpunt
adviseur
onafhankelijk toezichthouder
Prioriteer:
lees de organisatie: volg kritisch de beleidsagenda en doe bijvoorbeeld een
permanente krachtenveldanalyse
pak de onderwerpen die het meest kans op succes bieden vanuit de oogpunten
van risico's voor de organisatie en die aansprekend zijn voor de zorgdragers en
de beheerders
handel vooraf en niet achteraf! Of anders gezegd: wees aanwezig bij de belang
rijke veranderingen en projecten nog voordat ze in de praktijk gestart zijn
SAMENVATTING EN TOEKOMSTVISIE
3 Idem, p. 9.
10
FRANS SMIT PROFITEER, PROFILEER, PRIORITEER!
11
