De Archiefwet verplicht niet tot het aanstellen van een gemeentearchivaris. De rol van interne toezichthouder kan dan worden toebedeeld aan de gemeentesecretaris. Bij de gemeenten die wel een gemeentearchivaris hebben benoemd, is het intern toezicht op zeer verschillende wijzen georganiseerd. Met andere woorden er is geen uniformiteit in de wijze van toezicht houden. Deze uniformiteit is voor de noodzake lijke transparantie en vergelijkbaarheid wel aan te bevelen. De genoemde KPI's komen hier in zekere mate ook aan tegemoet, het maakt benchmarking mogelijk. Maar ook de wijze van het uitoefenen van toezicht zou meer gebaseerd moeten zijn op breed geaccepteerde en beproefde methoden en technieken. Een beproefde methode die naar onze mening gebruikt kan worden bij de toetsing van het interne beheersingssysteem is het uitvoeren van internal audits. Bij de toetsing die de gemeentelijke archiefinspecteur uitvoert kan hij zeer goed gebruik maken van deze methodiek. Maar ook de wijze van het uitoefenen van toezicht zou meer gebaseerd moeten zijn op breed geaccepteerde en beproefde methoden en technieken Wat is internal auditing? De uitgave De Internal Auditor in Nederland, Position Paper Update 2008 van de beroepsgroepen Instituut van Internal Auditors (IIA), Het Koninklijk NIVRA en Norea, omschrijft het zo: "De internal auditfunctie ondersteunt het management bij uitdagingen op het gebied van besturing en beheersing. Zij verschaft aanvullende zekerheid over de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Daarbij is de internal auditfunctie een katalysator van verbeteringen op dat gebied."6 Het concept van internal auditing kan het beste verklaard worden vanuit het model van de 'four lines of defence', of de vier verdedigingslinies. De first line of defence wordt gevormd door de lijnafdelingen. De lijnmanagers zijn verantwoordelijk voor het verrichten van de juiste prestaties. De kwaliteit van deze prestaties wordt geborgd door het treffen van de juiste beheersmaatregelen. De second line of defence is onder steunend en ontwikkelend van aard; bijvoorbeeld de afdelingen risicomanagement, kwaliteitszorg of concern-control. Zij dragen (mede) zorg voor de inrichting van de juiste beheersmaatregelen en monitoren de naleving daarvan. De interne auditfunc tie omvat de derde verdedigingslinie. Ze voert onderzoeken uit naar de beheersing en effectiviteit van de eerste en de tweede linie, en geeft daarmee aanvullende zekerheid op de feitelijke beheersing van de organisatie. Een voorbeeld daarvan is de controle op de werking van het kwaliteitssysteem. De fourth line of defence is de externe toe zichthouder, de externe accountant of, in het geval van de gemeentelijke archieven, de provinciale inspectie. De gemeentelijke archiefinspecteur bevindt zich in de ideale situatie evenals de inter- nal auditor in de third line of defence. In de hedendaagse praktijk is de doorsnee gemeentelijk archiefinspecteur werkzaam in de second line, omdat de eerste lijn niet op orde is. De archiefinspecteur kan wel gebruik maken van de methodieken van internal auditing om een betere beheersing van de informatieprocessen binnen de organisatie te bereiken. De uitvoering van het nieuwe provinciale archieftoezicht is beschreven in een sector specifiek beleidskader. De rol en werkzaamheden van de gemeentelijke archiefin specteur zijn niet in een beleidskader omschreven. De enige tool die voor de horizon tale verantwoording tot nu toe beschikbaar is, is het instrument van de KPI's. Hoewel de KPI's al een enorme verbetering betekenen voor het horizontaal archief toezicht, is deze tooi niet toereikend om de oorzaken bij het niet voldoen aan deze regelgeving te kunnen achterhalen. Wanneer de interne beheeromgeving niet op orde is, bestaat er een grote kans dat het horizontaal toezicht zal falen. De ontwikke ling van een landelijk beleidskader voor het horizontaal toezicht verdient dan ook aanbeveling. Vanuit de VNG geïnitieerd beleid om te komen tot meer eenheid en duidelijkheid bij de uitvoering van het horizontaal archieftoezicht is gewenst. Hierbij zijn twee belangrijke aandachtsgebieden te benoemen: Realiseren van een goed functionerend intern beheersingssysteem voor de informatiehuishouding. Uniformering in de wijze van toezicht door de gemeentelijke archiefinspecteur of de gemeentesecretaris. In dit artikel pleiten wij er voor om de methodiek van internal auditing in een dergelijk landelijk beleidskader voor het horizontaal archieftoezicht in te voeren.7 De werkgroep 'landelijk kwaliteitsmodel archiefinspectie' van de sectie Inspectie van BRAIN heeft een procesmodel ontwikkeld om de kwaliteit van de informatiehuis houding te toetsen, waarvan de methodiek gebaseerd is op internal auditing. De inspecteur verzamelt feiten, vergelijkt deze met de norm en vormt een oordeel De inspecteur als auditor? Zoals hierboven beschreven, verstrekt de internal auditor het management aanvul lende zekerheid over de kwaliteit van de interne beheersing van de organisatie. De auditfunctie vergelijkt bijvoorbeeld wettelijke voorschriften, concernregelgeving en beheerkaders met de daadwerkelijk getroffen beheersmaatregelen en stelt vast of deze effectief en efficiënt zijn toegepast qua inrichting en hantering in de dagelijkse procesvoering. De inspecteur verzamelt feiten, vergelijkt deze met de norm en vormt een oordeel. Tot op heden is de gemiddelde inspectie meer gericht geweest op de feite lijke werking van het archiveringssysteem, in het bijzonder of mensen, middelen, procedures, apparatuur en programmatuur overeenkomstig de regelgeving worden ingezet dan wel zich daarnaar gedragen. HET BESTEL 6 Naarden, 2008, p. 5. Zie: http://www.iia.nl/SiteFiles/Downloads/Position%20Paper%20update%202008. pdf. 148 STINIE FRANCKE EN JACQUELINE SCHUURMAN HESS VERSTERKING HORIZONTAAL ARCHIEFTOEZICHT 7 Met de term operational auditing wordt hetzelfde bedoeld. 149

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 76