Hoe SMARTer de afspraken in het inspectieverslag,
hoe helderder het vervolgtraject
Provincie
GS
Gemeente
B&W
Gemeente
raad
Kwaliteits(zorg) systemen voor het archief,
zoals artikel 16 van de Archiefregeling die vereist,
staan ook nog in de kinderschoenen
HET BESTEL
De interventieladder in de praktijk
Voor het nieuwe IBT hebben wij hebben een voorbeeld uitgewerkt voor het archief-
wettelijk toezicht. De provinciale archiefinspecteur constateert bij zijn bezoek, of al
eerder op basis van de beschikbare informatie, dat een of meerdere aspecten van de
archiefzorg of het archiefbeheer niet geheel op orde is resp. zijn. De eerste mogelijk
heid om daarover in gesprek te gaan is (nog) tijdens het inspectiebezoek, met de
directe gesprekspartner of met diens leidinggevende. In bijzondere gevallen komt het
voor dat een inspectiebezoek eindigt met een samenvattend gesprek met de secreta
ris/directeur of met de wethouder of de burgemeester. Tijdens het inspectiebezoek
wordt dan in feite al een stukje van de interventieladder bewandeld. De archief
inspecteur spreekt in het meest uitgebreide geval achtereenvolgens de archivaris/
archiefmedewerker - teamleider - hoofd afdeling - secretaris/directeur en de wet
houder of de burgemeester. Daarmee is ook het eerste contact met de bestuurlijke
lijn gelegd.
Vervolgens hangt het van de situatie af of er meer treden van de interventieladder
moeten worden beklommen. Brengt de archiefinspecteur zijn verslag zelf uit aan
B&W of aan de raad? Of loopt dit via GS, wel of niet in samenhang met rapportage
van andere IBT aandachtsgebieden? Hoe SMARTer de afspraken in het inspectie-
verslag, hoe helderder het vervolgtraject. Van de zorgdrager wordt op grond van con
clusies en aanbevelingen actie verwacht en spontane terugmelding daarvan aan de
inspecteur/provincie. Als die rapportage uitblijft, dient de inspecteur te monitoren.
Even een uitstapje naar EGI: haar inspectieverslagen brengt zij in principe uit aan
de ge-inspecteerden, maar bij ernstige nalevingtekorten ook aan de Minister van
OCW.16
De volgende sporten van de interventieladder zijn het valideren van de opgevraagde
of verzamelde informatie, het maken van afspraken en termijnen, de vooraankondi
ging van juridische interventie, het besluit tot schorsing en vernietiging respectieve
lijk indeplaatsstelling en het uitvoeren van de sanctie. Deze opeenvolgende sporten
zullen ook voor het archieftoezicht verder moeten worden uitgewerkt, door IPO met
inbreng van het LOPAI, VNG en BZK en OCW. Vervolgens wordt dit na opname en
vaststelling in het aanvullend beleidskader in samenhang met andere toezichtdo-
meinen per provincie toegepast.
Versterking horizontaal toezicht
In gemeenten, waar sprake is van een benoemde archivaris, is in de Archiefverorde
ning de bepaling opgenomen dat deze eenmaal per (twee) jaar verslag doet van de
door hem uitgevoerde inspecties van het archief. Dit verslag, dat hij uitbrengt aan
16 EGIJaar werkprogramma 2009, Ministerie van OCW, Den Haag, maart 2009.
138
JETZE DIJKSTRA, LOLKE FOLKERTSMA EN FRANS SCHOLTEN, M.M.V. BENNIE TE VAARWERK
ARCHIEFWETTELIJK TOEZICHT VAN SPECIFIEK NAAR GENERIEK
Informatie
Toezicht
Horizontale
verantwoording
Horizontale
controle
Figuur iVereenvoudigd schema van het horizontaal en verticaal toezicht door Ingmar Koch
B&W, kan door B&W verder worden geleid naar de raad. Daarmee is er in theorie
een goede horizontale verantwoording. Het blijkt dat colleges van B&W deze ver
slagen niet altijd doorsturen naar de raad. Wel zien we de laatste anderhalf jaar de
ontwikkeling dat de ingevulde KPI's (zie hierna) wel die rol gaan vervullen. In
gemeenten zonder benoemde archivaris ligt de beheerstaak bij de secretaris/direc
teur, maar hierbij doet zich het probleem voor dat deze geen toezicht op zichzelf kan
uitoefenen. Zoals al eerder opgemerkt blij kt in de praktijk dat ook een benoemde
archivaris niet altijd tevens de taak van gemeentelijk archiefinspecteur uitoefent.17
Vooral bij archivarissen die geen assistentie hebben van een andere gediplomeerde
collega of bij kleinere archiefdiensten is dat het geval. Daarmee ontstaat een 'gat'
in de horizontale verantwoording. De vraag is of in er in die gevallen geen aandacht
zou moeten komen in de planning en controlcyclus voor het monitoren van de
kwaliteit van de informatievoorziening en het archiefbeheer.18
Kwaliteits (zorg) systemen voor het archief, zoals artikel 16 van de Archiefregeling
die vereist, staan ook nog in de kinderschoenen. Het oordeel of de archiefzorg 'in
control' is, is niet zomaar op afstand te geven.
17 Zie hiervoor L. Folkertsma, a.w.
18 Hier is een wereld te winnen, ook voor archivarissen. Uiteindelijk moet de informatievoorziening in de
eerste en tweede lijn in orde zijn. De archivaris toetst daarop en de provincie houdt het externe, toezicht.
139
