voor het specifieke archieftoezicht met de invoering van de Wet revitalisering
generiek toezicht uit de wet te schrappen. Generieke bepalingen moeten volstaan.
De vraag is vervolgens hoe de provincies dit vorm gaan geven. In april 2008 werd
hiertoe door het LOPAI een werkgroep IBT gevormd, die het provinciaal archief
toezicht binnen de brede werkgroep IBT van het IPO vertegenwoordigde.
Van specifiek naar generiek
Het vervangen van specifiek archieftoezicht door generiek toezicht betekent dat
toezichtbepalingen in de Archiefwet 1995 en Politiewet over het toezicht van GS op
de archiefzorg bij gemeenten, waterschappen, politiekorpsen en gemeenschappelijke
regelingen komen te vervallen. Deze bepalingen worden vervangen door de generieke
bepalingen in de Gemeentewet en de Provinciewet over schorsing en vernietiging
resp. indeplaatsstelling in geval van taakverwaarlozing. Hiervoor is door BZK in
overleg met het IPO en de VNG een algemeen beleidskader gemaakt en vastgesteld.
Vervolgens zijn uitwerkingen gemaakt van het algemene kader, de zogenaamde aan
vullende beleidskaders schorsing en vernietiging resp. indeplaatsstelling, voor onder
meer Archieftoezicht. Een LOPAI-werkgroep werkte in IPO-verband mee aan de
opstelling van dit laatste kader, opdat het een bruikbaar instrument wordt voor het
vernieuwde IBT. Het concept van dit beleidskader, 'Nieuwe schoenen' genaamd, is in
september 2011 aangeboden voor overleg met de VNG en vervolgens de betrokken
ministeries.12 Het IPO bestuur heeft, in overleg met de VNG, het aanvullend beleids
kader vastgesteld in 2012. Elke provincie dient dit kader vervolgens zelf vast te
stellen. Dit is in diverse provincies gerealiseerd rondom de inwerkingtreding van de
Wet Revitalisering Generiek Toezicht. In het aanvullende beleidskader zijn onder
meer het informatiearrangement en de interventieladder uitgewerkt.
Taakverwaarlozing
Van taakverwaarlozing op grond van de Archiefwet zou kunnen worden gesproken
wanneer uit de beoordeling van de toezichthouder blijkt dat bij een onder toezicht
gestelde gemeente, waterschap of openbaar lichaam de informatiehuishouding in
ernstige mate niet voldoet aan de in de Archiefwet en nadere regelgeving gestelde
eisen. Dergelijke vormen van taakverwaarlozing en de wettelijke basis ervan voor
dit archieftoezicht moeten tevoren zijn vastgelegd in het aanvullend beleidskader.
Voorbeelden kunnen zijn: onvoldoende maatregelen voor informatiehuishouding
bij splitsing of opheffing van een orgaan, onvoldoende interne kwaliteitszorg, onvol
doende selectie en toegankelijkheid, het ontbreken van overzichten en metadata-
schema' s van informatiebestanden, onvoldoende materieel beheer, onwettige
vervreemding, het niet voldoen aan wettelijke eisen van archiefbewaarplaatsen en
-ruimten, niet gedocumenteerde en/of onjuiste vervanging op een ander medium.
Het is nog onduidelijk hoe onomkeerbare schade door bijvoorbeeld het onvolledig of
onjuistvervangen of door onveilig gebouwde archiefbewaarplaatsen moet worden
voorkomen. Tijdig overleg tussen de zorgdrager en de toezichthouder voorkomt der
gelijke problemen.13 Deze zogenaamde voorkantsturing past bij het vernieuwde
interbe stuurlij k toezicht.
136
Het informatiearrangement uitgewerkt in relatie tot de Archiefwet
Een inhoudelijk stevig informatiearrangement achten wij noodzakelijk. Provincies
die een zogenaamde Informatieverordening vaststellen zouden dit daarin moeten
neerleggen. Wij komen verderop terug op deze informatieverordening.
Hoe zouden GS zich zonder te beschikken over voldoende informatie een oordeel
kunnen vormen over taakverwaarlozing door de gemeente, het waterschap, een
Gemeenschappelijke Regeling of een openbaar lichaam? Provincie en zorgdrager
komen overeen, welke informatie noodzakelijk is - dus beschikbaar moet zijn - bij
de provincie om de archiefzorg bij de betrokken zorgdrager te kunnen beoordelen.
Een goed voorbeeld van het informatiearrangement is in onze optiek een monitor,
zoals de Erfgoedinspectie (EGI) hanteert bij de zorgdragers op rijksniveau.
In elke provincie werd tot 2013 een gestandaardiseerde vragenlijst gehanteerd die
eens in de twee a vier jaar is ingevuld. Om de administratieve lastendruk (verder) te
verminderen is de volgende wijze denkbaar: de eerste keer dat een brede vragenlijst
wordt ingevuld levert een zogenaamde nulmeting op. Als er na een periode van twee
tot vier jaar opnieuw om informatie wordt gevraagd, kan worden volstaan met het
aangeven van de wijzigingen die zich sinds de nulmeting hebben voorgedaan. Plus,
voor zover van toepassing, wat de zorgdrager heeft gedaan met de aanbevelingen uit
het vorige inspectierapport. Bij het informatiearrangement horen ook de horizon
taal beschikbare informatiebronnen, zoals de verslagen van de gemeentearchivaris
over zijn toezicht op het beheer, auditverslagen van intern toezicht, meldingen
van risicovolle zaken zoals vervanging en de bouw van een archiefbewaarplaats,
begrotingen en beleidsstukken.14 Er moet naar worden gestreefd dat dergelijke infor
matiestromen aansluiten op bestaande stromen zoals die ook voor het horizontaal
toezicht zijn verzameld. Er is een ontwikkeling te zien dat de Kritische Prestatie
Indicatoren, de KPI's die de VNG in 2011 aanbood aan haarleden, worden verwerkt
in de verslaglegging aan B&W, respectievelijk die door B&W aan de raad.15
Horizontaal beschikbare informatie kan worden 'uitgelezen' door de toezichthouder
of door de zorgdrager en met één muisklik ook actief worden aangereikt bij de toe
zichthouder, in casu GS. Als de informatie tekort schiet zal de toezichthouder zelf de
benodigde informatie moeten opvragen (dat is dan de stap 1 op de interventie
ladder).
Dat het toezicht in veel gevallen risico-georiënteerd is of thematisch is opgezet
betekent ook een vermindering van administratieve lasten. Systeemtoezicht is moge
lijk de volgende stap: een vorm van toezicht waarbij de toezichthouder de processen
en beheersingsmaatregelen binnen een bedrijf (of overheidsorganisatie) beoordeelt.
Deze vorm van toezicht is alleen mogelijk als er kwaliteitssystemen zijn geïmplemen
teerd, en dat staat bij de decentrale overheden (absoluut) nog in de kinderschoenen.
Wij onderschrijven de uitspraak van EGI in haar jaarverslag 2007 over systeemtoe
zicht: "Er zal worden gewerkt op basis van systeemtoezicht ('trust but verify'
waarnaast regelmatig inspecties ter plaatse nodig zullen zijn om steekproef sgewij s
de kwaliteit in het veld te toetsen en voeling te houden met de praktijk." EGI noemt
dat elders 'reality checks'; in gewoon Nederlands zeggen collega-archiefinspecteurs
dat zo nu en dan de thermometer er in moet. Ook in het nieuwe IBT zijn reality
checks ingebouwd.
137
HET BESTEL
12 Zie voor Nieuwe schoenen: www.lopai.nl
13 Dit botst met het uitgangspunt van Oosting: alleen toetsen en ingrijpen achteraf. Oosting biedt geen
oplossing voor dit spanningsveld. Onder andere de provincie Gelderland zal niet ingrijpen, maar juist
inzetten op sturing aan de voorkant.
JETZE DIJKSTRA, LOLKE FOLKERTSMA EN FRANS SCHOLTEN, M.M.V. BENNIE TE VAARWERK
ARCHIEFWETTELIJK TOEZICHT VAN SPECIFIEK NAAR GENERIEK
14 Zie ook het Uitvoeringsplan Herziening Interbestuurlijk Toezicht, opgesteld door BZK, IPO en VNG, 19 mei
2009
15 In Gelderland - en hopelijk volgen de andere provincies dit voorbeeld - is dat nadrukkelijk de bedoeling
en te verwezenlijken door de verwerking van de KPI's in de horizontale verslaglegging door archivarissen/
controllers of auditors. In het informatiearrangement zullen hierover afspraken gemaakt moeten worden.
