Archiefwettel ijk toezicht
van specifiek naar generiek
We hebben nieuwe schoenen gekregen om aan te trekken.
Het is aan ons om ervoor te zorgen dat ze passen.
De titel van dit artikel wekt de suggestie dat de recente wijzigingen in de archief
wetgeving meer van hetzelfde zouden betekenen. Dat is niet waar, er zijn wel veel
veranderingen. En deze hebben voor- en nadelen. Archieftoezicht gaat in inter-
bestuurlijk opzicht sterker deel uitmaken van een integraal pakket van toezicht-
sectoren. Dit gegeven kan positieve gevolgen hebben. De weg hier naartoe is niet
bepaald soepel en brengt ook kansen en bedreigingen voor de invulling en
zichtbaarheid van het vakgebied met zich mee.
Een mogelijk gevolg van de wijzigingen voor het vakgebied is dat de verschillende
rollen van de archivaris zullen resulteren in volledig van elkaar gescheiden functies.
Het kan bijvoorbeeld zo worden dat de toezichthoudende rol in horizontaal opzicht
volledig op zal gaan in de bestaande control- en auditorganisatie, en in het kader
van IBT volledig op zal gaan in een accountancyachtige rol. Dan zal het vakgebied
niet meer gekoppeld zijn aan één functie, die van 'archivaris', maar verspreid raken
over verschillende functies binnen overheidsorganisaties. Met alle kansen en
bedreigingen van dien. Deze zullen archiefprofessionals zelf moeten onderkennen
en ondervangen. We hebben nieuwe schoenen gekregen om aan te trekken. Het is
aan ons om ervoor te zorgen dat ze passen.
Het Archiefwettelijk toezicht is per 1 oktober 2012 respectievelijk 1 januari 2013 ingrij
pend veranderd. Uitvloeisel van het rapport van de Commissie Oosting 'Van specifiek
naar generiek' uit 2007 is de Wet Revitalisering generiek toezicht, die diverse vormen
van specifiek toezicht vervangt door generiek toezicht. In de Gemeentewet zijn
daarvoor enkele nieuwe artikelen opgenomen. Op 1 oktober 2012 trad deze wetgeving
in werking, waarbij het artikel over het vervallen van de machtiging vervanging
archiefbescheiden nog werd uitgezonderd. De wetgever was snel: medio december
bleek dat per 1 januari 2013 de daarvoor noodzakelijke wijzigingen in de archief
wetgeving in werking traden.
In dit artikel beschrijven we het specifieke archiefwettelijk toezicht dat tot dit jaar
gold en de ontwikkelingen die het nieuwe interbestuurlijk toezicht (IBT) met zich
meebrengt en de kansen en risico's daarbij. Aan het veld de taak om die kansen te
grijpen en de risico's te minimaliseren. Waar het om gaat is dat de informatiehuis
houding van de overheid op orde is en de bijdrage die de archiefinspectie daaraan
zal kunnen blijven leveren.
Provinciaal archiefwettelijk toezicht tot oktober 2012
Het toezicht dat de provinciale archiefinspecties uitoefenden, berustte op de artike
len 28, 33, 37, 38 en 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 45 van de Politiewet
1993.2 De wet stelde de benoeming van de provinciale archiefinspecteur verplicht.
In de wet werd onderscheid gemaakt tussen toezicht op de zorg en toezicht op de
naleving. Het eerste betreft de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van over
heidsorganen ervoor zorg te dragen dat de huisvesting adequaat is, er voldoende
gekwalificeerd personeel en geldmiddelen beschikbaar zijn. Het beheer omvat de
feitelijke werkzaamheden om de archiefbescheiden in goede, geordende en toeganke
lijke staat te brengen en te houden.
Tot de vaste taken van de provinciale archiefinspectie behoorde in ieder geval het
toezicht op het beheer van de provinciale organen. Mede om een onafhankelijke
beoordeling mogelijk te maken was in de wet bepaald dat de inspecteur rechtstreeks
onder de bevelen van Gedeputeerde Staten (GS) werkt.
HET BESTEL
128
JETZE DIJKSTRA, LOLKE FOLKERTSMA EN FRANS SCHOLTEN
M.M.V. BENNIE TE VAARWERK1
1 Bennie te Vaarwerk heeft gezorgd voor de actualisering van de tekst van dit artikel in februari 2013
Met dank aan Marianne Loef, provinciaal archiefinspecteur in Noord-Holland, Irmgard Broos, provinciaal
archiefinspecteur in Utrecht en Flevoland en Ria van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur
in Noord-Brabant en Limburg voor hun reacties op het concept van dit artikel.
2 Na invoering van de Nationale Politie, per 1 januari 2013, is het archiefwettelijk toezicht op de politie
komen te liggen bij de Erfgoedinspectie.
129
