Conclusie
In de vorige paragrafen heb ik de recente wijzigingen in de Archiefwet behandeld
voor zover zij invloed hebben op depositie van de archivaris als benoemde functiona
ris bij een overheidsorgaan. Hierbij heb ik aandacht besteed aan de inhoud van de
wetteksten, hun vormingsgeschiedenis en de reacties die zij hebben opgeroepen,
waardoor ook delen zijn opgenomen die buiten het hoofdonderwerp van het artikel
vallen. In de conclusie plaats ik de invloeden vanuit de wetswijzigingen in relatie tot
elkaar en relateer ik deze aan twee beroepsbeoefenaren: de gemeentearchivaris en
de toezichthouder op provinciaal niveau.
De functie van provinciaal archiefinspecteur is vervangen door een meer generieke
toezichthouder. De officiële correspondentie van de gemeentearchivaris met de
provinciale toezichthouder gebeurt op basis van de KPI's, die eerst de route via het
college en de gemeenteraad doorlopen. Dit is een direct gevolg van de Wrgt, Nieuwe
schoenen en de inspanningen van de VNG. De informatiestromen doorlopen ver
schillende gremia die betrokken zijn bij het beheer van en de zorg voor de betreffende
archieven. Een mogelijk risico daarbij is dat in de KPI's ontwijkend taalgebruik zal
optreden.47 Het instrument van de VNG (de KPI-Excel) laat hier weliswaar weinig
ruimte voor door bij de meeste vragen aan te sturen op "ja", "nee"of "deels" als
antwoord, maar toch met de mogelijkheid om een toelichting te geven. Die toelich
ting wordt echter in de berekening van het resultaat niet meegenomen, terwijl het
leeuwendeel van de vragen voor archieftoezicht kwalitatief van aard is.48 Het gaat er
bijvoorbeeld niet om óf een gemeente een Besluit Informatiebeheer heeft, maar of
wat erin staat hout snijdt en of de bepalingen ook worden uitgevoerd. Daarnaast zijn
de vragen van de archief-KPI's sterk ingericht op directe rapportage van een deel van
de bevindingen van het brede publiek, met gebruikmaking van dezelfde bron voor
IBT.49 Daarbij kan men zich afvragen of de burger dezelfde vragen zal willen stellen
als de interne controller en auditor, en de systeemtoezichthouder op afstand.
Daarnaast is het de vraag of in de nieuwe situatie een betrouwbare risicoanalyse kan
worden gemaakt. In eerste aanzet zal dit gebeuren op basis van recente ervaringen uit
de pre-Wrgt periode. Later zal de interbestuurlijk toezichthouder in het kader van
proportionaliteit in ieder geval meer een beroep moeten doen op de eerste twee
treden van de interventieladder. De vraag is of dit wel zoden aan de dij k zet, aange
zien een provincie de stappen van die ladder veelal generiek voor meerdere sectoren
tegelijkertijd moet zetten. De tijd moet leren of deze versmalling van toezichtinfor-
matie niet juist leidt tot noodgedwongen bureaucratie en de vertroebeling van de
taken van de archivaris: deze houdt immers, zoals al eerder aangegeven, in de nieuwe
situatie deels toezicht op zichzelf.
Bij gemeenten die geen archivaris hebben benoemd en geen (ter zake kundige)
beleidsmedewerker DIV of recordsmanager hebben aangesteld, zal de interbestuur
lijk toezichthouder zich mijns inziens bewogen voelen tot het uitvoeren van
reguliere 'reality checks',50 aangezien buiten het noemen van de KPI's van de VNG
en B RAIN geen handreikingen richting de lokale overheid worden gedaan. De vraag
is of de provincie in deze gevallen voldoende formatie heeft aangesteld om aan de eis
voor proportionaliteit te voldoen: proportionaliteit betekent immers niet teveel
toezicht, maar ook niet te weinig. Het vervallen van de eis voor het hebben van het
diploma archivistiek zorgt er wel voor dat formeel meer formatie voorhanden is om
deze taak uit te voeren, maar dit zijn mensen die zich wellicht niet toegerust voelen
op een specialistisch vakgebied dat ook nog volop in beweging is.
De principes van onder andere nabijheid, enkelvoudigheid en selectiviteit uit de
Wrgt zijn in principe positief voor de verhouding van de archivaris met de inter
bestuurlijk toezichthouder: de archivaris heeft hierbij duidelijkheid over het aan
spreekpunt. Maar gezien de resterende uitzonderingen in de Archiefwet die inherent
zijn aan het wezen van archieven, komt in een aantal gevallen die enkelvoudigheid
op het tweede plan te staan.51 Het is dan ook nodig dat de professionals op provinci
aal niveau de gemeentearchivaris kunnen assisteren en adviseren als deze specifieke
gevallen zich voordoen. De kennis daarvoor moet dan wel voorhanden zijn.
Heeft de archivaris op lokaal niveau wel een 'evenknie' bij de provincie waar zij of
hij terecht kan met vragen of problemen?52 Daarbij is het van grootbelang in welke
rollen de toezichthouders kunnen opereren. Kan een toezichthouder tegelijkertijd
ook adviseur en kennisdeler zijn, als dat toezicht nadrukkelijk op afstand wordt
gezet? De Wrgt en de verdere wijzigingen van de Archiefwet zorgen (althans naar
verwachting) voor een afname in regeldruk en het daadwerkelijk plaatsen van de
zorgplicht bij de overheidsorganen zelf. Of zij ook een stelselverbetering met zich
meebrengen, valt nog te bezien bij de evaluaties.
In de eerste wijziging van de Wrgt wordt de suggestie gedaan om (een deel van) de
huidige archiefinspecteurs weer aan te stellen op basis van artikel 124e
Gemeentewet. Als dit gebeurt, dan verandert er niets als het hier dezelfde personen
betreft. Ook wat de procedure betreft is het voor een deel 'oude (maar goede) wijn
in nieuwe schoenenDe hoeveelheid wijn is echter wel geslonken. Feit blijft ook dat
het achterwege blijven van de eis voor een diploma archivistiek hiermee niet wijzigt.
De opstelling van de wetgever is dat dit diploma niet als een vereiste mag worden
gezien voor deskundig beheer of toezicht.
Bovendien bestaat als gevolg van de voorgenomen wijzigingen op provinciaal niveau
geen noodzaak tot de benoeming van een functionaris met een diploma archivistiek.
In de eerste periode zal dit in de praktijk weinig verschil maken: de provinciearchi
varis bestond nog niet. In het vervolg kan dit verder beperken van de waarde van het
diploma voor specifieke openbare functies de toekomst van het beroep van archiva
ris in Nederland bedreigen.
HET BESTEL
47 Wat dit betreft zijn de opmerkingen van de VNG bij de eerste wijziging van de Wrgt ook enigszins
verontrustend. Zie onder 'De Wrgt, ontwikkeling en reacties'.
48 Het gebruik van checklists in zichzelf is niet bezwaarlijk, het gaat erom hoe je de vragen in die checklists
stelt en hoe je de antwoorden verwerkt. Zie in dit kader ook het artikel van Ingmar Koch en Paul Huismans
in deze bundel.
49 Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) meldt de ambitie om alle toezichtinformatie
via www.waarstaatjegemeente.nl te laten verlopen, o.a. in het nieuwsbericht van 29 juni 2012, te vinden
op de website van KING. De gemeenten hebben zichzelf gecommitteerd tot deelname in
www.waarstaatjegemeente.nl bij de buitengewone ALV van 26 september 2008, zie Ledenbrief 08/167
van de VNG, d.d. 8 oktober 2008, p. 2-3. Deze twee factoren zorgen ervoor dat ook de systematische
toezichtinformatie via deze systematiek verloopt.
126
JOOST VAN KOUTRIK OUDE WIJN IN 'NIEUWE SCHOENEN'?
50 Zie Broos e.a., p. 15 voor een nadere beschrijving van deze 'reality checks'.
51 Het betreft hier de bepalingen die na de invoering van de Wrgt nog van kracht zijn. Zie de behandeling
van deze bepalingen in paragraaf 'Dossier 32 389: de Wet revitalisering generiek toezicht'.
52 Bij de Dag van de Inspectie 2011 wordt de opmerking van de archivaris als klokkenluider ook genoemd,
zie Verslag Dvl, p. 13.
127
