verzoeken om een extract uit de examenregisters of verificatieverzoeken (in 1992
in totaal 80 aanvragen, in 2010 400).
De DIV telt 16 medewerkers (13 fte). Behalve het hoofd en een teamleider werken
er 4 mensen (3 fte) bij de sectie SSA (semi-statische archieven). Op registratuur en
Archivering werken 9 mensen van wie 5 mensen ook (parttime) decentraal bij
faculteiten en diensten werkzaam zijn. Verder houdt een medewerkster zich bezig
met het opmaken van collegebrieven en het bewaken van de huisstijl.
Van de 15 archiefmedewerkers hebben 7 als vooropleiding WO niveau, 7 HBO
niveau en 2 MBO niveau. Men is in het bezit van SOD I (2 medewerkers), SOD II
(2), GO (2), LARM (1), LRM (1), Archivaris B (1), Archiefmodules UvA/HvA (3)
en 2 medewerkers hebben alleen korte cursussen gevolgd en/of een enkele module
behaald. Het hoofd DIV haalde in 2011 het Archivaris A diploma.
De afdeling DIV verzorgt de overdracht van alle universiteitsarchieven ouder dan 20
jaar naar een openbare archiefbewaarplaats. Dit houdt onder meer in dat de bewer
king van deze archieven - het in geselecteerde, goede en geordende staat brengen - in
eigen beheer door de medewerkers DIV wordt gedaan en dus niet uitbesteed wordt,
zoals bij veel universiteiten gebeurt.
Aangezien de UvA tot 1962 een onderdeel van de gemeente Amsterdam was, bevindt
het archief tot en met 1961 zich bij het Stadsarchief. Archief van na 1962 moet aan
het Noord-Hollands Archief (NHA) overgedragen worden. Omdat de UvA de
archieven graag bij elkaar wilde houden is ervoor gekozen de archieven van na 1961
officieel over te dragen aan het NHA onder gelijktijdige uitlening aan het Stads
archief. Van elke overdracht wordt een collegebesluit gemaakt met eventuele
opmerkingen over de openbaarheid. Dan wordt de overdrachtsovereenkomst tussen
het CvB UvA en het NHA getekend en de uitleenovereenkomst tussen het NHA en
het Stadsarchief opgemaakt. Als alles getekend is wordt het geïnventariseerde archief
naar het Stadsarchief Amsterdam verhuisd. De inventaris wordt door het
Stadsarchief in hun software (Scope) gezet en via zijn website gepubliceerd.3
Het Stadsarchief heeft een E-depot,4 maar de UvA is nog niet zover dat digitaal
archief overgedragen wordt. Eerst moet de substitutie nog geregeld worden.5
Archiefinspectie en de Universiteit van Amsterdam
Op 28 april 1995 werd de nieuwe Archiefwet vastgesteld ter vervanging van de
Archiefwet 1962 (Stb. 313). Op basis van artikel 25a van de Archiefwet 1995 houdt
de sector Archieven van de Erfgoedinspectie toezicht op de vorming en het beheer en
behoud van de archieven van de centrale overheid. Ingevolge art. 41 van de
Archiefwet vallen de ZBO's (zelfstandige bestuursorganen) onder de werking van
de Archiefwet. Als deze ZBO's bij wet zijn ingesteld, vallen hun archiefbescheiden in
hun geheel onder de werking van de archiefwet. De universiteiten zijn ingesteld
door de Wet op het wetenschappelijk onderwijs,6 laatstelijk de Wet op het Hoger
onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek.7 Het archief van de UvA (door de
inspectie in 1998 als ZBO gekwalificeerd) valt dus onder de Archiefwet en wordt
daarom geïnspecteerd door de rijksarchiefinspectie.
Bij deze inspectie gaat het om twee vormen van toezicht. Ten eerste: toezicht op
het beheer, dat wil zeggen het toezicht op de ambtelijke verantwoordelijkheid voor
het archiefbeheer. De inspectie kijkt bijvoorbeeld of het overheidsorgaan zich aan
alle bepalingen van de Archiefwet houdt zoals de toegankelijkheid van archieven,
materiële verzorging, veilige berging, tijdige selectie en de overbrenging van
archieven naar een archiefbewaarplaats.
Ten tweede: het toezicht op de zorg waarbij het gaat om toezicht op de bestuurlijke
verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. Stelt het bestuur bijvoorbeeld voldoen
de geld beschikbaar, is er voldoende en deskundig personeel voor het beheer van de
(dynamische en semi-statische) archieven, heeft men een archivaris benoemd en
draagt men over aan een openbare archiefbewaarplaats?
Het inspectiebezoek
In het CvB-archief is terug te vinden dat de Algemeen Rijksarchivaris bij brief d.d.
28 augustus 1998 het bestuur van de UvA mededeelt, dat de RAI (Rijksarchiefinspec
tie) de stand van zaken rond beheersregels bij ZBO's wil onderzoeken. De UvA is
verzocht voor 19 september 1998 een vragenlijst in te vullen en de gevraagde docu
menten op te sturen. Deze vragenlijst bestond uit 13 vragen, vooral over het al dan
niet aanwezig zijn van beheersregels. Indien deze niet aanwezig waren, wilde de RAI
weten wanneer deze dan vastgesteld zouden worden en wie erbij betrokken zou
worden. Verder op welk gedeelte van de organisatie ze betrekking zouden hebben
(werkingssfeer)hoe ze bekend gemaakt zouden worden en of er nog nadere regels
te verwachten waren.
DE PRAKTIJK
3 Voor inventarissen van o.a. de faculteiten zie: https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/
archiefvormers/letter21.nl.html.
4 Op 7 juni 2010 heeft het Stadsarchief Amsterdam in Washington D.C. een Computerworld Honors Gold
Medal ontvangen voor het innovatieve gebruik van een Hitachi HCP oplossing voor duurzame opslag van
digitale bestanden binnen het E-depot. Zie http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/e-depot/
introductie.
5 Zie: http://www.archief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/geordende-toegankelijke-staat-archieven/
vervanging.
6 WWO, Stb. I960, 559.
7 WHW, Stb. 1992, 593, art. 1.13.
88
ERNESTINE BAAKE ER STAAT EEN INSPECTEUR VOOR DE DEUR: INSPECTIE EN KWALITEITSONDERZOEK
VAN DE BESTUURLIJKE ARCHIEVEN VAN DE UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM
Het dossiearchief UvA moet langzaam tot het verleden gaan behoren.
Foto: Ester Schaap, UvA
89