verzoeken om een extract uit de examenregisters of verificatieverzoeken (in 1992 in totaal 80 aanvragen, in 2010 400). De DIV telt 16 medewerkers (13 fte). Behalve het hoofd en een teamleider werken er 4 mensen (3 fte) bij de sectie SSA (semi-statische archieven). Op registratuur en Archivering werken 9 mensen van wie 5 mensen ook (parttime) decentraal bij faculteiten en diensten werkzaam zijn. Verder houdt een medewerkster zich bezig met het opmaken van collegebrieven en het bewaken van de huisstijl. Van de 15 archiefmedewerkers hebben 7 als vooropleiding WO niveau, 7 HBO niveau en 2 MBO niveau. Men is in het bezit van SOD I (2 medewerkers), SOD II (2), GO (2), LARM (1), LRM (1), Archivaris B (1), Archiefmodules UvA/HvA (3) en 2 medewerkers hebben alleen korte cursussen gevolgd en/of een enkele module behaald. Het hoofd DIV haalde in 2011 het Archivaris A diploma. De afdeling DIV verzorgt de overdracht van alle universiteitsarchieven ouder dan 20 jaar naar een openbare archiefbewaarplaats. Dit houdt onder meer in dat de bewer king van deze archieven - het in geselecteerde, goede en geordende staat brengen - in eigen beheer door de medewerkers DIV wordt gedaan en dus niet uitbesteed wordt, zoals bij veel universiteiten gebeurt. Aangezien de UvA tot 1962 een onderdeel van de gemeente Amsterdam was, bevindt het archief tot en met 1961 zich bij het Stadsarchief. Archief van na 1962 moet aan het Noord-Hollands Archief (NHA) overgedragen worden. Omdat de UvA de archieven graag bij elkaar wilde houden is ervoor gekozen de archieven van na 1961 officieel over te dragen aan het NHA onder gelijktijdige uitlening aan het Stads archief. Van elke overdracht wordt een collegebesluit gemaakt met eventuele opmerkingen over de openbaarheid. Dan wordt de overdrachtsovereenkomst tussen het CvB UvA en het NHA getekend en de uitleenovereenkomst tussen het NHA en het Stadsarchief opgemaakt. Als alles getekend is wordt het geïnventariseerde archief naar het Stadsarchief Amsterdam verhuisd. De inventaris wordt door het Stadsarchief in hun software (Scope) gezet en via zijn website gepubliceerd.3 Het Stadsarchief heeft een E-depot,4 maar de UvA is nog niet zover dat digitaal archief overgedragen wordt. Eerst moet de substitutie nog geregeld worden.5 Archiefinspectie en de Universiteit van Amsterdam Op 28 april 1995 werd de nieuwe Archiefwet vastgesteld ter vervanging van de Archiefwet 1962 (Stb. 313). Op basis van artikel 25a van de Archiefwet 1995 houdt de sector Archieven van de Erfgoedinspectie toezicht op de vorming en het beheer en behoud van de archieven van de centrale overheid. Ingevolge art. 41 van de Archiefwet vallen de ZBO's (zelfstandige bestuursorganen) onder de werking van de Archiefwet. Als deze ZBO's bij wet zijn ingesteld, vallen hun archiefbescheiden in hun geheel onder de werking van de archiefwet. De universiteiten zijn ingesteld door de Wet op het wetenschappelijk onderwijs,6 laatstelijk de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek.7 Het archief van de UvA (door de inspectie in 1998 als ZBO gekwalificeerd) valt dus onder de Archiefwet en wordt daarom geïnspecteerd door de rijksarchiefinspectie. Bij deze inspectie gaat het om twee vormen van toezicht. Ten eerste: toezicht op het beheer, dat wil zeggen het toezicht op de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. De inspectie kijkt bijvoorbeeld of het overheidsorgaan zich aan alle bepalingen van de Archiefwet houdt zoals de toegankelijkheid van archieven, materiële verzorging, veilige berging, tijdige selectie en de overbrenging van archieven naar een archiefbewaarplaats. Ten tweede: het toezicht op de zorg waarbij het gaat om toezicht op de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. Stelt het bestuur bijvoorbeeld voldoen de geld beschikbaar, is er voldoende en deskundig personeel voor het beheer van de (dynamische en semi-statische) archieven, heeft men een archivaris benoemd en draagt men over aan een openbare archiefbewaarplaats? Het inspectiebezoek In het CvB-archief is terug te vinden dat de Algemeen Rijksarchivaris bij brief d.d. 28 augustus 1998 het bestuur van de UvA mededeelt, dat de RAI (Rijksarchiefinspec tie) de stand van zaken rond beheersregels bij ZBO's wil onderzoeken. De UvA is verzocht voor 19 september 1998 een vragenlijst in te vullen en de gevraagde docu menten op te sturen. Deze vragenlijst bestond uit 13 vragen, vooral over het al dan niet aanwezig zijn van beheersregels. Indien deze niet aanwezig waren, wilde de RAI weten wanneer deze dan vastgesteld zouden worden en wie erbij betrokken zou worden. Verder op welk gedeelte van de organisatie ze betrekking zouden hebben (werkingssfeer)hoe ze bekend gemaakt zouden worden en of er nog nadere regels te verwachten waren. DE PRAKTIJK 3 Voor inventarissen van o.a. de faculteiten zie: https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/ archiefvormers/letter21.nl.html. 4 Op 7 juni 2010 heeft het Stadsarchief Amsterdam in Washington D.C. een Computerworld Honors Gold Medal ontvangen voor het innovatieve gebruik van een Hitachi HCP oplossing voor duurzame opslag van digitale bestanden binnen het E-depot. Zie http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/e-depot/ introductie. 5 Zie: http://www.archief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/geordende-toegankelijke-staat-archieven/ vervanging. 6 WWO, Stb. I960, 559. 7 WHW, Stb. 1992, 593, art. 1.13. 88 ERNESTINE BAAKE ER STAAT EEN INSPECTEUR VOOR DE DEUR: INSPECTIE EN KWALITEITSONDERZOEK VAN DE BESTUURLIJKE ARCHIEVEN VAN DE UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM Het dossiearchief UvA moet langzaam tot het verleden gaan behoren. Foto: Ester Schaap, UvA 89

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 46