Wat heeft de archiefwereld ermee gedaan?
In hun lezing voor de studiedagen van de KVAN in 2008 en in het daaropvolgend
artikel in het Archievenblad schreven Corrie-Christine van der Woude en Jan Beens
dat hen gebleken is dat tot die tijd geen enkele andere collega-archiefdienst in den
lande de uitdaging zoals geformuleerd in de circulaire van BZK had opgepakt.8
De auteurs van dit artikel waren van mening dat het archiefwezen zich toch eens
achter de oren zou moeten krabben en zou moeten kiezen uit de volgende keuzes:
willen we (het archiefwezen) de circulaire van BZK implementeren en kunnen
we afspreken wie of welk gremium hierin een trekkersrol kan vervullen;
of informeren we Binnenlandse Zaken dat we het niet kunnen willen en
bedanken we voor de eer.
of wachten we op de volgende ramp of crisissituatie en bidden we dat de
"zwarte piet" niet bij ons belandt.
Helaas is het, voor wat betreft de archiefwereld,
daarbij gebleven en heeft men de handschoen
niet opgepakt
Destijds kozen de aanwezigen in meerderheid voor het implementeren van de circu
laire. Helaas is het, voor wat betreft de archiefwereld, daarbij gebleven en heeft men
de handschoen niet opgepakt.
In tegenstelling tot de overige archiefdiensten heeft in Nijmegen de archiefinspectie
zijn rol als toezichthouder wél opgepakt. Gemeente Nijmegen is sedert 2004 actief
bezig om de gemeentelijke archiefdienst in te bedden in de gemeentelijke rampen
organisatie. In de huidige situatie is afgesproken dat de archivaris vanaf de GRIP
3-situatie wordt opgeroepen. Dit is inde afgelopen jaren in Nijmegen slechts één
maal voorgekomen. Crisissituaties, zoals de zware sneeuwval op 25-11-2005, de
extreem warme Vierdaagse 2006 en de brand bij "De Klok Logistics" in 2007 zijn
allemaal niet verder dan GRIP 2 opgeschaald. De enige situatie waarbij in Nijmegen
is opgeschaald naar GRIP 3 was in 2009 tijdens een grote brand bij CP Kelco. Wel is
de toezichthouder betrokken geweest bij oefeningen, waaruit duidelij k bleek dat op
het gebied van verslaglegging nog wel wat vooruitgang gemaakt zou kunnen worden.
Het is de bedoeling dat, zodra de inbedding in de gemeentelijke rampenorganisatie
geëvalueerd is en het predicaat "succesvol" heeft gekregen, de vervolgstap gezet gaat
worden: de implementatie van de inbedding in de veiligheidregio.
Operationele informatievoorziening
Wat moet er nu gebeuren om de informatievoorziening tijdens de rampenorgani
satie zo soepel en volledig mogelijk te laten verlopen? In het crisismanagement gaat
men uit van twee te onderscheiden fasen, namelijk de preparatie en response
(tijdens de ramp). De informatiedeskundigen hebben een belangrijke taak in de
voorbereidingsfase. Zij ontwikkelen een systeem voor het delen van informatie
tijdens de ramp, zodat alle relevante bestanden kunnen worden gekoppeld. Verder
standaardiseren zij de operationele documenten, maken een selectie vooraf met
betrekking tot de relevante informatie en ontwikkelen vraaggerichte proceskaarten.
Tijdens de ramp in de responsefase staat de informatievoorziening vooral in het
teken van het (decentraal) informatie verzamelen en genereren en het centraal ver
werken en opslaan van de informatie.
Sedert 2001 is onderkend dat de informatievoorziening ten behoeve van de rampen
bestrijding onvoldoende op orde is. De minister van Binnenlandse Zaken heeft
daarom in 2004 een Adviescommissie Coördinatie ICT Rampenbestrijding (ACIR)
ingesteld. Deze onafhankelijke adviescommissie kreeg de opdracht om een plan van
aanpak op te stellen voor het verbeteren van die informatievoorziening. Een jaar
later verschenen de aanbevelingen van het ACIR in het rapport "De vrijblijvendheid
voorbij".9 Deze aanbevelingen zijn omarmd door de landelijke politiek en dienen nu
als spoorboekje voor beleid op het terrein van de informatievoorziening bij rampen
bestrijding voor bestuurders en rampenbestrijdingsorganisaties op lokaal, regionaal
en landelijk niveau.
Regionaal blijkt dit inmiddels effect te hebben. Deze ingrediënten, de complexiteit
en dynamiek van het terrein van de informatievoorziening bij de rampenbestrijding
en de aanbevelingen uit het ACIR-rapport, vormen namelijk de inhoud van het
deelproject multidisciplinaire informatievoorziening in het kader van Veiligheid op
Niveau in de veiligheidsregio Gelderland Zuid. Een van de aanbevelingen van de
projectgroep Multidisciplinair Informatie Management aan de bestuurders van de
regio (de burgemeesters van alle gemeenten in de regio) heeft direct betrekking op
DE PRAKTIJK
8 Jan Beens en Corrie-Christine van der Woude, 'De taken van de archivaris bij rampen. Een niet gelande
circulaire' in Archievenblad 113 (2009) 3 (april), pag. 10-13.
82
JAN BEENS ALS DE SIRENE GAAT.
DE KLOK
LQGISTICS
Brand bij De Klok Logistics 2007
9 "De Vrijblijvendheid Voorbij" Op naar een effectieve multidisciplinaire informatievoorziening bij grootschalig
gezamenlijk optreden in onze gedecentraliseerde eenheidsstaat, Den Haag, 2015. Te downloaden op:
https://www.infopuntveiligheid.nl/Infopuntdocumenten/adviesrapportacir.pdf.
83
