kaart deelden. De woningkaarten van de op de lijst voorkomende adressen zijn in openbaarheid beperkt. Maar toen waren wij er nog niet. Het bleek namelijk dat 310 personen met een indicatie 'geheimhouding' op het moment van de overbrenging van de kaarten nog steeds op hetzelfde adres woonden als in 1989. De woningkaart van het adres uit 1989 zou in openbaarheid worden beperkt, maar dat was in dit geval niet voldoende; immers op de woningkaart van het vorige adres van die persoon staat het nieuwe, en dus wellicht nog steeds huidige adres van die persoon ook vermeld. Wij zijn ertoe overgegaan om de woningkaarten van die vorige adressen ook in openbaarheid te beperken, zodat het huidige adres van die personen via de overgebrachte woning kaarten niet te achterhalen is. Uiteindelijk zijn 1787 woningkaarten van privé adressen in openbaarheid beperkt. Registratiecommissie Amsterdam Tijdens de besprekingen met de Dienst Persoons- en Geo-informatie over het in openbaarheid beperken van de geblokkeerde privéadressen en de wijze waarop wij tot een goede lijstzouden kunnen komen, werd duidelijk dat sommige collega's van die dienst twijfelden over het openbaar maken van de 'gewone' woningkaarten, dus de kaarten waarvan wij vonden dat die openbaar zouden mogen worden. Omdat het persoonsgegevens betreft en in het bestand personen en adressen zijn opgenomen met de indicatie 'geheim' wilde de dienst deze overbrenging en openbaarmaking graag ter advisering voorleggen aan de Registratiecommissie Amsterdam. De Registratiecommissie Amsterdam (sinds december 2011 Commissie Persoons gegevens Amsterdam) is opgericht in 1982 en heeft als taak het gemeentebestuur te adviseren over privacybescherming. De commissie ziet toe op de naleving van de regelgeving op dit gebied. Verder kan de commissie bemiddelen bij klachten over de manier waarop het gemeentebestuur omgaat met privacy. De leden van de commis sie zijn niet afhankelijk van de gemeente en de vergaderingen van de commissie (circa 8 per jaar) zijn in beginsel openbaar. Eén keer eerder is een overbrenging van archiefbescheiden aan de commissie voorgelegd; dat ging om de overbrenging en privacybescherming van een steekproefbestand met cliëntendossiers van de afdeling Geestelijke Gezondheidszorg van de GG&GD Amsterdam in 1997.18 In de commissievergadering van 29 april 2010 werd de overbrenging van de woning kaarten als 'ongevraagd advies' behandeld. In een toelichtende notitie werden de commissieleden door mij van te voren geïnformeerd over wat woningkaarten zijn en welke gegevens daarop te vinden zijn; wat overbrenging conform de Archiefwet inhoudt en hoe de raadpleging van de woningkaarten na de overbrenging kan plaats vinden (via de Archiefbank van het Stadsarchief terugzoekbaar op straatnaam en huisnummer en niet op persoonsnaam); en welke openbaarheidsbeperkingen de gemeentearchivaris voornemens was te adviseren aan de overbrengende dienst (zie de voorgaande subparagrafen)Na een verdere mondelinge toelichting door een collega van de overbrengende dienst en door mij, en de beantwoording van enkele vragen, ontstond een interessante discussie. Sommige commissieleden vonden de (openbaarheids-)bepalingen in de Archiefwet maar lastig vanwege de kennelijke tegenstrijdigheid met bepalingen in de Wet GBA en eigenlijk niet van toepassing op 'openbaarmaking' via internet, mede omdat de Archiefwet stamt van vóór het inter- net-tijdperk en de terugzoekmogelijkheden die internet zoal biedt. De voorzitter vond dat dit dan wel mocht zijn, maar dat daar niets aan te doen is en dat de bepalin gen in de Archiefwet gevolgd moesten worden. Een commissielid vond dat het regis treren van personen op een woningkaart een intern gemeentelijk administratief proces is en dat personen zich er niet van bewust (hoeven te) zijn dat zij hierop geno teerd staan en zich er ook niet van bewust zijn dat deze gegevens na 20 jaar openbaar gemaakt worden. Dit is overigens ons inziens juist ook een argument voor het toe gankelijk maken; burgers kunnen immers zo controleren welke gegevens de overheid allemaal vastlegt over hen, en ingeval van onjuiste informatie een verzoek indienen om deze te verbeteren of aan te vullen.19 burgers kunnen immers zo controleren welke gegevens de overheid allemaal vastlegt over hen Een ander commissielid stelde toen voor dat het Stadsarchief een advertentie zou plaatsen waarin deze overbrenging algemeen kenbaar zou worden gemaakt, met de mogelijkheid dat personen actief bezwaar zouden kunnen maken tegen het openbaar maken van de woningkaarten met hun gegevens. Eén commissielid vond dit gezien de WB P niet voldoende en was van mening dat burgers naar aanleiding van de adver tentie actief moesten aangeven dat ze geen bezwaar hadden tegen de openbaar making van woningkaarten waarop hun gegevens vermeld staan. Gelukkig waren de meeste commissieleden deze mening niet toegedaan. Aan het eind van de vergade ring is afgesproken om over te gaan tot het plaatsen van die algemene bekendmaking waarin deze overbrenging aangekondigd wordt en waarin de mogelij kheid wordt geboden aan personen om bezwaar te maken tegen de openbaarmaking van de woningkaarten met hun gegevens. Wij hadden daar in dit geval geen principiële bezwaren tegen. Zoals eerder vermeld mogen openbaarheidsbeperkingen conform de Archiefwet alleen gesteld worden met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, het belang van de Staat of zijn bondgenoten of het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. In sommige gevallen is het behoorlijk lastig om te komen tot een goed advies aan de overbrengende dienst inzake de te stellen openbaarheidsbeperkingen als het gaat om gegevens van mogelijk nog levende personen; ook als de WBP hierbij betrok ken wordt. De hierboven genoemde redenen zijn immers breed interpreteerbaar. Dat bleek ook tijdens het overleg met de overbrengende dienst en de vergadering van de Registratiecommissie. De archivaris dient weliswaar volgens de Beroepscode van Archivarissen onredelijke beperkingen van de openbaarheid te ontmoedigen (punt 6), maar hij wordt ook opgeroepen de privacy te respecteren, vooral ten DE PRAKTIJK 18 Vergadering Registratiecommissie Amsterdam van 22 januari 1997. 70 RICHARD VAN DEN BELT DE OVERBRENGING VAN DE AMSTERDAMSE WONINGKAARTEN 1954-1989 19 WBP, artikel 36. Het in dit artikel opgenomen recht van een betrokkene om de verantwoordelijke te verzoeken om zijn onjuiste persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen, hoeven, daar waar het gaat om naar een archiefbewaarplaats overgebrachte bescheiden, niet daadwerkelijk uitgevoerd te worden. Het is dan volgens de Memorie van Toelichting op dit artikel voldoende als de lezing van betrokkene bij het betwiste stuk wordt gevoegd. 71

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 37