de standaard woningkaart; de straatnaamkaart: een speciale kaart met de naam van de straat en eventueel informatie over het straatnaambesluit; de instellingskaart: wanneer het object geen woonhuis maar een instelling, bedrijf of organisatie betrof werd een ander type kaart gebruikt. Hierop werd de naam van de instelling, eventueel de functie en andere gegevens vermeld; de schippers-, woonwagen-, of noodwoningkaart: wanneer het object geen woon huis maar een schip, woonwagen of noodwoning betrof was geen duidelijk vast gesteld adres aanwezig. Op de kaart werd dan een omschrijving van het adres of de ligging gegeven, vaak met de naam van een schip of schipper. De kaarten werden gescand met als doel om ze niet alleen via een klassieke inventa ris, maar ook via een nadere toegang (een index) op de Archiefbank van het Stadsarchief terugvindbaar en raadpleegbaar aan te bieden. Daartoe was het natuur lijk nodig om de woningkaarten per kaart toegankelijk te maken met de volgende metadata: de straatnaam, het huisnummer en eventuele toevoeging, en waar relevant en mogelijk de instellingsnaam, de functie van de instelling, de omschrij ving van het adres van het schip of de woonwagen, de naam van het schip of de schipper. Het opnemen van de naam en de functie van een instelling was ook van belang voor het kunnen bepalen van eventuele openbaarheidsbeperkingen, maar daarover later meer. De woningkaarten zijn dus niet toegankelijk gemaakt op naam van hoofdbewoners en inwonenden; er is gekozen voor een index op locatie en niet op persoonsnaam. De al naar het Stadsarchief overgebrachte serie woningkaarten was geborgen in zuurvrije archiefdozen. De nog niet overgebrachte tweede serie woningkaarten bevond zich in metalen ladekasten en moest eerst worden omgepakt in archiefdozen om (gecontroleerd) te kunnen worden vervoerd naar het scanbedrijf. Het betrof in totaal ca. 720.000 kaarten. De woningkaarten werden gedigitaliseerd met als bijkomend doel om tot vervanging van de papieren originelen over te kunnen gaan. Om de volledigheid van het bestand met de scans te kunnen garanderen werden, als controlemaatregel, de originelen twee keer gescand (een telsessie en een productiesessie, die qua aantal scans overeen moet komen)Ook de invoer van de adresgegevens, instellingsnamen en scheeps- of schippersnamen werd in tweevoud, door verschillende invoerders gedaan. Het overbrengen van de woningkaarten Na het scannen en toegankelijk maken van de woningkaarten, en de controles op de kwaliteit daarvan (volledigheid, juistheid, leesbaarheid, terugvindbaarheid), werden de scans opgenomen in het e-depotvan het Stadsarchief. De (technische) controles die daarmee samenhangen (o.a. controles op virussen, authenticiteit en validiteit) werden uiteraard ook uitgevoerd. De originele papieren woningkaarten werden opgenomen in de analoge archiefbewaarplaats van het Stadsarchief. Het bespreken van de eventuele openbaarheidsbeperkingen Voordat de tweede serie woningkaarten (1954-1989) aan het publiek kon worden aangeboden, moesten de kaarten eerst formeel, middels de te ondertekenen ver klaring van overbrenging, worden overgebracht. Ook de eventueel te stellen open baarheidsbeperkingen moesten worden vastgesteld. 66 De Memorie van Toelichting bij de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoons gegevens (GBA) stelt expliciet dat de woningkaarten kunnen worden overgebracht conform de bepalingen van de Archiefwet, rekening houdend met de bepalingen in de (voorganger van de) WBP.15 En we hebben al gezien dat de WBP de verwerking (waaronder openbaarmaking) van persoonsgegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden niet tegenhoudt. Mijn advies als archiefinspecteur was als volgt: de woningkaarten zijn openbaar met uitzondering van de woningkaarten van een aantal nader te onderzoeken bijzondere instellingen en de woningkaarten van nader te onderzoeken 'geblokkeerde' privé- adressen. Bijzondere instellingen Mede om te kunnen bepalen welke woningkaarten van bijzondere instellingen in openbaarheid beperkt zouden moeten worden, zijn de woningkaarten van alle instellingen toegankelijk gemaakt op de naam en (waar vermeld) de functie van de instellingen. De persoonsgegevens die vermeld worden op een instellingskaart zijn, zoals eerder gemeld, de: startdatum van de inwoning; achternaam, voornaam en eventuele verdere voorletters en het geboortejaar van de persoon; datum en nieuw adres bij verhuizing. Bij verhuizing naar een andere gemeente wordt alleen de naam van de nieuwe gemeente vermeld. De kaarten van de volgende categorieën instellingen zijn door ons nader bekeken: vrouwenopvanghuizen, gevangenissen/huizen van bewaring, ziekenhuizen, gestich ten/klinieken/ psychiatrische inrichtingen, opvangcentra (voor verslaafden en onbehuisden), gezinsvervangende tehuizen, woonhuizen van religieuze orden, verpleeg/bejaardenhuizen, wooneenheden/woongemeenschappen. Zoals eerder aangegeven is het conform de WBP niet toegestaan om bijzondere persoonsgegevens openbaar te maken. Daaronder vallen gegevens betreffende gezondheid, godsdienst en strafrechtelijke gegevens. Hoewel inhoudelijke gegevens over de gezondheid van een persoon niet worden vermeld op de instellingskaarten, is wel te achterhalen dat een persoon, voor hoelang, in welk ziekenhuis, kliniek, gesticht, opvangcentrum voor verslaafden of psychiatrische inrichting heeft gewoond. Voor die laatste categorieën geldt ook nog eens dat duidelijk is dat het de geestelijke gezondheidsituatie betreft. Ook inhoudelijke strafrechtelijke gegevens ontbreken op de instellingskaarten, maar wel is duidelijk welke persoon, hoelang, in welke gevangenis of huis van bewaring heeft 'gewoond'Voor woonhuizen van religieuze orden geldt dat naar je mag aannemen de inwonenden de godsdienst aan hangen van die betreffende religieuze orde. Let wel, het gaat hier niet om verpleeg/ bejaardenhuizen met een van oorsprong bepaalde religieuze signatuur; in dat geval gaat die redenatie wat ons betreft niet op)Voor ons waren dit redenen om de kaarten van de genoemde categorieën instellingen in openbaarheid te beperken. Op basis van de archiefwettelijke "bescherming van de persoonlijke levenssfeer" kwamen volgens ons ook de categorieën vrouwenopvanghuizen, opvangcentra voor onbehuisden en gezinsvervangende tehuizen voor een openbaarheidsbeperking in aanmerking. De categorieën verpleeg/bejaardenhuizen en wooneenheden/woon gemeenschappen daarentegen niet. 67 DE PRAKTIJK RICHARD VAN DEN BELT DE OVERBRENGING VAN DE AMSTERDAMSE WONINGKAARTEN 1954-1989 15 Memorie van Toelichting op de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) paragraaf 6.7.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 35