sterk uitbreidde besloot men de woningboeken te vervangen door een losbladig
systeem, de zogenoemde 'woningkaarten'. De woningkaarten zijn gebruikt van 1923
t/m 1989, toen de applicatie GBS in Amsterdam werd ingevoerd als een geautomati
seerd systeem voor bevolkingsregistratie.
De woningkaarten
De woningkaarten bestaan uit twee series. De eerste serie woningkaarten loopt
van 1923 t/m 1953 en de tweede serie looptvan 1954 t/m 1989. Bij de start van de
tweede serie zijn de meest recente gegevens uit de eerste serie overgenomen.
De kaarten uit de twee series zijn niet gelijk van vormgeving.
Op de voorzijde van een woningkaart staan de adresgegevens (straatnaam en huis
nummer met eventuele toevoegingen) van het pand en de familiegegevens van de
hoofdbewoners. Op de achterzijde van de kaart staan de gegevens van eventuele
inwonenden (bijvoorbeeld dienstbodes of studenten). De familiegegevens van de
hoofdbewoners en eventuele inwonenden bestaan uit: startdatum van de bewoning;
achternaam, voornaam en eventuele verdere voorletters van de hoofdbewoner;
geboortej aar van de hoofdbewoner; aantal mannen en vrouwen in het gezin van de
hoofdbewoner; datum en nieuw adres bij verhuizing. Bij verhuizing naar een andere
gemeente wordt alleen de naam van de nieuwe gemeente vermeld.
Er zijn ook kaarten van schepen, woonwagens, bedrijfspanden en instellingen zoals
bejaardenhuizen, verpleegtehuizen, huizen van bewaring, pensions en dergelijke.
Ook bij deze panden zijn de namen van eventuele hoofdbewoners en/of inwonen
den geregistreerd.
De woningkaarten zijn van groot belang voor wijk- en buurtgericht, sociaal
geografisch historisch en wetenschappelijk onderzoek. Dit geldt uiteraard ook voor
genealogisch onderzoek.
Het overbrengen naar de archiefbewaarplaats
De belangrijkste taak van de twee archiefinspecteurs van het Stadsarchief Amster
dam is uiteraard het 'toezicht houden op de niet naar de archiefbewaarplaats overge
brachte gemeentelijke archieven'.2 Maar daarnaast behoort de 'begeleiding van het
overbrengen van een blijvend te bewaren gemeentelijk archief naar het Stadsarchief'
ook tot de taken. De archiefinspecteur ziet erop toe dat het over te brengen archief
zich in de archiefwettelijke 'goede, geordende en toegankelijke staat' bevindt of
wordt gebracht.3 Daarnaast zorgt de archiefinspecteur voor het opstellen van de
'verklaring van overbrenging', in tweevoud te ondertekenen door de directeur van de
overbrengende gemeentelijke dienst en de beheerder van de archiefbewaarplaats,
zijnde de gemeentearchivaris.4
Het stellen van eventuele openbaarheidsbeperkingen
Na de overbrenging is het archief openbaar en te raadplegen door eenieder.5 Daarom
is het nodig om voorafgaand aan de overbrenging te bekijken of archiefbescheiden in
openbaarheid beperkt moeten worden. Een openbaarheidsbeperking mag alleen
62
gesteld worden voor een bepaalde termijn, met het oog op: de eerbiediging van de
persoonlijke levenssfeer, het belang van de Staat of zijn bondgenoten, of het anders
zins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken
natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.6
In of bij de verklaring van overbrenging moeten de eventueel te stellen openbaar
heidsbeperkingen worden opgenomen.7 De openbaarheidsbeperkingen worden
formeel gesteld door de directeur van de overbrengende dienst, als gemandateerde
van de zorgdrager. De gemeentearchivaris heeft in deze een adviserende rol; een rol
die door de archiefinspecteur ten uitvoer wordt gebracht. Om te kunnen voldoen
aan het gestelde dat overgebrachte archiefbescheiden in principe openbaar zijn,
zal de archiefinspecteur binnen de grenzen van de relevante wet- en regelgeving
proberen een zo groot mogelijke openbaarheid te bewerkstelligen.
De Beroepscode voor Archivarissen stelt in punt 6
dat de archivaris onredelijke beperkingen van de openbaarheid
dient te ontmoedigen
De Beroepscode voor Archivarissen stelt in punt 6 dat de archivaris onredelijke
beperkingen van de openbaarheid dient te ontmoedigen. In punt 7 wordt de archi
varis opgeroepen zowel de openbaarheid als de privacy te respecteren en te handelen
binnen de grenzen van de relevante regelgeving.
Omdat het overbrengen van archieven en het stellen van eventuele openbaarheids
beperkingen geen dagelijkse werkzaamheden zijn van gemeentelijke diensten, is het
in de praktijk meestal zo dat de archiefinspecteur met een startadvies komt, waarop
de overbrengende dienst dan reageert. En vaak wordt het advies van de archiefinspec
teur zonder al te veel discussie overgenomen.
Wet Bescherming Persoonsgegevens
Bij het eventueel stellen van openbaarheidsbeperkingen moet ook rekening worden
gehouden met de bepalingen in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Een
persoonsgegeven is elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare
natuurlijke persoon; gegevens over overleden personen zijn geen persoonsgegevens
in de zin van de WBP.8
Persoonsgegevens mogen slechts met het oog op een bepaald doel worden verza
meld.9 Deze doeleinden worden opgesomd in artikel 8 van de WBP.
Persoonsgegevens mogen niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar
is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen, maar verdere verwerking (waar
onder openbaarmaking) van de gegevens voor historische, statistische of weten
schappelijke doeleinden wordt niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke
doeleinden beschouwd.10 De verwerking van persoonsgegevens die deel uitmaken
63
DE PRAKTIJK
2 Archiefwet 1995 (AW), artikel 32, tweede lid. De gemeentearchivaris heeft de uitvoering van het toezicht,
conform de Archiefverordening 2008, neergelegd bij de twee archiefinspecteurs.
3 AW, artikel 3
4 Archiefbesluit 1995 (AB), artikel 9, derde lid.
5 AW, artikel 14.
RICHARD VAN DEN BELT DE OVERBRENGING VAN DE AMSTERDAMSE WONINGKAARTEN 1954-1989
6 AW, artikel 15, eerste lid. Als het gaat om milieu-informatie als bedoeld in artikel 19.1a van
de Wet Milieubeheer mogen geen openbaarheidsbeperkingen worden gesteld, zie AW, artikel 15a.
7 AB, artikel 10.
8 Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), artikel 1.
9 WBP, artikel 7.
10 WBP, artikel 9, eerste en derde lid.
