Vervolgens werden door de demonstratie van de inname- en uitnameprocedures
vele vragen van het auditteam in één keer beantwoord, meer dan mogelij k was via
het lezen van documentatie.
De aanbevelingen die na de derde fase werden gedaan, zorgden voor een compleet
Handboek Soldaat, waarin de procedures en instrumenten, waaronder het meta-
dataschema, beschreven zijn.
Eindoordeel
In februari 2012 kon het geheel door het auditteam positief beoordeeld worden.
Hiervoor was het niet nodig dat alle punten van de checklist met een 'ja' werden
beoordeeld. Van de 75 eisen uit ED3 versie 1 werden er 65 met 'ja' beoordeeld en
7 met 'deels'. Drie punten werden niet beoordeeld, waaronder de (juridische geldig
heid van de) klachtenprocedure. Omdat het e-depot nog zo jong is, konden de
preserveringsprocedures nog niet in de praktijk worden getoetst en kregen zij een
'deels'. Alle punten die in ED3 versie 1 als 'doorslaggevend' werden aangeduid,
kregen wel een 'ja'.
Alle partijen ervaren het positieve oordeel over het e-depot natuurlijk als een heel
mooi resultaat. Tegelijkertijd is het besef aanwezig dat deze goedkeuring niet het
einde is, maar juist het begin. Het e-depot zal blijven groeien. Regelmatige in- en
externe audits zullen deze groei moeten begeleiden, zodat de toevertrouwde
archieven aantoonbaar langdurig en betrouwbaar bewaard worden en toegankelijk
blijven. Samenwerking op landelijk niveau is verder van groot belang bij de verdere
ontwikkeling van e-depots in Nederland.
Een positiefoordeel is geen eindpunt,
maar juist een begin
Conclusies
Uit de audit hebben we de volgende conclusies getrokken:
Door het invullen van een auditlijst, zoals die van ED3, ontstaat een goed
overzicht en bewustzijn bij de organisatie van hetgeen geregeld moet zijn.
Reken een doorlooptijd van ongeveer een jaar voor het auditen en aanpassen in
de diverse fasen.
Naast de auditlijst geven interviews en een demonstratie van de werkwijze
belangrijke aanvullende informatie. Documentatie alleen is niet voldoende.
Betrokkenheid en externe strategie van het management zijn erg belangrijk voor
de (financiële) continuïteit van een e-depot.
De ervaring opgedaan in deze audit kon worden gebruikt bij het inkorten en
verbeteren van ED3 in versie 2.0.
Een positief oordeel is geen eindpunt, maar juist een begin.
58
Inmiddels is de ED3 in een volgende fase beland. Naar aanleiding van de ervaringen
met het gebruik van de eerste versie, en naar aanleiding van vernieuwing van inter
nationale standaarden, is versie 2.0 samengesteld. Deze versie is (net als de vorige)
gepubliceerd door het LOPAI en op de onder vakgenoten zeer bekende archiefwiki.3
De nieuwe versie kent enkele ingrijpende wijzigingen. Zo wordt geen onderscheid
meer gemaakt tussen eisen van normaal en van doorslaggevend belang. Alle eisen
zijn daarin doorslaggevend.
DE PRAKTIJK
MARIANNE LOEF, CHANTAL MENTING, SANDER UJZANOVITCH EN ORVILLE MACDONALD
HOE TOETS JE EEN E-DEPOT? AMSTERDAMSE ERVARINGEN
3 Zie http://lopai.nl/nieuws.nieuwsbericht20130107.php e.v. en http://archiefwiki.0rg/wiki/Categorie:ED3
(geraadpleegd op 7 mei 2013).
59
