Handboek Soldaat
Requirements View
Documents View
Verdieping
DE PRAKTIJK
dat aan veel eisen in praktijk werd voldaan. De procedures en verantwoordelijkheden
waren echter niet vastgelegd. Aan de eis: het vastleggen van missie en organisatie
doelen met daarin het lange termijn beheer van digitaal archief, voldeed de
Strategienota van het Stadsarchief bijvoorbeeld goed. De nadere uitwerking in een
IT Governance plan en Digitaal Preserveringsbeleidsplan moest echter nog verder
worden vormgegeven. Tevens ontbraken nog een personeelsplan en opleidingsplan
voor de medewerkers aan het e-depot, hoewel aan dit onderwerp in de praktijk wel
al de nodige aandacht werd besteed.
Het is logisch dat een organisatie eerst aan de slag gaat met het opzetten van een
e-depot, de nodige procedures bedenkt en alle randvoorwaarden in orde maakt en
daarna pas toekomt aan het (beter) documenteren ervan. Mede door het invullen
van de checklist werd het Stadsarchief zich hiervan bewust. Dit paste ook in de
kwaliteitsslag die de organisatie op dat moment al maakte.
De tweede fase bestond uit het ordenen, het vastleggen en door het MT vaststellen
van de procedures. In verschillende stadia en na diverse overleggen met het audit-
team groeide zo het 'Handboek Soldaat'. Het Handboek Soldaat is een overzicht waar
per onderdeel van de ED3 eisenset wordt verwezen naar de bijbehorende documen
tatie (administratieve organisatie) van het Stadsarchief. Het Handboek is een
eenvoudig middel gebaseerd op het management dashboard principe waar alles in
één samenhangend overzicht te zien is. Dit was vooral belangrijk tijdens de audit
voor de voortgang en de ontwikkeling van het Stadsarchief. De documentatie, die
aanvankelijk bestond uit 'losse' beschrijvingen, kon worden gestroomlijnd en op
elkaar afgestemd door middel van het Handboek. Verandering in één document kon
effect hebben op een ander document. In de praktijk betekende dit in sommige geval
len dat de proceseigenaren hun werkprocessen moesten aanpassen. De documen
tatie is in feite niet meer dan de neerslag van de verschillende werkprocessen. Het
Handboek fungeerde tijdens de audit als communicatiemiddel en als beheertool
voor zowel de provinciale archiefinspectie als het Stadsarchief.
Continuïteit
dienst
Opname:
creatie
overgedragen
digitaal ODA
Organisatie
structuur en
formatie
Bewaar
strategie
Beleid en
procedrures
Opslag
beheer van
ODA
Adequate
technologie
Financiën
Informatie
management
Beveiliging
Contracten,
vergunningen,
licenties en
verplichtingen
Toegangs-
beheer
Opname: Het
aangeboden
digitaaal
archiefstuk
ADA
Technische
infrastructuur
56
MARIANNE LOEF, CHANTAL MENTING, SANDER UJZANOVITCH EN ORVILLE MACDONALD
HOE TOETS JE EEN E-DEPOT? AMSTERDAMSE ERVARINGEN
Strategienota
Jaarplan en
begroting 2011
Informatie
beleidsplan
2010-2014
Integraal
Veiligheids
plan
IT Governance
Proces
beschrijvingen
OTAP
Proven
Technology
Proces
Technisch
Onderhouds
Actualisatie-
plan
Technisch
Applicatie
Mastertestplan
Business Continuïteitsplan
IT Calamiteitenplan
Escalatieplan
Communicatieplan
Implementatie beheer
Digitaal
Preserverings
beleidsplan
Enterprise Architectuur
Procesarchitectuur
Informatiearchitectuur
Applicatiearchitectuur
Technische Infrastructuur
Richtlijn
Bestandsformaten
Kantoorautomatisering
Databases
Afbeeldingen
Aansprakelijk
heidsprocedure
Incident
management
Klachten
Opmerkingen
Change
Advisory Board
Metadata
Standaard
Wijzigings-
beheer
Impactanalyse
Informatie
beveiligings
plan
Contracten
WORM
Beveiliging
Toegangs-
beheer door
gebruikers
groepen
De derde fase bestond uit interviews door het auditteam en een demonstratie van
de inname- en uitnameprocedures van het e-depot. Daardoor kreeg het beeld, dat
oprees uit de documentatie, context en kleur. Uit de gesprekken met het manage
ment van het Stadsarchief bleek dat men met het e-depot de stad een oplossing voor
de digitale beheerproblemen kon bieden. Daarmee kan het Stadsarchief ook voor de
toekomst de nodige (financiële) continuïteit realiseren, inclusief de continuïteit
van het e-depot.
Daarnaast viel op hoe betrokken het management was bij de praktische invulling
van het kwaliteitsdenken en bij de verdere professionalisering van de organisatie
Dergelijke achtergrondinformatie is belangrijk geweest in de uiteindelijke oordeels
vorming door het auditteam.
57
