nv, coöperatie) en ook in termen van eigendom zijn heel verschillende vormen
waar te nemen: van aandeelhouders, van klanten/bewoners zelf, van de profes
sionals of de overheid dan wel een private investeerder. En ook de geldstromen
verschillen en veranderen bovendien sterk. Denk in dat kader aan de mate
waarin er ruimte is voor financiering (al dan niet gekoppeld aan zeggenschap)
vanuit de private sector: via sponsoring of schenkingen, maar ook via dochteron
dernemingen in alliantievorm met private ondernemingen, contractfinancie
ring of eigen bijdragen van klanten als directe of indirecte afnemers. Dat leidt tot
heel verschillende en verschuivende publiek-private profielen van 'publieke'
instellingen.
De Algemene Rekenkamer constateerde daarnaast in 2009 dat het Rijk in toenemen
de mate kiest voor privaatrechtelijke relaties met derde partijen voor de uitvoering
van beleid. Zo worden beleids- en uitvoeringstaken steeds vaker uitbesteed.10 Een
andere belangrijke ontwikkeling is die naar ketensamenwerking. In veel sectoren
ontstaat een complex samenstel van door verscheidene bestuurlijke en financiële
relaties met elkaar verbonden partijen.
Voorbeelden zijn er ook als het gaat om de ontwikkeling van informatiesystemen.
Denk bijvoorbeeld aan de (inmiddels opgeheven) stichting EKD.NLvoor de
ontwikkeling van het elektronisch kinddossier, of aan Trans Link Systems voor de
ontwikkeling van de OV-chipkaart. In dergelijke gevallen is vaak onduidelijk hoe
precies de verantwoordelijkheidsverdeling ligt tussen de minister en de betreffende
organisatie.11
Als we kijken naar deze vormen van grensvervaging kunnen we stellen dat 'ont-
grenzing' een fundamentele ontwikkeling is bij moderne vormen van beleidsuit
voering en publieke dienstverlening.
Gevolgen voor archivering en informatievoorziening
Archivering en toezicht
Een goed archief vormt de noodzakelijke grondstof voor de reconstructie van
beleids- en besluitvormingsprocessen en van het feitelijk handelen van organisaties.
Een toezichthouder kan zijn werk niet goed doen als er geen goede archieven zijn om
op terug te vallen. Als informatie niet goed wordt beheerd en onvoldoende aan
knopingspunten biedt om tot een goede reconstructie van beleid of van bepaalde
gebeurtenissen te komen, zal ook het toezicht zijn lerende en democratische functie
niet goed kunnen vervullen. In figuur 2 hebben we de relatie tussen archiveren en
toezicht houden inbeeld gebracht.
Beleidsevaluaties door departementen of door gemeentelijke diensten zijn alleen
mogelijk als er voldoende systematische informatie over de voorbereiding en uitvoe
ring van dat beleid beschikbaar is in archieven en dossiers. En ook de democratische
controle op politieke besluitvorming is alleen mogelijk als volksvertegenwoordigers
46
Archiveren
Toezicht houden
een beroep kunnen doen op achterliggende informatie. Een goede archivering kan
aldus via de lijn van de informatievoorziening bijdragen aan een lerende overheid en
betere democratische controle.
Openbare archieven en gegevens die met de Wet openbaarheid van bestuur Wob) in
de hand kunnen worden opgevraagd zijn ook een heel direct instrument in handen
van kritische burgers of burgers die voor hun rechten opkomen. Ook op die manier
draagt een goed informatiebeheer bij aan een goed functionerende democratie.12
Tot slot zijn er de toezichthouders en controleurs zoals de Algemene Rekenkamer die
hun werk alleen kunnen uitvoeren bij de gratie van een goede archivering. Ook zij
kunnen hun bijdrage aan de lerende en democratische overheid alleen leveren als de
basisinformatie voorhanden, betrouwbaar en toegankelijk is.
In een onderzoek naar de verkoop van onderdelen van ABN AMRO door de Neder
landse staat, dat op verzoek van de Tweede Kamer werd uitgevoerd, liep de Algemene
Rekenkamer hier in de praktijk tegenaan. In het rapport staat hierover vermeld:
"In de korte doorlooptijd van dit onderzoek hebben zowel het departement als onze
overige gesprekspartners zich bereid getoond om voluit medewerking te verlenen.
Desondanks kunnen wij niet garanderen dat wij kennis hebben kunnen nemen van
alle voor dit onderzoek relevante informatie. Hierbij speelt behalve de beperkte tijd
ook mee dat op het departement een duidelijke inventaris van het digitale en fysieke
archiefvan de projectdirectie Bureau Financiële Instellingen (BFI) ontbreekt."13
We moeten gezien het belang van een goede informatievoorziening dus voorkomen
dat de archivering wordt meegezogen in de discussie over administratieve lastendruk
die we hierboven hebben beschreven onder het kopje 'toverwoorden'. Archivering is
immers geen bureaucratische last of hobby van historici maar een wezenlijk instru
mentvoor de lerende en democratische overheid. Een instrument dat langs de lijn
van de informatievoorziening en de transparantie wezenlijk kan bijdragen aan meer
vertrouwen van de burger in het bestuur.14
Archiveringsparadox
Parallel aan de hierboven beschreven toezichtparadox zien wij een archiverings
paradox. De toenemende roep om meer transparantie, betere controle en meer recht
streekse mogelijkheden voorburgers om overheidsinformatie op te vragen, leiden in
VERGEZICHT
10 Algemene Rekenkamer, Zicht op veranderingen in financiële relaties tussen Rijk en derden, Den Haag, 2009.
11 Algemene Rekenkamer, Lessen uit ICT-projecten bij de overheid; Deel B, Den Haag, 2008, p. 7-8.
MARIE-ANNE VAN DE GRIEK EN COR VAN MONTFORT TOEZICHT HOUDEN EN ARCHIVEREN:
BOUWSTENEN VOOR LEREN EN CONTROLEREN
Activiteit
Informatievoorziening
Doel
Beheren
Leren
Reconstrueren
Controleren
Figuur 2. Archiveren en toezicht houden
12 Zie ook de brief van de minister van OCW en de staatssecretaris van BZK aan de Tweede Kamer van 7 juli
2009: "Door digitalisering kan de overheid relevante informatie voor burgers sneller en actief openbaar
maken. Dat levert een duidelijke bijdrage aan het functioneren van ons democratisch bestel." Kamerstukken
II, 2008-2009, 29 362, nr. 156, p. 4-5.
13 Algemene Rekenkamer, Verkoop onderdelen ABN AMRO als EC remedy, Den Haag, 2009, p. 12.
14 Zie ook M. van Dijk, Vraaggericht archiveren. De rol van de documentaire informatievoorziening bij de
gemeentelijke overheid. Eindscriptie opleiding IDM, Rotterdam, 2007, p. 11-15.
47
