organisatiegericht
procesgericht
producht-
gericht
Destellingen
De Information Auditor dient toezicht uit te oefenen op de sturing,
de processen en de facilitering van informatiebeheer
De Information Auditor moet deel uitmaken van een organisatiebreed
kwaliteitssysteem voor toezicht op informatievoorziening en -beheer.
De paradox van de Information Auditor
VERGEZICHT
afspiegeling van de groeiende complexiteit van organisaties, werkprocessen en
bedrijfsmiddelen (waaronder informatie).
Diagram 5 laat zien hoe het kwaliteitsmanagement zich heeft ontwikkeld. Aanvan
kelijk beperkte kwaliteitsmanagement zich tot controles op het vervaardigde eind
product. De nadruk verlegde zich meer en meer naar de kwaliteit van de processen.
Uiteindelijk is kwaliteitsmanagement Total Quality Management (TQM)geworden:
een discipline die alle aspecten en prestaties van een organisatie onder ogen neemt.
TQM maakt veelal gebruik van modellen, die ertoe dienen om diagnoses te stellen en
verbetervoorstellen te doen. Een gangbaar, breed toegepast model is het EFQM
Excellence Model.31 Een Nederlandse afgeleide is het INK-model, dat elders in deze
bundel nader wordt toegelicht.32 In deze modellen wordt meer en meer de nadruk op
de dynamiek van verbeteren en vernieuwen gelegd. De Deming-cirkel: Plan-Do-
Check-Act PDCA) is bijvoorbeeld als apart kwaliteitsaspect in INK opgenomen.
kwaliteitszorgniveau
IKZ
van
naar
van
naar
proces
beheersing
inspectie
intergrale kwaliteitszorg
kwaliteitssysteem
kwaliteitsborging
kwaliteitsbeleid
kwaliteitsbeheersing
quality engineering
kwaliteits
inspectie
ambachtelijk
Diagram 5. De ontwikkeling van kwaliteitszorg33
tijdvak
1990
A
1965
1940
1920
De toepassing van deze kwaliteitssystemen kan heel concreet zijn. Met behulp van
het INK-model is het bijvoorbeeld mogelijk om:
per INK-vlak Kritische Succesfactoren (KSF) vast te stellen
per KSF Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) te identificeren
per KPI te meten of de organisatie eraan voldoet
verbetertrajecten te initiëren om noodzakelijke verbeteringen aan te brengen
verbeteringen te evalueren en waar nodig opnieuw te verbeteren (PDCA-cyclus)
31 Zie http://www.efqm.org/en/tabid/132/default.aspx e.v.
32 Zie http://ink.nl/nl/p4bd81ell0a03e/ink-managementmodel.html e.v.
33 Met dank aan Jos Snoeren, HP Nederland.
36
FRANS SMIT KRIJGEN ARCHIEFINSPECTEURS KIEUWEN?
Met betrekking tot verbeterprojecten zij hier nog kort aangetekend dat uitgebreide
literatuur bestaat over methodieken om deze op te zetten en uit te voeren. Lean Six
Sigma is een voorbeeld van zo'n methodiek.34
De ontwikkeling van kwaliteitsmanagement raakt het archieftoezicht op minimaal
twee manieren:
De invloed van TQM op het object van toezicht: informatiebeheer;
De invloed van TQM op het proces en de resultaten van archieftoezicht.
De invloed van TQM op informatiebeheer is dat informatie wordt bezien als bedrijfs
middel dat nodig is om te komen tot bedrijfsresultaten. Hier zijn dus veel aankno
pingspunten om de expertise van archiefinspecteurs (en van archivarissen in het
algemeen) in te zetten in een integraal kwaliteitssysteem voor de organisatie.
Archieftoezicht kan, in het licht van TQM bezien, nog veel verbeteringen ondergaan.
In de context van TQM kan gesteld worden dat slechts inspecteren in de vorm van
een eindcontrole niet meer van deze tijd is. Volgens diagram 5 zouden we dan zo'n
45 tot 70 jaar achterlopen. Het proces van archieftoezicht zou een eigen kwaliteits
systeem moeten hebben, inclusief de PDCA-cyclus.
De instrumenten voor archieftoezicht dienen mee te groeien naar een TQM-aanpak.
Checklists alleen voldoen niet, referentiekaders ook niet. Het gaat om een vooraf
ontworpen totaalaanpak, waarin deze op het juiste moment als instrument kunnen
worden ingezet. In die aanpak dient de PDCA-cirkel vanzelfsprekend ook aanwezig te
zijn. Vanuit deze achtergrond wordt sinds 2011 stapsgewijs een kwaliteitssysteem
ontwikkeld door de Werkgroep Kwaliteitsmodel Archiefinspectie.35
Idealiter zou dit kwaliteitssysteem voor archieftoezicht onderdeel vormen van een
totaalaanpak voor de kwaliteit van de Third Line of Defense (zie boven) voor informa
tiebeheer bij publieke organisaties.
Dit artikel probeert een antwoord te geven op de vraag: "Welke effectieve rol kan
archieftoezicht nu en in de toekomst spelen in het verbeteren en borgen van de
kwaliteit van informatiebeheer?" Over iedere afslag die in het artikel is genomen, is
een zee aan literatuur voorhanden. In dit korte bestek kunnen slechts voorlopige
antwoorden gegeven worden. Hopelij k geven ze wel richting aan de verdere verdie
ping die volgens mij hard nodig is om het toezicht op informatiebeheer een passende
plaats te geven in de informatiearena.
Iedere paragraaf is afgesloten met een of meer stellingen. Samen geven ze het
volgende beeld. Informatie is een activiteit die zich, eenmaal vastgelegd, nauwelijks
meer laat stoppen. Dit houdt kansen en risico' s in voor organisaties en voor de
34 Er is op internet veel te vinden over Lean Six Sigma, bijvoorbeeld http://www.sixsigma.nl/wat-is-six-sigma/.
35 Zie http://www.archiefbrain.nl/werk-in-uitvoering.php?pagina_id=92.
37
