The World According to GARP kent de volgende principes:23 Principe 1: Verantwoordelijkheid Verantwoordelijkheden dienen vastgelegd te zijn en toebedeeld aan competente functionarissen Principe 2: Integriteit De informatie in de organisatie dient een passende mate van authenticiteit en betrouwbaarheid te bezitten Principe 3: Bescherming De informatie in de organisatie dient voldoende beschermd te zijn, vooral met betrekking tot privacy, veiligheid en vertrouwelijkheid Principe 4: Rechtmatigheid De rechtmatigheid van het informatiebeleid moet verzekerd zijn Principe 5: Beschikbaarheid Efficiënte, tijdige en correcte beschikbaarstelling van informatie moet verzekerd zijn Principe 6: Duurzaamheid Duurzame beschikbaarheid van informatie moet verzekerd zijn Principe 7: Verwijdering Als informatie verwijderd moet worden dan moet dat op een veilige en passende wijze geschieden Principe 8: Transparantie De processen en procedures van het informatiebeheer moeten op een begrijpelijke wijze gedocumenteerd zijn; en die documentatie moet beschikbaar zijn voor wie daarover moet kunnen beschikken Het Information Governance Maturity Model is een methode om de principes van GARP in een organisatie toe te passen. Het is een volwassenheidsmodel, zoals we dat ook van het INK-model (zie verderop) kennen. De groei naar informatiebeheersing verloopt langs de niveaus van afwezigheid, in ontwikkeling, basis op orde, actief bewustzijn naar de volledige integratie van Information Governance in het algemeen beleid. De groei naar informatievolwassenheid wordt in dit model afgelegd door middel van gerichte ontwikkelprogramma's. De Baseline Informatiehuishouding Gemeenten De Baseline voor de Informatiehuishouding van Gemeenten, die in 2011 en 2012 in opdracht van de Vereniging Nederlandse Gemeenten is samengesteld, is een ander voorbeeld van de ontwikkeling van Information Governance. De achtergrond van deze set normen wordt gevormd door de kabinetsnota Informatie op Orde uit 2006.24 Deze nota vormde de basis om te komen tot Baselines voor de volledige Nederlandse overheid. Na de set normen voor de Rijksoverheid zijn deze nu ook beschikbaar voor waterschappen, provincies en gemeenten. De Baseline is samengesteld door een brede projectgroep waar onder andere archief inspecteurs, DIV-specialisten en informatie-architecten aan hebben deelgenomen. Het is redelijk uniek te noemen dat samenwerking tussen deze disciplines heeft geleid tot een vruchtbare synthese. De Baseline kan gezien worden als een invulling van GARP voor Nederlandse gemeenten en bevat de volgende onderwerpen: Bestuur en Beleid; Organisatie; Standaarden; Ordening en metadata; Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenti citeit; Kwaliteitszorg; en Digitale vervanging en verwijdering.25 Een jungle, een crisis en een paradox De invulling van de normen, de kwaliteitszorg ervan en het toezicht erop, zijn gebaseerd op regels en standaarden. Er is een groeiend woud aan standaarden op internationaal en nationaal niveau vanuit verschillende aanvliegroutes en met een enorme overlap. Je kunt inmiddels wel spreken van wildgroei. Hierboven werd al geconstateerd dat er een grote verscheidenheid is aan definities van informatie, en dat een bonte verzameling aan expertises is ontstaan met betrek king tot informatievoorziening en -beheer. Het is niet overdreven om te stellen dat sprake is van een vakinhoudelijke crisis die van grote maatschappelijke betekenis is. Die crisis is volgens mij een gevolg van het wegnemen van vrijwel alle obstakels voor de verspreiding van informatie, zoals James Gleick dat schetst. Alle regels en standaarden zijn bedoeld om informatie toch maar in control te kunnen houden. Dat geschiedt misschien tegen beter weten in. Zonder die grip raakt echter het func tioneren en het voortbestaan van menige organisatie in gevaar. Grip hebben op informatie is misschien een illusie. Maar het is ook een illusie om te denken dat je je kunt permitteren om het dan maar niet meer te proberen. Binnen deze paradox moet de archiefinspecteur zijn positie opnieuw bepalen om een effectieve rol te kunnen spelen. Die zou kunnen liggen in het interpreteren van en kennis delen over al die regels en normen naar andere stakeholders in de organisatie. Dat kan op allerlei manieren: van voorlichting, educatie en beleidsadvies tot aan operational audits en formele toetsing. Het is niet overdreven om te stellen dat sprake is van een vakinhoudelijke crisis die van grote maatschappelijke betekenis is. Governance in opbouw: praktijkvoorbeeld Almere Als we het Information Governance Maturity Model van ARMA International zouden gebruiken om de mate van Information Governance van gemeenten te bepalen, dan vermoed ik dat de meerderheid op een laag niveau zit. Weinig gemeenten zullen kunnen aantonen dat zij voor wat betreft hun informatiebeheer de basis op orde hebben. Een onderzoek, uitgevoerd door adviesbureau VHIC26, wijst daar ook op. 31 VERGEZICHT 23 Zie http://www.arma.org/GARP/ e.v. Nederlandse vertaling door de auteur. 24 Zie http://www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/rapporten/2006/10/26/informatie-op-orde. html. 30 FRANS SMIT KRIJGEN ARCHIEFINSPECTEURS KIEUWEN? 25 Zie http://www.vng.nl/smartsite.dws?id=113823&ch=DEF e.v. 26 A. Versteeg en A. van Heijst, Management met informatie; Information Governance bij gemeenten, een verken ning, Rijswijk, 2010. Te downloaden op http://www.vhic.nl/.

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2013 | | pagina 17