Professionaliseren door op te leiden
Het opstellen en toepassen van methoden, strategieën en praktische tools is niet
voldoende voor vergaande professionalisering van het vakgebied. Het opleiden en de
bijscholing is hier een belangrijk onderdeel van. Door middel van workshops en
presentaties wil de WKA de producten promoten en deze gezamenlijk met het veld
verbeteren. Maar ook dit is niet genoeg. Het is prettig om te merken dat er op dit
moment verschillende initiatieven ontstaan met betrekking tot de professionalise
ring van de archiefinspectie. Zoals de in-company opleiding die BRAIN nu aanbiedt
voor archiefinspecteurs.
In het verleden is door verschillende inspecteurs de opleiding Operational Auditing
aan de Haagse Hogeschool gevolgd. Mede door het enthousiasme en de aantoonbare
meerwaarde van het geleerde heeft BRAIN besloten om samen te gaan werken met
de Haagse Hogeschool en is deze opleiding in 2012-2013 als een in-company
opleiding gegeven. 16 archiefinspecteurs zijn in september 2012 van start gegaan.
De auteurs van dit artikel zijn erg benieuwd naar de bevindingen van deze groep en
willen in de toekomst ook graag met deze opgeleide archiefinspecteurs samenwerken
om het geleerde in de praktijk te brengen en andere instrumenten te verbeteren.
Op die manier kunnen er weer stappen gezet worden naar een verbeterd kwaliteits
model voor de archiefinspectie.
Instrumenten voor de inspectie, op weg naar een roadmap
In het bovenstaande zijn de eerste producten van de WKA besproken. Deze zijn
grotendeels nog theoretisch van aard en zijn (op de zeven vragen aan de gemeente
secretaris na) niet direct toepasbaar. Het kunnen toepassen van de theorie is het
makkelijkste als daar instrumenten voor zijn ontwikkeld. Hier heeft de WKA zich
tot nu toe zijdelings mee bezig gehouden. Een voorbeeld van een dergelijk instrument
is bijvoorbeeld een formulier voor de KPI's. Aan het verbeteren van formulieren
voor de KPI's wordt nu door een werkgroep van de VNG hard gewerkt. In het najaar
van 2013 worden deze verbeteringen gepresenteerd.
Het KPI-formulier en de reacties daarop hebben ons gewezen op het nut en de nood
zaak van praktische instrumenten die zo vanuit de kast naar een inspectie kunnen
worden meegenomen. De taak van de WKA is in de toekomst dan ook om dit soort
instrumenten te (laten) ontwikkelen. De WKA kan dienen als een toetsing voor
instrumenten die passen binnen het procesmodel en het manifest voor het
kwaliteitsmodel onderschrijven.
Veel instrumenten zijn hier al voor ontwikkeld, andere moeten ontwikkeld worden.
Op 2 april 2012 op de dag van de Inspectie van BRAIN is hiervoor een inventarisatie
gehouden. Alle deelnemende inspecteurs hebben op het procesmodel aangegeven,
welke tools ze bij welke stap willen gebruiken. Dit is voor de WKA nuttige input
geweest. Besloten is om deze instrumenten te gaan verzamelen en deze ook weer
onder belanghebbenden te verspreiden. Het voornemen is om deze vanaf het najaar
van 2013 onder andere via de website van BRAIN te verspreiden.
Door deze inventarisatie is ook duidelijk geworden, welke instrumenten er nu
ontwikkeld moeten worden. Daarmee zijn we gekomen tot een verlanglijst. Op deze
verlanglijst staan de volgende producten:
Planning:
Modelauditbrief aan gemeentesecretaris of directeur
Model plan van Aanpak
Vooronderzoek:
Voorbeeld van een referentiemodel
Leidraad voor een vooronderzoek
Veldwerk:
Praktische invultool voor de NEN 2082 RODIN /ED3 Baseline en alle
andere kwaliteitsinstrumenten.
Kengetallen voor kwaliteit en kwantiteit van personeel
Een alternatieve versie van de 7 vragen aan de gemeentesecretaris, meer gericht
op het wekken van interesse en betrokkenheid
Modelvragenlijsten per doelgroep
Kennisbank met checklists voor:
-Archiefruimten
-Quickscans
-Toepassing Metadata
Rapportage:
Formats voor inspectierapporten;
KPI rapportage tooi
Formats voor visuele presentaties van inspectierapport, zoals in Prezi.
Evaluatie:
Set criteria voor evaluatie van de inspectie
Formats voor inspectiejaarverslagen;
Follow-up:
Format voor een tabel met verbeterpunten met ruimte voor reactie van de
geïnspecteerde
Model voor een interventieladder.
In de komende jaren wil de WKA de eerste aanzetten laten uitgroeien tot een
volwaardig kwaliteitsmodel, waarin de gedachten en producten van veel archief-
inspecteurs verwerkt zijn. Het is dus voor een groot deel aan de beroepsgroep om het
kwaliteitsmodel te verrijken. Een van de ideeën die de WKA heeft, is om een
Handboek Archieftoezicht samen te stellen op basis van het kwaliteitsmodel. Idealiter
zou dit een product moeten zijn voorzien van een stempel van de archiefsector.
Op die manier kan de sector een inhoudelijk, methodologisch visitekaartje afgeven
aanverwante disciplines, zoals (corporate) governance, accounting en control.
Tot slot willen wij de oproep aan het begin van dit artikel herhalen. Mocht u instru
menten hebben die aansluiten bij de methodiek van het procesmodel, deel deze dan
met ons. Ook als u een bijdrage wilt leveren aan de ontwikkeling van een (generiek)
instrument, horen wij dat heel graag. Als archiefinspecteurs lijkt het ons belangrijk
om voorstander te zijn van het goed gejat-principe
PROFESSIONALISERING
220
WERKGROEP KWALITEITSMODEL ARCHIEFINSPECTIE PROFESSIONALISEREN ARCHIEFINSPECTIE:
BETER GOED GEJAT DAN SLECHT BEDACHT!
221
