Procesmodel
In navolging van het proces van operational audit, is het inspectieproces te
verdelen in de volgende zes stappen. Naast de voor de hand liggende stappen
'vooronderzoek', 'veldwerk' en 'rapportage' is het uit oogpunt van kwaliteits
borging belangrijk om ook de fasen 'planning', 'evaluatie' en 'follow up' in te
bouwen. Hiermee kan het rendement van een inspectie stapsgewijs verhoogd
worden.
Planning -In een eerdere fase,
in het inspectiejaarplan, is
bepaald wanneer welke inspec
ties moeten worden gehouden
en waarom. Nu gaat de individu
ele inspectie daadwerkelijk van
start. De planningsfase leidt tot
een goedgekeurd projectplan.
Daarin worden de summiere
gegevens in het jaarplan over
doel en object van onderzoek
uitgewerkt. Verder worden de
randvoorwaarden ingevuld:
doorlooptijd, benodigde
capaciteit, meetpunten voor
kwaliteit en tijd.
Vooronderzoek - Het doel
van het vooronderzoek is kennis
van het te inspecteren proces of
de te inspecteren organisatie en
de daarvoor geldende kaders
te verzamelen. Dit moet leiden
tot een gedetailleerd plan van
aanpak, waarin de volgende
elementen aan bod kunnen
komen:
3. Scope/afbakening
4. Aandachtspunten
5. Randvoorwaarden en aandachtspunten
6. Aanpak, planning, terugkoppelmomenten
7. Beoogd resultaat, verwachtingen, toegevoegde waarde
8. Rolverdeling
9. Referentiemodel
Het referentiemodel, een begrip afkomstig van de auditwereld, is een concrete
uitwerking van de norm (de Soil), die afgestemd is met de geauditeerde. Het
verschil met een audit is dat bij archiefinspectie de norm in prinicipe vastligt in
Planning
Voor
onderzoek
Veldwerk
Rapportage
Evaluatie
Follow-up
1. Achtergrond en vraagstelling
2. Opdrachtformulering en doelstelling
de Archiefwet en aanpalende regelgeving. Toch is er wel degelijk maatwerk en
afstemming zinvol en vaak nodig: daarbij valt te denken aan specifieke informa-
tieregels die voor de organisatie/het proces gelden, specifieke aandachtspunten,
zoals personeel of duurzame toegankelijkheid, en daarmee verbonden normen
sets, kengetallen of benchmarks. Een belangrijke normenset is de recent ver
schenen Baseline Informatiehuishouding Gemeenten van de VNG, ontwikkeld
door KING. Andere voorbeelden uit het informatieveld zijn RODIN, ED3, NEN
2082De afronding van deze fase is het verzenden van de aankondigingsbrief
('auditbrief') aan de geïnspecteerde organisatie.
Veldwerk - De aankondigingsbrief kan de start zijn van een startbijeenkomst
met de verantwoordelijke manager met als doel het vergroten van het draagvlak
bij de geïnspecteerde organisatie. In dit gesprek kunnen de wederzijdse verwach
tingen worden uitgesproken, actuele informatie over de organisatie en het proces
worden ingewonnen en over specifieke aandachtspunten of wensen van de
manager worden overlegd. Het veldwerk kan bestaan uit:
1. Interviews;
2. Bestuderen van documentatie;
3. Toetsen van uitspraken in interviews door 'factfinding' (dossieronderzoek,
steekproeven, tests).
Rapportage - De rapportage is het eindproduct van de inspectie, waarin alle
voorbereidingen en resultaten van het onderzoek samenkomen. Het moet
informatief, overtuigend en activerend zijn. De gemeentelijke archiefinspectie
kan immers niet leunen op sanctiemogelijkheden. Een goed inspectierapport
kan als volgt opgebouwd worden:
1. Conclusies en bevindingen in volgorde van belangrijkheid;
2. De impact van de geconstateerde knelpunten;
3De oorzaken hiervan en hoe deze kunnen worden weggenomen;
4. Oplossingsrichtingen.
Het rapport doorloopt de volgende fases:
1Op stellen intern concept;
2. Intern bespreken concept en eventueel aanpassen;
3. Verzenden extern concept;
4. Bespreken extern concept met verantwoordelijke manager en eventueel
aanpassen;
5Manager stelt verbeterplan op;
6. Eindrapport.
Evaluatie - Een evaluatie is in de auditwereld gebruikelijk. Daarin wordt de
verantwoordelijk manager gevraagd, hoe deze de audit heeft ervaren. Dit is in
het archiefinspectieveld tot nu toe zeer ongebruikelijk. Toch is het zinvol om
tenminste intern de inspecties te evalueren. Daarbij moet helder zijn waaraan
het succes van een inspectie wordt afgemeten: het aantal overgenomen aan
bevelingen of de inzichten die de inspectie heeft opgeleverd.
Follow-up - Na het uitbrengen van het definitief inspectierapport is de
geïnspecteerde organisatie aan zet. Afhankelijk van de tijd die het vraagt om de
aanbevelingen uit te voeren en de risico' s die aan het licht zijn gekomen, wordt
een aantal maanden na de afronding een follow-up inspectie gehouden om de
implementatie van de aanbevelingen te peilen. Het is belangrijk om met de
opdrachtgever, oftewel de zorgdrager, afspraken te maken over escalatiemoge
lijkheden bij het niet of onvoldoende uitvoeren van de aanbevelingen.
PROFESSIONALISERING
218
WERKGROEP KWALITEITSMODEL ARCHIEFINSPECTIE PROFESSIONALISEREN ARCHIEFINSPECTIE:
BETER GOED GEJAT DAN SLECHT BEDACHT!
219
