7 vragen
Procesmodel
PROFESSIONALISERING
1. Welke visie heeft u op de archief- en informatiefunctie?
Wordt deze visie gedragen door het management?
Is de visie vastgelegd en zo j a waarin?
Is digitaal werken geïntegreerd in het (primaire) werkproces?
Is het een lange- of een kortetermijnvisie?
2. Is er overkoepelend beleid voor informatiebeheer en zijn daarbij de risico' s
in kaart gebracht?
Voor zowel DIV als ICT?
Is er ook echt een risicoanalyse verricht?
Is informatiebeheer geïntegreerd in primaire procesinrichting?
3Vindt u dat er voldoende sturing mogelijk is met betrekking tot informatie?
Op alle niveaus - zo nee, welke wel, welke niet?
Zowel met als van informatie?
Hoe zijn de verantwoordelijkheden en rollen ten aanzien van archief- en
informatiebeheer vastgelegd?
Is er een CIO-functie belegd?
4. In hoeverre wordt de archief- en informatiefunctie bij de invoering van
e-dienstverlening betrokken?
5. In hoeverre is uw organisatie in control wat betreft informatie; kan iedereen
vinden wat hij zoekt?
Is er een In Control Statement
(http://www.wikixl.nl/wiki/nora/index.php/In_control_statement)?
Wordt er gebruik gemaakt van bestaande normen en standaarden?
Is bedrijfskritische informatie in beeld?
Hoe weet u eigenlijk of uw organisatie in control is?
6. In hoeverre zijn de beveiliging, de privacybescherming en de openbaar
making op orde?
Niet alleen informatiebeveiliging a la RODIN?.
7. Wordt de archief- en informatiefunctie geëvalueerd en verbeterd
(kwaliteitszorg)?
Maakt (Informatie)kwaliteitszorg deel uit van organisatie primaire
procesinrichting?
216
WERKGROEP KWALITEITSMODEL ARCHIEFINSPECTIE PROFESSIONALISEREN ARCHIEFINSPECTIE:
BETER GOED GEJAT DAN SLECHT BEDACHT!
Organisatiegebieden
Resultaatgebieden
Leiderschap
Klanten en
partners
Strategie en
beleid
Management
van processen
Bestuur en
financiers
Medewerkers
Management
van medewerkers
Maatschappij
Management
van middelen
A
10. Leren en verbeteren
Afbeelding 2. INK model geplot met de 7 vragen
Jeroen van Oss stelt in zijn artikel "Gemeentelijke archiefinspectie: pleidooi voor
een nieuwe aanpak" dat voor een inspectiemethodiek van de archief- en informatie
functie goed gekeken moet worden naar de Operational Auditing.7 Op basis daarvan
is het procesmodel ontwikkeld voor het inspectieproces.8 Doel daarvan is om de
kwaliteit en de uniformiteit van de archiefinspectie te verhogen.
Het procesmodel is een hulpmiddel om in elke stap van het proces andere instru
menten te kunnen gebruiken. Bij instrumenten moet gedacht worden aan normen
sets, analysemodellen, monitors, checklists, vragenlijsten, procedures,
rapportindelingen, presentatievormen, et cetera. Deze instrumenten dienen groten
deels nog ontwikkeld te worden.
7 Zie eerder in deze bundel.
8 Gebaseerd op: A.J.G. Driessen en A. Molenkamp, Internal Auditing. Een managementkundige benadering,
Deventer, 2008, Hoofdstuk 7.
217