Archief
inspecteurs
Compliance en efficiency
De aanbevelingen hebben altijd betrekking op de rechtmatigheid of op de
doelmatigheid van de omgang met het archief van de gemeente. Het gaat om
compliance en om efficiency. Deze twee entiteiten samen bepalen de
kwaliteit.
Kwaliteitszorg van overheidsinformatie is een actueel thema. Dat komt door
de digitalisering van de maatschappijArchieven zijn, of worden, digitaal.
Dat geeft een geheel nieuwe dimensie aan de omgang met informatie en aan
het toezicht daarop. Kwaliteitszorg als vak is daarnaast ook zeer sterk in
beweging. Deze beide ontwikkelingen hebben grote invloed op het belang en
op de inhoud van het werk van archiefinspecteurs.
Archiefinspecteurs waken over de kwaliteit van archieven van de overheid.
Maar op welke manier doen zij dat en welke hulpmiddelen hebben ze daar
voor? Dat verschilt enorm. Bij veel gemeenten is geen sprake van archief
inspectie. En bij gemeenten waar wel regelmatig een inspectie plaatsvindt,
wordt vaak gebruik gemaakt van methodes die zelf ontwikkeld zijn. Daardoor
kunnen de resultaten van de inspecties nogal verschillen.
Daarbij komt nog dat gemeentelijke archiefinspecteurs hoogstwaarschijnlijk
binnenkort nog meer op hun bordje gaan krijgen. Wat precies gaat gebeuren
is nog ongewis maar duidelijk is wel dat veel gaat veranderen in de positie en
de rol van de inspecteurs en daarmee in de reikwijdte van hun werk.
Daarom is nu het initiatief genomen om een kwaliteitsmodel te ontwikkelen
dat iedere gemeente in staat moet stellen om op een gelijke manier de
kwaliteit van de informatiehuishouding te toetsen.
De ruggengraat van het kwaliteitsmodel is een procesmodel, gebaseerd op de
methodiek van operational auditing, waarin de stappen van een inspectie
worden beschreven. Per stap worden instrumenten meegeleverd om de
inspectie op praktisch niveau uit te (laten) voeren. Onze bedoeling is dat in
de komende j aren steeds meer instrumenten beschikbaar worden gesteld.5
Het procesmodel zal gebaseerd worden op een gedegen en zeer gangbare
kwaliteitszorgmethode. Daarmee kan zonder problemen aangesloten worden
op populaire kwaliteitsmodellen als INK. Het bevat elementen als: referen
tiekader, toetsingsinstrumenten, diagnosetools en manieren om effectief
aanbevelingen te doen. Bijvoorbeeld in de vorm van risicoanalyses en aanbev
olen maatregelen. Het zal daarin aansluiten bij methoden en technieken die
gebruikelijk zijn bij operational auditing en risicomanagement.
Onze bedoeling is dat BRAIN over vijf jaar een volwaardige methode bezit,
die gebruikt wordt door de meerderheid van de Nederlandse gemeenten, die
daardoor bijdraagt aan de verbetering van de kwaliteit van onze informatie
huishouding en daarmee ook bijdraagt aan de verbetering van het imago van
de archiefinspectie. Die methode leidt niet alleen tot verbetering van de
informatiehuishouding van een individuele gemeente, maar ook tot bench
marks, waardoor de kwaliteit van gemeenten vergelijkbaar wordt. Bovendien
biedt BRAIN hierbij een instrumentarium aan, waarmee kan worden aan
gesloten bij standaarden voor gemeentelijke informatiehuishouding, zoals
de onlangs ontwikkelde Baseline Informatievoorziening Gemeenten.
Centraal bij:
kwaliteit en
omgang met
archieven
Aanbevelingen voor
rechtmatigheid en
doelmatigheid
Zeven vragen aan de gemeentesecretaris
Tijdens een inspectie is de gemeentesecretaris een van de belangrijkste gespreks
partners, die op de juiste manier benaderd moet worden. In de praktijk blijkt dit vaak
lastig. WKA heeft een zevental vragen opgesteld die aan de gemeentesecretaris of een
andere ambtelijk eindverantwoordelijke gesteld kunnen worden. Deze vragen gaan
globaal in op de archief- en informatiefunctie.
Op 28 november 2011, tijdens de kwaliteitsdag van BRAIN, is de eerste versie van
deze vragenlijst gepresenteerd en is er tijdens een workshop feedback gevraagd. Meer
dan veertig inspecteurs hebben op dat moment hun visie en mogelijke gewenste
antwoorden op de vragen gegeven. Op basis van deze input is er een tweede versie van
de lijst met zeven vragen samengesteld met daarbij een aantal deelvragen. Deze versie
is in het kader '7 vragen' opgenomen.6
Tijdens de workshop zijn deze zeven vragen ook geplot op het INK model om ze te
plaatsen in een model dat voor de gemeentesecretaris als bekend kan worden veron
dersteld. Opmerkelijk is dat de meeste vragen door de verschillende werkgroepen
op dezelfde plek gelegd werden. Zie hiervoor afbeelding 2.
PROFESSIONALISERING
5 In 2012 werden drie producten opgeleverd: het procesmodel, een lijst met 'Zeven fundamentele vragen' en
een quick scan. De instrumenten moeten voor de stakeholders (bijvoorbeeld een gemeentelijke bestuurder,
een gemeentesecretaris, een CIO) als herkenbaar, nuttig en bruikbaar worden ervaren.
214
WERKGROEP KWALITEITSMODEL ARCHIEFINSPECTIE PROFESSIONALISEREN ARCHIEFINSPECTIE:
BETER GOED GEJAT DAN SLECHT BEDACHT!
Kwaliteitszorg Archief
reguliere planning control
(vaak einig aandacht voor archiefzaken)
Gemeentearchivaris ziet toe op omgang
met archiefbescheiden voor de overdracht.
Taak gemandateerd aan:
Afbeelding 1. Presentatiefilm van het manifest op YouTube.
6 Versie 2, (februari 2012); aangepast (vereenvoudigd) door Peter Diebeis en Arnoud Glaudemans aan
de hand van input op de BRAIN-kwaliteitsdag van 28 november 2011 te Almere.
215
