basis van de inspectietaak, de nodige onafhankelijkheid. De positie is daar anders,
en beter, dan bij andere afdelingen of functionarissen in de tweede linie.
Combineer inspectie- en auditactiviteiten uit tweede en derde line of defense.
Wees echter in alles helder (planning, communicatie, rapportage etc.) of de
activiteit uit tweede of derde line of defense wordt ingezet.
Werk richting samenwerking en een heldere taakverdeling met andere aanwezige
afdelingen of functionarisen in de tweede line of defense (en als aanwezig, met
de interne auditor).
Processtappen bij inspecties/audits
De uitwerking van processtappen met bijbehorende rollen en verantwoordelijk
heden in het procesmodel archiefinspectie laat ik hier achterwege, die is elders in dit
jaarboek te vinden. Dat model is ontleend aan het zes-stappen-model in het hier
boven reeds genoemde handboek van internal auditing.5
Maak en communiceer de inspectie(jaar)planning en stem deze zo mogelijk af.
Het zes-stappen-model is op het eerste gezicht 'nogal logisch' - dat is dus goed en
maakt het navolgenswaardig. Er zit echter iets nieuws in, nl. dat inspecteur en
geïnspecteerde (auditor en auditee) een gezamenlijk gedragen norm ('Soll') vaststel
len. Bezie je de archiefinspectie vanuit de (Archief)wet dan is het zo dat die norm er
al is (niet gezamenlijk vastgesteld, maar de organisatie wettelijk opgelegd)
Voldoen aan de wet kan echter op verschillende manieren - op basis van verschillen
de normen - praktisch ten uitvoer gelegd worden, bijvoorbeeld door meer of juist
minder uitgewerkte interne regelingen en procesbeschrijvingen voor vervanging,
vernietigen, kwaliteitssysteem (et cetera; vergelijk de KPI's van de VNG). Als een
archiefinspectie verder reikt dan alleen toetsen van rechtmatigheid - maar ook tot
aanbevelingen tot verbeteringen op andere vlakken leidt, bijvoorbeeld de efficiency -
is een afgestemde norm zeker noodzakelijk.
Zorg voor het intern (laten) vaststellen van een geheel van interne, praktische
normen voor archief- en informatiebeheer aan de hand waarvan het voldoen aan
de Archiefwet praktisch uitvoerbaar wordt (internal control measures in het
schema).
Zorg voor het intern (laten) vaststellen van de doelen van het archief- en
informatiebeheer anders dan rechtmatigheid en zorg aansluitend voor een
geheel van interne, praktische normen, opdat die doelen praktisch haalbaar zijn
(internal control measures in het schema).
Een uitvloeisel van de gewijzigde focus
van (of paradigmawisseling binnen) de inspectiepraktijk
is dat niet meer primair
naar output wordt gekeken
Methoden, technieken, middelen
De werkgroep, die werkt aan het procesmodel archiefinspectie, verzamelt (en maakt
soms) middelen die nuttig kunnen zijn bij de inspectiepraktijk volgens hetzes-stap-
pen-model. Verdere behandeling hiervan laat ik hier achterwege, die is elders in dit
jaarboek te vinden.
Een uitvloeisel van de gewijzigde focus van (of paradigmawisseling binnen) de
inspectiepraktijk is dat niet meer primair naar output wordt gekeken, maar naar hoe
die output tot stand komt (beleid, organisatie, interne regels, procesinrichting et
cetera): de inrichting van de beheersing en sturing. Binnen moderne digitale proces
georiënteerde (overheids)organisaties is die verandering van focus onvermijdelijk.
Benader ook output (voldoen aan de Archiefwet) via throughput (inrichting van
de systemen en van de beheersing en sturing ervan)
Voor de inrichting van beheersing en sturing bestaat een keur aan modellen (COSO,
EFQM, INK, KAD).6 Met name het KAD-model (Kwaliteit Administratieve
Dienstverlening) is in de inspectiepraktijk bijzonder bruikbaar.7 In dit model worden
van processen vier aspecten onderscheiden, die hun eigen set van (maat)regelen
behoeven: invoer, doorvoer, procesverbetering en uitvoer. In de KAD-theorie is nader
uitgewerkt op welk aspect van een proces een gesteld doel (bijvoorbeeld efficiency)
welk effect heeft en speciale (maat)regelen behoeft. Het KAD-model is bijzonder
geschikt voor de inspectie of auditing van de vastlegging van verantwoordings
informatie (archivering) binnen het digitale verloop van een primair proces.
PROFESSIONALISERING
5 A. Driessen en A. Molenkamp, a.w., p. 326 e.v.
210
ARNOUD GLAUDEMANS DE LEERGANG OPERATIONAL AUDITING EN DE PRAKTIJK VAN ARCHIEFINSPECTIE
6 Zie bijvoorbeeld www.valuebasedmanagement.net.
7 Zie bijvoorbeeld http://www.kadplus.nl/.
211