Noodzakelijk maar niet allesomvattend
De grote hoeveelheid blokkendozen laat allereerst zien hoe breed onze archiefprofes
sie is. Bovendien laat het zien dat de standaarden zelf vaak niet 'uitontwikkeld' zijn
en ook niet altijd goed op elkaar zijn afgestemd. Het adopteren van de High Level
Structure door de ISO zal bijvoorbeeld hopelijk leiden tot meer stroomlijning van
standaarden op het gebied van aansturing en beheersing van werkprocessen.
Standaarden zijn altijd hulpmiddelen om een bepaald doel te bereiken, bijvoorbeeld
organisatieverbetering, selectie van de juiste toepassingsprogrammatuur, keuze van
de juiste materialen, duurzame beschikbaarheid van informatie en bestandsforma
ten et cetera.
De toepassing van standaarden moet dus altijd in verband worden gebracht met
de haalbaarheid en het draagvlak in de concreet voorhanden situatie. En zij moeten
altijd worden toegepast in het licht van de achterliggende doelstellingen. Het kan
zelfs voorkomen dat het maar beter is om even niet te toetsen, omdat het effect in
een bepaalde situatie juist averechts zal zijn.
Het kan zelfs voorkomen dat het maar beter is
om even niet te toetsen
omdat het effect in een bepaalde situatie
juist averechts zal zijn
Een en ander houdt voor toezichthouders extra uitdagingen en evenzovele valkuilen
in, zoals:
1. Voorkomen dat het middel (voldoen aan een standaard) tot doel wordt verheven;
2. Voorkomen dat standaardfetisjisme optreedt: het absoluut centraal stellen van
een standaard of van een doelstelling die uitsluitend verband houdt met een
standaard (bijvoorbeeld certificering);
3. Voorkomen dat niet alleen de toezichthouder, maar ook de organisatie verdwaalt
in een donker en ontoegankelijk standaarden-oerwoud;
4. Voorkomen dat de couleur locale in het creëren, opnemen, beheren en beschik
baar stellen van archiefbescheiden geheel verloren gaat door een uniforme,
'mechanistische' toepassing van standaarden;
5Voorkomen dat door het gebruik van checklists de toetsing van standaarden
resulteert in een van de realiteit losgezongen parallel toetsingsuniversum vol met
documentatie en rapportages.
Standaarden geven, zoals hierboven al gesteld, gecontroleerde kaders aan waarbin
nen werkprocessen op een zeker kwaliteitsniveau kunnen verlopen en producten en
diensten van een zeker kwaliteitsniveau worden geleverd.
Het toetsen op standaarden is uiteraard een wezenlijk onderdeel van het werk van
toezichthouders. Maar binnen de ruimte die door onder andere standaarden wordt
geboden, bevindt zich mijns inziens een andere buitengewoon belangrijke taak van
een archiefinspecteur.
Boutellier haalt Manuel Castells aan: "Our societies are the interaction between the
'net' and the 'self, between the network society and the power of identity".13 Vrij
geïnterpreteerd: de kwaliteit van het archiveringssysteem is mede het resultaat van
de interactie tussen de eisen die 'het netwerk' stelt (onder meer door middel van
standaarden) en de eigen identiteit.
Het werk van de toezichthouder moet ook bijdragen aan het behoud van die infor
matie die de neerslag is van de tradities, gewoonten, unieke kenmerken en cultuur
van de archiefvormende en -beherende organisatie en de geografische, culturele,
politieke en sociaaleconomische context waarbinnen die functioneert. Dat gaat dus
veel verder dan het schijnbaar objectief toetsen aan criteria die in standaarden zijn
beschreven.
Bijlage: Lijst van genoemde instellingen en hun websites
METHODEN EN TECHNIEKEN
NEN-EN 671-
1:2001
NEN
Vaste brandblusinstallaties -
Brandslangsystemen Deel 1
Brandslanghaspels met vormvaste slang
Ja
Nen-EN 1366-
1:1991
NEN
Bepaling van de brandwerendheid van
installaties Deel 1Ventilatiekanalen
Ja
NEN-EN 1366-
2:1999
NEN
Bepaling van de brandwerendheid van
installaties Deel 2: Brandkleppen
Ja
NEN-EN-ISO/
IEC 17025:2005
NEN-ISO
Algemene eisen voor de bekwaamheid
van beproevings- en kalibratielaboratoria
Ja
NEN-ISO 2877
NEN-ISO
Beproevingsmethoden voor de water
dichtheid van scheidingsconstructies
Ja
198
FRANS SMIT BLOKKENDOZEN EN MATROESJKA'S
Afkorting
Naam
Website14
ASTM
American Society for Testing and Materials
www.astm.org
DCI
Dublin Core Metadata Initiative
dublincore.org
DIN
Deutsche Institut für Normung
www.din.de
DLM
DLM Forum
www.dlmforum.eu
EEQM
European Foundation for Quality Management
www.efqm.org
FS
Forum Standaardisatie
www.forumstandaardisatie.nl
ETM
FINAT
www.finat.com
ICA
International Council on Archives
www.ica.org
ICN
Instituut Collectie Nederland15
www.cultureelerfgoed.nl
ICTU
Stichting ICT en Overheid
www.ictu.nl
INK
Instituut voor Nederlandse Kwaliteit
www.ink.nl
ISO
International Standards Organization
www.iso.org
KING
Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten
www.kinggemeenten.nl
LoC
Library of Congress
www.loc.gov
LOPAI
Landelijk Overleg Provinciale Inspecteurs
www.lopai.nl
NA
Nationaal Archief
www.nationaalarchief.nl
NEN
Nederlands Normalisatie Instituut
www.nen.nl
SBB
Staatsbibliothek Berlin
staatsbibliothek-berlin.de
TAPPI
Technical Association of the Pulp and Paper Industry
www.tappi.org
13 Geciteerd in Boutellier, p. 92. Het netwerk kunnen we onder andere zien als het resultaat van standaardisatie
van communicatiemiddelen.
14 Alle websites zijn geraadpleegd op 21 mei 2013.
15 Deze instelling is inmiddels opgegaan in de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed.
199
