als kanttekening worden geplaatst dat de ene groep makkelijker te benaderen is dan
de andere. Bovendien kan het hebben van een zekere mate van naamsbekendheid
het proces voor een archiefdienst een stuk eenvoudiger maken, aangezien men dan
veel sneller zelf het contact met een archiefinstelling zal zoeken om het archief of
een collectie over te dragen. In dit artikel zal ik aan de hand van een aantal praktijk
voorbeelden schetsen hoe wij bij Erfgoedcentrum DiEP met deze problematiek
omgaan. Speciale aandacht zal ik daarbij schenken aan het verwerven van archieven
van politieke partijen en sportverenigingen en de collecties van nieuwkomers en
migranten.
Erfgoedcentrum DiEP
Erfgoedcentrum DiEP is in 2007 ontstaan uit de samenvoeging van het Stadsarchief
Dordrecht en de collecties van het Bureau Monumentenzorg en Archeologie van de
gemeente Dordrecht. Het Stadsarchief bestaat al sinds 1885 en is niet alleen belast
met het beheer van de overheidsarchieven van de gemeente Dordrecht, maar ook
met de archieven van particuliere organisaties, zoals kerkgenootschappen, bedrijven,
scholen en sportverenigingen. Sinds een aantal jaren zijn wij ook de officiële archief
bewaarplaats van een dertiental gemeenten in de directe omgeving van Dordrecht.
In 2011 is besloten om Erfgoedcentrum DiEP samen te voegen met de Dordtse
Musea en het Centrum Beeldende Kunst tot één organisatie met één afdeling collec
ties. Het is niet de verwachting dat deze fusie, die op 1 januari 2013 een feit is,
invloed zal hebben op het huidige beleid ten aanzien van het acquireren van archie
ven.
Onze doelstellingen ten aanzien van het verwerven van archieven zijn verwoord in
een in 2003 opgesteld acquisitieplan, dat in 2011 is geactualiseerd.3 Door het ver
werven van collecties en objecten bewust op te nemen in het communicatiebeleid
wordt er in de lokale en regionale pers relatief veel aandacht aan recente aanwinsten
geschonken. Dit leidt ertoe dat er geregeld door particulieren contact met ons wordt
opgenomen, waarbij de vraag wordt gesteld of er interesse bestaat voor een bepaald
archief of object, zoals een prent, boek, foto of film. Dit beschouw ik echter nog altijd
als een vorm van passieve verwerving. Daarnaast kunnen speciale activiteiten en het
direct benaderen van archiefvormers of sleutelfiguren in een bepaald maatschap
pelijk veld tot actieve acquisitie leiden. Daarmee komen we vanzelf op het terrein
van relatiebeheer, het centrale thema van dit artikel.
Relatiebeheer en particuliere archieven: voorbeelden uit de praktijk
De projecten die aan de orde komen, zijn de afgelopen tien jaar door ons gestart en
zijn willekeurig gekozen met dien verstande dat ze succesvol waren of lij ken te
worden. Elk acquisitieproject heeft een gemiddelde doorlooptijd van twee jaar,
globaal dezelfde opzet en zou met een evaluatie moeten eindigen, maar dit schiet er
door tijdgebrek nog wel eens bij in. Er worden geen plannen van aanpak geschreven,
aangezien de opzet van een project relatief eenvoudig is en de kosten, voornamelijk
de inzet van tij d voor het relatiebeheer, gering zijn. De bewerking van een overgedra
gen archief of collectie wordt namelijk niet in het project meegenomen. Hiervoor
hebben wij, in tegenstelling tot een aantal andere Nederlandse archiefdiensten,
bewust gekozen, omdat we de kans zeer groot achten bij zo'n beleid de verwerving
van essentiële archieven mis te lopen. Het aantal financieel daadkrachtige archief
vormers in Dordrecht en de regio is beperkt en de bereidheid om geld in de bewerking
van het eigen archief te stoppen gering. Moeten we daarom een archief maar weige
ren en daarmee cultuurhistorisch erfgoed verloren laten gaan? Mijns inziens zou
elke archivaris vanuit zijn professie deze vraag met 'nee' moeten beantwoorden.
Bovendien is het resultaat van iedere acquisitie niet alleen een uitbreiding en verrij
king van de collectie, maar ook een verbreding van de kennis en ervaring van de
medewerkers.
Het verwerven van particuliere archieven is ondergebracht bij de afdeling collectiebe
heer. Het hoofd van deze afdeling is als eerste verantwoordelijk voor de acquisitie,
aangezien hij het beste op de hoogte is van de samenstelling van de huidige collectie
en dus ook van de witte en grijze plekken erin. Dit komt omdat hij ook eindverant
woordelijk is voor de overbrenging van de overheidsarchieven en hij de digitalisering
van de archieftoegangen heeft gecoördineerd. Hiervoor moest hij zowel een nieuw
archievenoverzicht opzetten en daarna onderhouden als alle inventarissen en plaat
singslijsten doornemen. Het hoofd kreeg door deze werkzaamheden en de jarenlange
betrokkenheid bij de acquisitie een goed beeld van wat er al in de collectie van
Erfgoedcentrum DiEP aanwezig is. Dit wil echter niet zeggen dat er geen anderen bij
de acquisitie zijn betrokken. Zo is de bibliothecaris als eerste verantwoordelijk voor
de aanwinsten in de bibliotheek en periodiekenverzameling, de beheerder van de
beeldcollectie voor de aanwinsten aan foto's, prenten, kaarten en tekeningen en de
beheerder van de collectie bewegend beeld en geluid voor films, video' s en andere
audiovisuele middelen.
Naast de collectiebeheerders spelen ook de afdeling communicatie en af en toe de
afdeling publieksactiviteiten een rol in het acquisitieproces, soms aan de voorkant,
maar in ieder geval altijd bij de afronding van een acquisitietraject, door het versprei
den van een persbericht en bij bijzondere objecten door het organiseren van een
kleine expositie. De afdeling collectiebeheer is leidend in het hele proces: de beheer
ders nemen - meestal in onderling overleg - de beslissing of iets verworven wordt of
niet. Daarnaast worden in het acquisitieproces ook externen ingeschakeld die meer
vertrouwd zijn met een maatschappelijk terrein, zoals de politiek. Het is een flexibel
en creatief proces, waarbij het een kunst is om de juiste sleutelfiguren te vinden en
enthousiast te maken, want ook zij hebben vaak eigen prioriteiten en daar behoort
het archief niet altij d bij
Politieke partijen
Bij de inventarisatie van de collectie in 2008/2009 werd al snel duidelijk dat archie
ven van politieke partijen ondervertegenwoordigd waren. Slechts de archieven van
de plaatselijke afdelingen van de Partij van de Arbeid en de Pacifistisch Socialistische
Partij kwamen in het archievenoverzicht voor. Aangezien ervoor anderhalfjaar een
voormalig medewerker van de griffie bij Erfgoedcentrum DiEP gedetacheerd was,
leek hij ons de ideale persoon om als tijdelijk relatiebeheerder op te treden. Hij kende
niet alleen de fractievoorzitters en de meeste bestuurders van alle Dordtse politieke
partijen, maar ook degenen die je moest benaderen voor het eventueel overdragen
van het archief. Door middel van een persoonlijke brief en een aanvullend gesprek
werden door hem de eerste contacten met een zestal partijen gelegd. Al snel bleek
ARCHIEFVORMER EN PARTICULIER ARCHIEF
3 De inhoud bepaalt de keuze. Kaders voor het acquisitiebeleid in 2003 - 2006 (z.p., 2003) en De inhoud bepaalt de
keuze (2). Kaders voor het acquisitiebeleid (z.p.. 2011).
170
TEUN DE BRUIJN RELATIEBEHEER: EEN MUST VOOR HET VERWERVEN VAN PARTICULIERE ARCHIEVEN?
171
