Ten aanzien van het eerste kenmerk zal het ongetwijfeld juridisch kloppen, maar
de werkelijkheid is anders. Over het algemeen stelt de bewaargever geen geld
beschikbaar. Met betrekking tot het tweede kenmerk, dit wordt geregeld in de
andere artikelen van de overeenkomst. Je kunt hierbij denken aan de exploitatie.
Kenmerk drie gaat over de onverwijlde teruggave en terugneming van de zaak.
Ik moet er niet aan denken wat dit onder extreme omstandigheden betekent voor
de bezoeker. Van de ene op de andere dag blijken verscheidene in bewaring
gegeven archieven en collecties er opeens niet meer te zijn. Ze zijn niet meer
beschikbaar en dat maakt de dienstverlening onbetrouwbaar. De formulering
van kenmerk vier 'bewaarnemer geeft de zaak terug in de staat waarin hij haar
heeft ontvangen' (art. 605, lid 4) staat enigszins los van de werkelijkheid.
Over het algemeen moet er nog van alles aan een archief gebeuren (selecteren,
beschrijven, restaureren, verpakken, et cetera). Zou dat in voorkomende gevallen
weer teruggedraaid moeten worden?
Het vijfde kenmerk (art. 601, lid 3) gaat hier in zekere zin op in. Toch is natuur
lijk lastig vast te stellen hoe hoog de geleden schade is voor de bewaarnemer. Je
zetvervolgens uiteen voor welke dilemma's je als archiefinstelling komtte staan.
Het Gemeentearchief Rotterdam neemt, naar jouw zeggen, niet langer een boete
clausule op en vraagt ook geen bewaarloon. Het open karakter van de archief
bewaarplaats zou daarmee in gevaar kunnen komen.
Kun je binnenkort op deze brief reageren?
Vriendelijke groeten, Ron
Beste Ron,
Graag ga ik in deze brief in op de vragen die jij opwerpt.
Voor zover het mij duidelijk is, behoort 'bewaarneming' tot het zogeheten aan
vullend recht. Bij aanvullend recht zijn partijen bij een te sluiten overeenkomst
niet verplicht alle rechtsregels op te volgen en kan volstaan worden met enkele
afspraken. In een overeenkomst van bewaarneming kan daarom worden
afgesproken dat eventuele terugneming op redelijke en billijke termijn en wijze
geregeld wordt. Tevens kan daarom worden afgesproken onder welke condities
terugneming plaatsvindt. De artikelen gaan ervan uit dat bewaarloon het
uitgangspunt is, maar het mag ook nul zijn. In dat geval kan in de preambule
worden aangegeven, dat bewaring uit cultuurhistorisch oogpunt van belang is.
Ik onderschrijf dus jouw vrees, maar teken erbij aan dat het zaak is dat de
gemaakte afspraken goed worden vastgelegd. Afspraken maken over selectie,
vernietiging, auteursrecht en eventuele beperking van de openbaarheid is nodig.
En uit de scriptie van A.R.M. Flaat, Het heffen van gebruiksvergoeding op reproduc
ties door archiefinstellingen, is nog eens gebleken, dat ten aanzien van bijvoor
beeld het auteursrecht niet alle archiefdiensten afspraken maken.
Overigens wil ik er nog bij aantekenen, dat het wettelij k niet toegestaan is om
particulieren te vragen een boete te betalen als ze hun archief terugeisen. Als
daarvoor gekozen wordt, is maar één weg de geëigende, namelijk het vragen van
'bewaarloon'.
Met belangstelling zie ik uit naar je reactie.
Vriendelijke groeten,
Theo
Beste Theo,
Dank je wel voor je brief. Mijn opmerking in de vorige brief over de zogeheten
'boeteclausule' was wat kort door de bocht. In onze Overeenkomst van bewaar
neming staat de volgende opmerking:
"Indien deze overeenkomst op verzoek van bewaargever wordt beëindigd, brengt
de gemeente Amsterdam de kosten, verbonden aan de bewaarneming en het
beheer, in rekening. Deze kosten bedragen 90 euro per strekkende meter per jaar
(prijspeil 2003), exclusief de jaarlijkse indexering volgens de 'CPI alle huishou
dens' van het Centraal Bureauvoor de Statistiek." Feitelijk is dit dan ook geen
boete, maar een vorm van 'bewaarloon', iets waar jij in je vorige brief terecht op
wees.
Met betrekking tot de andere opmerkingen heb ik geen wedervragen meer.
Ik denk dat wij de briefwisseling waarin wij drie onderwerpen besproken hebben
kunnen afronden.
Het 'waarom beheren wij particuliere archieven' moet daarin beantwoord
worden. Het archiefwezen mag dan wel een statisch en stoffig imago hebben,
maar het verleden in relatie tot het heden is dynamisch en steeds aan verande
ring onderhevig. De snelheid van veranderingen (bijvoorbeeld economisch en
technologisch) zal alleen maar verder toenemen. De taak van de archivaris is om
de veranderingen bij te houden en het verleden te waarderen en te koesteren.
Daaraan draagt het beheren van particuliere archieven bij
Vriendelijke groeten, Ron
Beste Ron,
Dank je wel voor je vele brieven. Wij hebben de onderwerpen besproken vanuit
onze jarenlange ervaring. Deze ervaring kleurt de briefwisseling sterk. Ik stel mij
voor dat andere collegae andere of misschien wel dezelfde ervaringen hebben.
ARCHIEFVORMER EN PARTICULIER ARCHIEF
146
RON BLOM EN THEO VERMEER WAAROM EN HOE VERWERVEN TWEE STADSARCHIEVEN
PARTICULIERE ARCHIEVEN?
147
