Juridische implicaties van het verwerven van particuliere archieven
Graag maak ik van de gelegenheid gebruik om de discussie over het derde
onderdeel, namelijk de juridische implicatie van het verwerven van particuliere
archieven en collecties te openen.
Een kernwoord in dezen is voor mij het begrip 'stakeholderschap'. Stadsarchief
Rotterdam kiest er bij voorkeur voor om particuliere archieven en collecties niet
in eigendom te krijgen, zodat eventuele kosten niet (volledig) voor rekening van
het Stadsarchief komen. Met de eigenaar maakt het Stadsarchief daarom afspra
ken over de materiële verzorging van het archief, de mate waarin het geordend
moet worden verworven en de rechten en plichten die van kracht zijn na de
verwerving. Dit wordt vastgelegd in een zogeheten 'overeenkomst van bewaar-
neming'Dit betekent dat een schenkingsovereenkomst minder vaak aan de orde
is. Bewaarneming is een overeenkomst en het wordt geregeld in de artikelen 600-
609, titel 9, boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. Deze artikelen hebben als uit
gangspunt dat voordat het contract gesloten wordt, overlegd wordt over de
hoogte van het bewaarloon. Belangrijkste kenmerken van de bewaarneming zijn:
Bewaargever is de bewaarnemer loon verschuldigd, indien de overeenkomst
door de bewaarnemer in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf is aange
gaan.
Bewaarnemer mag de zaak slechts gebruiken voor zover de bewaargever
daarvoor toestemming geeft.
Bewaargever kan onverwijlde teruggave en de bewaarnemer onverwijlde
terugneming van de zaak vorderen.
Bewaarnemer geeft de zaak terug in de staat waarin hij haar heeft ontvangen.
Bewaargever moet aan de bewaarnemer de aan de bewaring verbonden
onkosten vergoeden, voorzover deze niet in het loon begrepen zijn, alsook de
schade de bewaarnemer als gevolg van de bewaring geleden heeft.
Uit het bovenstaande is af te leiden dat de bewaargever restauratie van de zaak
zou moeten betalen, als dat al niet in het loon inbegrepen is.
Het is toegestaan om bewaarloon te vragen, omdat de bewaargever het ten
diepste verschuldigd is. Het regelen van bewaarloon is te beschouwen als de
geëigende weg, maar met bewaargevers afspreken dat er een boete, als ware het
om terugname te ontmoedigen, wordt geïnd als de zaak wordt teruggenomen is
niet toegestaan. Op grond hiervan is het ook niet toegestaan om in de overeen
komst van bewaargeving een clausule op te nemen in de zin van stilzwijgende
verlenging. In principe mag de bewaargever op ieder moment terugnemen.
Zowel het vragen van bewaarloon als de mogelijkheid tot terugneming wordt
door archiefbewaarplaatsen als een struikelblok gezien. Archiefbewaarplaatsen
zijn immers openbaar en daarom wordt het vragen van bewaarloon als een te
hoge drempel beschouwd. De in bewaring genomen zaak behoort tot het cultu
reel erfgoed en daarom is terugneming onwenselijk. Daarbij komt dat depotme
ters niet weinig kosten en dat de kwaliteit van het depot zo hoog is, dat het
nergens beter kan worden opgeslagen. Dus dan toch maar een boeteclausule
opnemen? Het Stadsarchief Rotterdam heeft ervoor gekozen om de kool en de
geit te sparen. We nemen niet langer een boeteclausule op, maar vragen ook geen
bewaarloon. Dat zou teveel tegen het openbare karakter van de archiefbewaar
plaats ingaan.
Toch denk ik dat er in deze discussie nog één opening zit. Deze opening kan
worden gezocht in de richting van het 'zakelijker werken', want archivarissen
moeten erkennen dat niet alles wat aangeboden wordt de moeite van het
opnemen waard is. Hanteer daarom een acquisitieprofiel waarin vooral is neer
gelegd wat niet in aanmerking komt. Dat scheelt al heel wat meters. Voor dat
materiaal wat niet gemist kan worden, zou het goed zijn om toch met de bewaar
gever te spreken over de kosten. Want eerder in onze briefwisseling hebben we
geconstateerd dat particuliere archiefvormers meer liefde voor hun erfgoed
hebben. Die liefde mag hen en ons wat kosten. De kosten moeten eerlijk worden
gedeeld.
Ik zie uit naar jouw antwoord.
Vriendelijke groeten, Theo
Beste Theo,
Dank je wel voor je eerste brief over het derde onderdeel.
Bij het Stadsarchief Amsterdam proberen we bij voorkeur te komen tot een schen
kingsovereenkomst. Dit geeft het SAA de vrijheid om naar eigen inzicht om te
gaan met de verworven archieven. In geval van bewaargeving kan de bewaargever
voor ons lastige voorwaarden stellen. In principe kan het archief ook weer terug
genomen worden. Om het al te lichtvaardig terughalen van het archief uit de
depots te verhinderen is er een soort 'boeteclausule' opgenomen in de overeen
komst van bewaargeving waarin een bedrag is opgenomen van 90 euro per meter
per jaar. Dit bedrag dient betaald te worden voor de door het SAA gemaakte
kosten van onder meer het beheer in de depots.
Toch spreekt de gedachte van het stakeholderschap mij wel aan, maar ik heb er
wel enkele vragen bij. Het staat of valt eigenlijk met de vraag hoe graag je het
desbetreffende archief wilt hebben. Wederom dus de kwestie van het acquisitie
profiel. Ik ben overigens niet overtuigd dat het altijd lukt (ongeacht of het een
schenking of een bewaargeving betreft) om de archiefvormer te laten betalen
voor de restauratie, verpakking of in het algemeen de kosten verbonden aan een
goed archiefbeheer en beschikbaarstelling aan het publiek in de studiezaal.
Een bedrijf dat failliet is gegaan kan vanzelfsprekend niet aangesproken worden
op het leveren van een financiële bijdrage. Een goed draaiende familievereniging-
of stichting staat over het algemeen wel open voor zo'n verzoek.
Je noemt vijf kenmerken van de bewaarneming volgens het Burgerlijk Wetboek.
Ik ben geen jurist, maar kon de door mijn vrouw - net afgestudeerd juriste -
beschikbaar gestelde wetteksten er op nakijken. Ik leg artikel 609 dan ook terzij
de, want dit gaat over de aansprakelijkheid van de hotelhouder. Is wellicht
boeiend, maar voor onze discussie nu even niet.
ARCHIEFVORMER EN PARTICULIER ARCHIEF
144
RON BLOM EN THEO VERMEER WAAROM EN HOE VERWERVEN TWEE STADSARCHIEVEN
PARTICULIERE ARCHIEVEN?
145
